In het strategiedocument ‘Veranderend Speelveld’ (januari 2017) heeft het COA vastgelegd op welk wijze aan de uitdagingen van de toekomst het hoofd wordt geboden. Op basis daarvan werkt het COA aan een slagvaardige, robuuste en flexibele organisatie. Dit gebeurt door aanpassing van werkwijzen, door het ontwikkelen van een professionele houding en competenties en door verbetering van de organisatiestructuur.
De nieuwe organisatiestructuur is vastgelegd in een hoofdinrichtingsplan dat vervolgens is doorvertaald naar deelinrichtingsplannen voor de topstructuur en voor de zes nieuwe organisatie-eenheden. Met dit document zijn de bestuursrechtelijke en civielrechtelijke bevoegdheden uit de al bestaande bevoegdhedenregeling in lijn gebracht met de nieuwe inrichting van de organisatie.
De topstructuur van de nieuwe organisatie is gevisualiseerd in onderstaand organogram.
De nieuwe organisatie kent vier managementniveau’s met de bijbehorende bevoegdheidsniveau’s:
bestuur/bestuurder (Bevoegdhedenniveau I);
directeur (niveau II);
afdelings-/regiomanager (niveau III);
locatiemanager/teamhoofd (niveau IV-A).
Er bestaan twee integrerende besluitvormingsgremia: het bestuur op strategisch niveau en het directieteam op tactisch niveau.
Het bestuur is belast met de dagelijkse leiding van het COA en draagt zorg voor een goede uitvoering van de wettelijke taken, zoals genoemd in de wet COA. Het bestuur bepaalt de missie en visie van het COA en is eindverantwoordelijk voor de (meerjaren)strategie, begroting, als ook voor de toewijzing van de (financiële) middelen en faciliteiten en de voortgang hierop.
In samenwerking met de migratieketen en andere bestuurlijke stakeholders worden de gezamenlijke doelstellingen bepaald en gerealiseerd.
Het directieteam bestaat uit drie directeuren die worden benoemd door het bestuur: een directeur Opvang & Begeleiding, een directeur Vakontwikkeling & -ondersteuning en een directeur Bedrijfsvoering. Het directieteam is verantwoordelijk voor het opstellen en realiseren van het COA jaarplan als vertaling van de strategie en organisatiedoelstellingen. Het directieteam is integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van dit jaarplan binnen de eigen directie en collegiaal verantwoordelijk voor de realisatie van het totale COA-jaarplan. De directeuren zijn belast met de dagelijkse aansturing van hun directie en leggen direct verantwoording af aan een bestuurder.
De directie Opvang & Begeleiding (O&B) is verantwoordelijk voor de uitvoering van de kerntaken opvang (inclusief verstrekkingen), begeleiding en in-, door-, en uitstroom van bewoners, inclusief logistiek capaciteitsbeheer. Deze uitvoering vindt plaats binnen de door bestuur en directieteam vastgestelde kaders en te realiseren doelstellingen en resultaten. Veelal vindt de opvang en begeleiding plaats op een van de locaties van COA, welke modaliteit deze ook hebben. Ook begeleiding buiten locaties, in het buitenland voor hervestiging en relocatie behoort tot deze directie. O&B is daarmee verantwoordelijk voor alle rechtstreekse contacten met asielzoekers.
De directie V&O is een directie in het primair proces die gericht is op de kwaliteit(sontwikkeling) van opvang en begeleiding op de lange termijn. V&O heeft de taak de strategische richting vanuit het bestuur te vertalen naar tactische en operationele doelstellingen. V&O is verantwoordelijk voor kaderstelling en monitoring voor het behalen van resultaten op kwaliteitsbewaking van begeleiding, professionele ontwikkeling, vakontwikkeling en vernieuwing, projectmanagement en beleidsvorming. V&O vertaalt interne en externe ontwikkelingen (waaronder wet- en regelgeving) naar uitvoeringsbeleid.
De directie Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het ondersteunen en adviseren van haar interne opdrachtgevers en afnemers op het gebied van alle PIOFACH-taken.
De managers van de stafafdelingen leggen verantwoording af aan het bestuur.
Strategie, Bestuur & Omgeving (SBO) richt zich op strategische vraagstukken met een extern, lange termijn en directie-overstijgend karakter, zoals capaciteit, corporate communicatie en omgevingsmanagement., internationaal en informatiemanagement. Binnen deze stafdienst is tevens de ondersteuning van het bestuur gepositioneerd (inclusief CIO-office).
Concerncontrol stelt de organisatie in staat om te kunnen vaststellen wanneer doelen, mijlpalen en successen zijn behaald. Concerncontrol bestaat uit financial control, waarbij het vooral gaat om het formuleren en bewaken van financieel beleid op strategisch niveau en business control (kwaliteitsmanagement).
Audit voert onafhankelijk derdelijns controles/onderzoek uit naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van de taakuitvoering van het COA.
Deze bevoegdhedenregeling heeft vier onderdelen.
Deel 1. De algemene bepalingen, uitleg van de bevoegdhedenregeling, terminologie en het overzicht van de bevoegdhedenniveaus (hoofdstuk 1).
Deel 2. De bestuursrechtelijke bevoegdheidsverdeling en mandaten. Dit betreft het nemen van publiekrechtelijke besluiten, waaronder het nemen van beschikkingen en de bevoegdheden bij strafrechtelijke situaties (zie hoofdstuk 2).
Deel 3. De civielrechtelijke bevoegdheidsverdeling en volmachten. Deze hebben betrekking op de operationele gebieden inkoop (hoofdstuk 3), (ver)koop en (ver)huur (hoofdstuk 4), financiën (hoofdstuk 5) en personeel (hoofdstuk 6).
Deel 4. De bevoegdhedentabellen (zie hoofdstuk 7):
Bevoegdhedentabel 1. Bestuursrechtelijke bevoegdheden: mandaten.
Bevoegdhedentabel 2. Civielrechtelijke bevoegdheden: volmachten.
Beheerprocedure.
Begrippenlijst.
Volmacht- en mandaatformulieren en machtigingen.
Overige bevoegdhedenformulieren: bijzondere volmacht, HAPA-formulier (handtekening-paraaf-formulier), (ongedaan maken) intrekking volmacht, formulier bewarende functie.
Artikel 1
Inleiding
Onderdeel van Bevoegdhedenregeling COA 2020· Migratierecht
Deze tekst geldt sinds 1 juli 2020