Het bestuur stelt de budgetspelregels vast, waarin de algemene richtlijnen voor budgettoekenning en budgetbeheer zijn beschreven. Wijzigingen van de budgetspelregels worden goedgekeurd door een besluit van het bestuur. Het bestuur is de hoofdbudgethouder.
Het bestuur geeft de budgetten af aan de budgethouders, de functionarissen in bevoegdhedenniveau II, te weten de directeuren. De budgethouder heeft daarmee de bevoegdheid om te beschikken over het budget.
De budgethouder legt elk kwartaal verantwoording af aan het bestuur over de uitputting en besteding van het budget. De toegekende budgetten aan de budgethouders zijn vastgelegd in een bijlage bij de prestatieafspraken.
Onverminderd zijn eigen verantwoordelijkheid kan de budgethouder jegens hem hiërarchisch ondergeschikte lijnmanagers in bevoegdhedenniveau III machtigen tot de uitvoering van budgetbevoegdheid van aan zijn budget verbonden werkzaamheden.
Onverminderd zijn eigen verantwoordelijkheid kan de deelbudgethouder in bevoegdhedenniveu III jegens hem hiërarchisch ondergeschikte lijnmanagers in bevoegdhedenniveau IV machtigen tot de uitvoering van budgetbevoegdheid van aan zijn budget verbonden werkzaamheden
De lijnmanager van de afdeling Vastgoed en Facilitair in bevoegdhedenniveau IV met budgetbevoegdheden kan een jegens hem ondergeschikte vastgoedregisseur en/of projectregisseur van de afdeling Vastgoed en Facilitair in bevoegdhedenniveau V machtigen tot de uitvoering van budgetbevoegdheid van aan zijn budget verbonden werkzaamheden. Deze functionarissen in bevoegdhedenniveau V die budgetbevoegdheid hebben, zijn deelbudgethouder.
Overige bepalingen:
De lijnmanager kan, binnen de vastgestelde beleidskaders, nadere schriftelijk vast te leggen voorwaarden verbinden aan de budgetbevoegdheden van de deelbudgethouder.
Budgetbevoegdheden kunnen niet worden doorgegeven anders dan hier vermeld.
De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor een doelmatige en rechtmatige aanwending van de beschikbaar gestelde budgetten.
De (deel)budgethouders zijn rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de hiërarchisch bovengelegen lijnmanager over de uitgevoerde bevoegdheden. De budgethouder blijft altijd eindverantwoordelijk.
Voor projecten geldt dat per project de budgethouder middels een goedgekeurd projectvoorstel wordt vastgesteld.
Budgetten hebben een taakstellend karakter. Dit betekent dat hoofdbudgethouder, budgethouders, deelbudgethouders en projectbudgethouders door middel van sturing en bijsturing zorgdragen dat budgetoverschrijdingen worden voorkomen. Zij zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de budgetfunctie noodzakelijk is.
Bevoegdhedenniveau
Budgethouder
Functie
I
hoofdbudgethouder
Bestuur
II
budgethouder
Directeur
III
deelbudgethouder
(adjunct) manager beleid primair proces;
(adjunct) manager Financiën;
(adjunct) manager HR&O;
(adjunct) manager Vastgoed & Facilitair;
manager ICT;
(adjunct) manager Informatie en Diensten;
(adjunct) regiomanager;
(adjunct) regiomanager Bijzondere Opvang;
(adjunct) manager Bewonerslogistiek;
(adjunct) manager SBO
IV
deelbudgethouder
(adjunct) locatiemanager;
(adjunct) (team)hoofd;
(adjunct) strategisch adviseur Juridische Zaken;
(adjunct) strategisch adviseur communicatie;
(adjunct) manager audit;
(adjunct) manager concern-control
(adjunct) manager projecten primair beleid
V
deelbudgethouder
vastgoedregisseur Vastgoed & Facilitair;
projectregisseur Vastgoed & Facilitair;
Onder de verantwoordelijkheid van de gemachtigde functionarissen vindt de inkoop/beoordeling van de behoeftestelling plaats conform de vastgelegde procedures. Onder verantwoordelijkheid van de gemachtigde budgethouder vindt de beoordeling op budgetruimte, rechtmatigheid en doelmatigheid plaats.
Bij een positieve beoordeling voert de daarvoor gemachtigde functionaris conform het vrijgaveniveau (de vrijgavestrategie komt in SAP te vervallen) uit van de aanvraag tot bestelling (ATB). De gemachtigde geeft de aanvraag tot bestelling (ATB) vrij in SAP. Bij het verstrekken van opdrachten buiten centrale overeenkomsten van € 50.000,-- en hoger vindt medegoedkeuring door de directie Bedrijfsvoering, afdeling Financiën, team Inkoop plaats. Bij de FI-factuur geeft de gemachtigde akkoord voor betaling door goedkeuring van de factuur voor "akkoord betaling".
De procedure tot betaalbaarstelling van facturen is in het kort als volgt. Als voorwaarde voor betaling geldt dat de kwantiteit en kwaliteit van de ontvangen goederen/diensten overeenkomen met wat is besteld. Dit blijkt uit de prestatieverklaring. De daartoe bevoegde medewerker geeft de prestatieverklaring af.
De betaalbaarstelling vindt geautomatiseerd plaats, door de bestelling, de prestatieverklaring en de factuurgegevens met elkaar te vergelijken. Als eventuele afwijkingen binnen de afgesproken tolerantiegrenzen blijven, vindt de betaalbaarstelling van de factuur plaats door de directie Bedrijfsvoering, afdeling Financiën.
De grenzen voor het betaalbaar stellen van facturen zijn als volgt:
bevoegdhedenniveau I bestuur onbeperkt;
bevoegdhedenniveau II tot € 3.000.000,–
bevoegdhedenniveau III tot € 750.000,–;
bevoegdhedenniveau IV tot € 125.000,–;
bevoegdhedenniveau V tot € 50.000,–.
Ter verduidelijking: voor het tekenen van facturen boven € 3.000.000,-- is altijd (mede)ondertekening door de voorzitter of een lid van het bestuur vereist.
Het werkelijk betalen aan de crediteur vindt plaats door de daartoe gemachtigde functionarissen met de volmacht tot betalen conform paragraaf 5.6.
De voorzitter en het lid van het bestuur zijn bevoegd tot het tekenen van de salarisbetaling.
Met het oog op interne bestuurbaarheid en de maatschappelijke omgeving waarbinnen het COA opereert, is het financieringsbeleid gebaseerd op transparantie en eenvoud. Binnen de gestelde randvoorwaarden streeft het COA hierbij naar minimalisatie en stabilisatie van de rentekosten. Leningen en deposito’s worden in alle gevallen afgesloten bij het Ministerie van Financiën. Het daadwerkelijk aantrekken van een lening en afsluiten van een deposito is mogelijk nadat de procedures zijn nageleefd. Toetsing vindt plaats door de rentecommissie die bestaat uit het lid van het bestuur, de strategisch controller en senior beleidsadviseur met aandachtsgebied treasury. Medewerkers die geen vast dienstverband hebben bij het COA hebben hiertoe geen volmacht. De eindverantwoordelijkheid is belegd bij het bestuur. Het bestuur, of de leden daarvan afzonderlijk zijn bevoegd tot het aangaan van leningen en deposito’s tot een bedrag van € 10 mln. Tot het aangaan van leningen of deposito’s vanaf een bedrag van € 10 mln. is het bestuur bevoegd. Het COA beschikt over een door het bestuur vastgesteld Treasurystatuut.
De manager Concerncontrol en de senior beleidsadviseur Concerncontrol met aandachtsgebied treasury zijn verantwoordelijk voor het beheren van de geldstromen van en naar het COA. Daaronder valt ook het beheer van de betalingen. Samen met de afdeling Financien van de directie Bedrijfsvoering zien zij er op toe dat de betalingen op juiste, tijdige en volledige wijze worden uitgevoerd, zodat crediteuren, centra, werknemers en asielzoekers tijdig en volledig worden betaald.
Het bestuur geeft de volmachten af voor de bankapplicatie, de voorbereiding hiervoor wordt gedaan door de senior beleidsadviseur Concerncontrol met aandachtgebied treasury. Het autoriseren van de betalingen vindt plaats conform de procesbeschrijving ‘Uitvoeren betalingen’ en de instructie ‘betaalbaar stellen’ van de bankapplicatie.
Het autoriseren van de betalingen kan uitsluitend worden gedaan door:
de teamhoofden afdeling Financiën.
Medewerkers die geen vast dienstverband hebben bij het COA krijgen geen volmacht tot betalingsbevoegdheid. De volmacht wordt toegekend op persoonsniveau aan een aantal medewerkers in de betreffende functies.
De voorzitter van het bestuur en het lid van het bestuur zijn bevoegd tot het uitvoeren van het bankbeheer en zijn tekenbevoegd.
De senior beleidsadviseurs financiën van Concerncontrol met een vast dienstverband bij het COA zijn bevoegd tot het uitvoeren van het centrale bankbeheer.
Voor het bankbeheer voor de directies en locaties zijn twee daarvoor door het bestuur aangewezen stafmedewerkers van de afdeling Financiën van de directie Bedrijfsvoering gemachtigd. De bevoegdheden voor het bankbeheer van de twee stafmedewerkers van de directie Bedrijfsvoering betreffen:
Behandelen van aanvragen en opheffen van pinpassen en pincodes van locatiemanagers en directeur Opvang & Begeleiding ten behoeve van de directie – en locatiekassen;
Wijzigen van bestedingslimieten op de bankpassen, na akkoord van de manager Beleid primair proces en de senior beleidsadviseur met aandachtsgebied treasury;
Het uitvoeren van toekenning, beheer en intrekking van creditcards inclusief bestedingslimieten, uitsluitend na advies van de senior beleidsadviseur Concerncontrol die de treasury functie uitoefent, over toekenning alsmede de maandelijkse limiet; en uitsluitend na goedkeuring door het bestuur;
Beheren van het volmacht- en bankpasregister van de units en locaties en het creditcardregister.
De bevoegdheid tot het tekenen van de verklaring derdenbeslag aan de deurwaarder, in het kader van een derdenbeslag voor een asielzoeker die in de opvang verblijft, is belegd bij:
de manager Financien van de directie Bedrijfsvoering;
Teamhoofd Salaris- en Bewonersadministratie, teamhoofd Regelingenadministratie en Toeslagenpunt van directie Bedrijfsvoering;
Teamhoofd Financiële administratie van de directie Bedrijfsvoering.
De bevoegdheid tot het tekenen van de verklaring derdenbeslag op het salaris van een medewerker is belegd bij de senior salarisadministrateur.
De bevoegdheid tot het tekenen van een voorschot op het salaris aan een medewerker is belegd bij de manager Financiën van directie Bedrijfsvoering en het teamhoofd Salaris- en bewonersadministratie, teamhoofd Regelingenadministratie en Toeslagenpunt, op basis van het personele besluit, te weten de goedkeuring door de betreffende lijnmanager van (de hoogte van) het voorschot.
De bevoegdheid tot het tekenen van een voorschot van declaraties aan een medewerker is belegd bij de manager Financiën van directie Bedrijfsvoering en het teamhoofd Salaris- en bewonersadministratie, op basis van het personele besluit, te weten de goedkeuring door de betreffende lijnmanager van (de hoogte van) het voorschot.
Onder ‘afboeken boekwaarden Materiële Vaste Activa (MVA)’ wordt verstaan het boeken van de afwaardering indien de verkoopopbrengst lager is dan de boekwaarde van de Materiële Vaste Activa. Voor de waarderingsgrondslagen is het handboek ‘Investeringen’ van kracht. Voor het boeken van de afwaardering geldt deze procedure. De bevoegdheid ligt bij de voorzitter van het bestuur en het lid van het bestuur.
De strategisch adviseur Juridische Zaken en de senior bedrijfsjurist zijn gevolmachtigd tot het vertegenwoordigen van het COA in civielrechtelijke procedures.
Artikel 5
De bevoegdheden financiën
Onderdeel van Bevoegdhedenregeling COA 2020· Migratierecht
Deze tekst geldt sinds 1 juli 2020