Zowel in het (ver)koop- als (ver)huurproces van het COA worden op verschillende momenten verplichtingen met externe partijen aangegaan. Deze verplichtingen zijn bindend en moeten door de juiste functionarissen binnen het COA worden aangegaan conform de geldende procedures. Van belang is om voor COA-medewerkers duidelijk te maken wie wanneer verplichtingen kan en mag aangaan namens het COA en om bevoegdheden van COA-medewerkers inzichtelijk te maken aan de ontvangende partij. Medewerkers kunnen en mogen namens het COA geen verplichtingen inzake (ver)koop en (ver)huur aangaan, die het daarvoor vastgestelde drempelbedrag overstijgen.
Het bestuur geeft een opdracht of goedkeuring voor het uitvoeren van een besluit over:
(grote) investeringsprojecten/functionele aanpassingen;
onderhoudswerkzaamheden;
sluitingsprojecten/ontmanteling;
sluitingsprojecten/beheersfase locatie leeg;
In een zo vroeg mogelijk stadium, voorafgaand aan het starten van deze projecten, op een zodanig tijdstip dat er nog geen onomkeerbare bestuurlijke en/of commerciële verplichtingen zijn aangegaan. Het bestuur is bevoegd tot het nemen van het besluit, met inachtneming van artikel 4 van het Reglement voor het bestuur van het COA en het in paragraaf 2.1 genoemde artikel 10:3, lid 3 van de algemene wet bestuursrecht. Conform artikel 4 lid 3, onder c, van het Reglement voor het bestuur van het COA is instemming van de minister is vereist voor een besluit over het aangaan van meerjarige exploitatieovereenkomsten en/of investeringen, waarvan het geldelijk belang een bedrag van € 10.000.000,–, incl. BTW, te boven gaat.
(Ver)koop/(ver)huur binnen het COA is ingedeeld in vier categorieën:
(Ver)koop onroerend goed;
(Ver)koop goederen;
(Ver)huur onroerend goed;
(Ver)huur goederen.
Hieronder worden de categorieën voor het aangaan van verplichtingen beschreven.
(Ver)koop van onroerend goed is de (ver)koop van grond, permanente en semipermanente gebouwen (eigendomslocaties).
De volmacht tot het tekenen van het besluit tot (ver)koop van onroerend goed en (des)investeringsprojecten onroerend goed is belegd bij:
bevoegdhedenniveau I het bestuur onbeperkt;
met inachtneming van artikel 4 lid 3, onder c, van het reglement van het bestuur van het COA, waarin is bepaald dat instemming van de minister is vereist voor een besluit ten aanzien van (des)investeringen, waarvan het geldelijk belang een bedrag van € 10.000.000,–, incl. BTW, te boven gaat.
De uitvoering van het aankopen, vervreemden of afstoten van onroerend goed valt onder de verantwoordelijkheid van directie Bedrijfsvoering- afdeling Vastgoed en Facilitair. De afdeling Vastgoed en Facilitair is verantwoordelijk voor het beheren van het vastgoed en de (technische) exploitatie van locaties. De afdeling Vastgoed en Facilitair is verantwoordelijk voor de (ver)huur van (gedeelten van) grond, gebouwen en ruimten, binnen de daarvoor gestelde kaders en procedures.
Verkoop goederen betreft de verkoop van roerende goederen en voorraden die niet meer door het COA worden gebruikt. Deze dient plaats te vinden conform de de door de rijksoverheid vastgestelde regels. Het initiatief tot (ver)koop en (ver)huur van roerende goederen is belegd bij de afdeling Vastgoed en Facilitair, met uitzondering van ICT middelen waarvan het initiatief is belegd bij afdeling ICT van de directie Bedrijfsvoering.
De volmacht voor het tekenen van het besluit over (ver)koop van goederen en de (ver)koop van ICT-middelen is, belegd bij:
bevoegdhedenniveau I: bestuur onbeperkt;
met inachtneming van artikel 4 lid 3, onder c, van het Reglement voor het bestuur van het COA, waarin is bepaald dat instemming van de minister is vereist voor een besluit ten aanzien van (des)investeringen, waarvan het geldelijk belang een bedrag van € 10.000.000,
incl. BTW, te boven gaat;
bevoegdhedenniveau II: de directeur Bedrijfsvoering tot € 3.000.000,–
bevoegdhedenniveau III: de manager Vastgoed en Facilitair (roerende goederen, m.u.v. ICT-middelen) tot € 750.000,–;
bevoegdhedenniveau III: de manager ICT (ICT-middelen) tot € 750.000,–;
bevoegdhedenniveau IV: binnen de afdeling Vastgoed en Facilitair tot € 125.000,–;
bevoegdhedenniveau IV: binnen de afdeling ICT (ICT-middelen) tot € 125.000,–;
bevoegdhedenniveau V: binnen de afdeling Vastgoed en Facilitair tot € 50.000,–.
Verhuur van onroerend goed betreft de verhuur of in gebruik gave van (gedeelten van) grond, permanente en semipermanente gebouwen, en ruimten zoals vergaderruimten. Dit kan aan ketenpartners of aan derden gebeuren, al dan niet met standaard levering van gas, water, licht en schoonmaak en eventueel met andere aanvullende leveringen. Voor de (ver)huur of in gebruik gave van onroerend goed is het (Ver)huurbeleid vastgesteld. De grens voor het aangaan van een overeenkomst tot (ver)huur of in gebruik gave van onroerend goed betreft de contractwaarde op jaarbasis. De afdeling Vastgoed en Facilitair heeft de centrale regie bij de (ver)huuractiviteiten van het COA. (Ver)huur van onroerend goed vindt plaats binnen de gestelde kaders.
De volmacht voor het tekenen van het besluit tot (ver)huur van onroerend goed is belegd bij:
bevoegdhedenniveau I: bestuur onbeperkt;
met inachtneming van artikel 4 lid 3, onder c, van het Reglement voor het bestuur van het COA, waarin is bepaald dat instemming van de minister is vereist voor een besluit ten aanzien van (des)investeringen, waarvan het geldelijk belang een bedrag van € 10.000.000,–incl. BTW, te boven gaat;
bevoegdhedenniveau II: de directeur Bedrijfsvoering tot € 3.000.000,–
bevoegdhedenniveau III: de manager Vastgoed en Facilitair tot € 750.000,–;
bevoegdhedenniveau IV: binnen de afdeling Vastgoed en Facilitair tot € 125.000,–;
bevoegdhedenniveau V: binnen de afdeling Vastgoed en Facilitair tot € 50.000,–.
(Ver)huur goederen is de (ver)huur van roerende goederen. (Ver)huur van roerend goed vindt plaats conform het vastgestelde (Ver)huurbeleid. Bij (ver)huur van roerende goederen geldt de contractwaarde op jaarbasis. De volmacht voor het tekenen van het besluit tot (ver)huur van goederen is belegd bij:
bevoegdhedenniveau I: bestuur onbeperkt;
met inachtneming van artikel 4 lid 3, onder c, van het Reglement voor het bestuur van het COA, waarin is bepaald dat instemming van de Minister is vereist voor een besluit ten aanzien van (des)investeringen, waarvan het geldelijk belang een bedrag van € 10.000.000,–, incl. BTW, te boven gaat;
bevoegdhedenniveau II: de directeur Bedrijfsvoering tot € 3.000.000,–
bevoegdhedenniveau III: de manager Vastgoed en Facilitair tot € 750.000,–;
bevoegdhedenniveau IV: binnen de afdeling Vastgoed en Facilitair tot € 125.000,–
bevoegdhedenniveau V: binnen de afdeling Vastgoed en Facilitair tot € 50.000,–
Op grond van de Wet Bibob is het mogelijk diepgaand onderzoek te doen naar de achtergrond van een persoon of onderneming middels eigen onderzoek en/of het vragen van advies aan het Landelijk Bureau Bibob. Het Bibob-instrument is van toepassing op in de wet aangewezen vastgoedtransacties.
Het vragen van advies aan het Landelijk Bureau Bibob is voorbehouden aan de strategisch adviseur Juridische Zaken en de sr. Bedrijfsjurist.
Artikel 4
De bevoegdheden (ver)koop en (ver)huur
Onderdeel van Bevoegdhedenregeling COA 2020· Migratierecht
Deze tekst geldt sinds 1 juli 2020