In het inkoopproces van het COA worden op verschillende momenten verplichtingen met externe partijen aangegaan. Hiervoor dient men de geldende inkoopprocedures te volgen, zoals vastgelegd in het inkoopbeleid en de inkoopprocessen. Deze verplichtingen zijn bindend en mogen uitsluitend worden aangegaan door de functionaris(sen) binnen het COA die daartoe volmacht hebben verkregen. De toegekende volmachten geven inzicht aan COA-medewerkers en ook de leverende partij wie wanneer verplichtingen kan en mag aangaan namens het COA. Dit impliceert ook dat geen van de medewerkers voor of namens het COA verplichtingen kan en mag aangaan welke het daarvoor vastgestelde drempelbedrag overstijgen.
Inkopende functionarissen dienen de geldende inkoopprocedures te volgen en zorg te dragen dat de inkopen voldoen aan alle relevante nationale en internationale wet- en regelgeving en tot stand komen in overeenstemming met de richtlijnen en gedragscodes die zijn vastgelegd in het inkoopbeleid van het COA. Ten aanzien van auto’s dienen altijd de door de rijksoverheid vastgestelde inkoopregels te worden gehanteerd. De bevoegde, gevolmachtigde functionarissen dienen alle opdrachten vast te leggen in schriftelijke overeenkomsten. Het verstrekken van een opdracht vindt plaats op basis van vooraf opgestelde objectieve, transparante en non-discriminatoire criteria gericht op de realisatie van de inkoopdoelstellingen van het COA.
De inkoopbevoegdheid binnen het COA is ingedeeld in twee categorieën:
Het afsluiten van overeenkomsten.
Het aangaan van verplichtingen, plaatsen en bewaken van bestellingen/opdrachten.
Indien het COA onderkent dat bepaalde goederen of diensten COA-breed frequent worden ingekocht, kan besloten worden om deze onder te brengen in een overeenkomst. In de overeenkomst worden de belangrijkste condities (zoals prijzen) voor alle gebruikers binnen het COA vastgelegd. Ook bestaan procedures om behoeftestellers te faciliteren in het afroepen uit de betreffende overeenkomst. Onder overeenkomst wordt tevens verstaan: mantelcontract, mantelovereenkomst, centrale overeenkomst, raamcontract, waardecontract en/of nadere overeenkomst.
Afsluiten van overeenkomsten:
De bevoegdheid om overeenkomsten te ondertekenen is belegd bij:
bevoegdhedenniveau I: bestuur;
bevoegdhedenniveau II: tot € 3.000.000,–
bevoegdhedenniveau III: tot € 750.000,–;
bevoegdhedenniveau IV: tot € 125.000,–;
bevoegdhedenniveau V: tot € 50.000,–.
Met inachtneming van het onderstaande:
Bepalingen in relatie tot de Wet COA en het Reglement voor het bestuur van het COA:
Meerjarige exploitatieovereenkomsten en/of investeringen:
De bevoegdheid tot het tekenen van meerjarige exploitatieovereenkomsten en/of investeringen is, nadat het bestuur hierover heeft besloten, belegd bij:
bevoegdhedenniveau I het bestuur;
met inachtneming van artikel 4 lid 3, onder c van het Reglement voor het bestuur van het COA. Hierin is bepaald dat instemming van de minister is vereist voor een besluit over het aangaan van meerjarige exploitatieovereenkomsten en/of investeringen, waarvan het geldelijk belang een bedrag van € 10.000.000,–, inclusief BTW, te boven gaat.
Aanbestedingen
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 3, onder b van het reglement van het bestuur behoeven aanbestedingen met een voor het COA strategisch belang instemming van de minister indien de geschatte contractwaarde het bedrag van € 20.000.000,–, incl. BTW, overstijgt.
Goederen en diensten die door middel van een centrale overeenkomst voor het COA zijn gecontracteerd, kunnen op eenvoudige wijze worden afgeroepen. Het afroepen van contracten vindt, conform het inkoopbeleid, plaats via het verplichte bestelsysteem. Prijzen en voorwaarden liggen vast, de gemachtigde geeft aan hoeveel hij wenst af te nemen en geeft tevens de details op met betrekking tot levering en facturering. Er mag alleen besteld worden bij onze gecontracteerde (mantel)leverancier(s). Met deze leveranciers heeft het COA contracten afgesloten. Indien zij niet kunnen leveren, wordt in samenwerking met de afdeling Inkoop naar een nieuwe/alternatieve leverancier gezocht, conform de regels van het inkoopbeleid.
De grenzen voor het verstrekken van opdrachten buiten centrale overeenkomsten gelden met inachtneming van artikel 4 lid 3, onder c, van het Reglement voor het bestuur van het COA. Hierin is bepaald dat instemming van de minister is vereist voor een besluit over het aangaan van meerjarige exploitatieovereenkomsten en het doen van investeringen, waarvan het geldelijk belang een bedrag van € 10.000.000,–, incl. BTW, te boven gaat.
De bevoegdheden voor het aangaan van verplichtingen inclusief vrijgeven van de ATB (aanvraag tot bestelling), plaatsen en bewaken van bestellingen/opdrachten zijn als onderstaand:
bevoegdhedenniveau I bestuur onbeperkt;
bevoegdhedenniveau II tot € 3.000.000,–;
bevoegdhedenniveau III tot € 750.000,–;
bevoegdhedenniveau IV tot € 125.000,–;
bevoegdhedenniveau V tot € 50.000,–.
Artikel 3
De bevoegdheden inkoop
Onderdeel van Bevoegdhedenregeling COA 2020· Migratierecht
Deze tekst geldt sinds 1 juli 2020