De projectleider en de hoofdbegunstigde dragen zorg voor het voeren van een deugdelijk beheer en een deugdelijke administratie van de subsidie en de besteding daarvan.
Elke begunstigde verstrekt de voor het project benodigde basisvoorzieningen en draagt zorg voor adequate begeleiding van het op het project aangestelde personeel.
De projectleider is eerstverantwoordelijke voor de voortgang van het project en primair aanspreekpunt voor NWO.
De (deel)projectleiders en de (mede)begunstigden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project. Elke begunstigde draagt er zorg voor dat de (deel)projectleiders de subsidievoorwaarden naleven, en dat de subsidie op doelmatige en rechtmatige wijze wordt besteed.
Het op het project aan te stellen personeel dient minimaal te beschikken over die kwalificaties, die voor de door hen uit te voeren werkzaamheden zijn vereist.
Wijzigingen in de samenstelling van het in de aanvraag opgevoerde personeel dan wel de omvang waarin de personeelsleden voor het project worden ingezet en/of wijziging van de persoon van de projectleider worden aangemerkt als een gewijzigde omstandigheid zoals bedoeld in paragraaf 3.4 waarover NWO onverwijld dient te worden geïnformeerd.
Indien een (mede-)begunstigde een vermoeden heeft van schending van de in het eerste lid genoemde normen en standaarden, dan stelt deze NWO onverwijld op de hoogte van dit vermoeden onder verstrekking van alle ter zake relevante documenten.
Onderzoeksmiddelen die worden bekostigd uit de subsidie en die als investeringen kunnen worden aangemerkt zoals gedefinieerd in art. 5.1, worden eigendom van de begunstigde die deze onderzoeksmiddelen heeft aangeschaft, tenzij in de Call for proposals en/of het subsidieverleningsbesluit door NWO anders is bepaald.
In het geval dat de begunstigde na afloop van het project winsten realiseert uit het economisch eigendom van de in het eerste lid genoemde onderzoeksmiddelen, is de begunstigde gehouden deze winsten te herinvesteren in haar primaire activiteiten in de zin van punt 20 aanhef en onder (a) van het O&O&I-steunkader.
Aan de in het eerste lid genoemde onderzoeksmiddelen kunnen bij het subsidieverleningsbesluit aanvullende verplichtingen worden verbonden, waaronder de verplichting om op aanschrijving van NWO deze onderzoeksmiddelen mede in gebruik te geven aan derden.
Indien en voor zover het project kan leiden tot schadelijke gevolgen voor derden – zoals bijvoorbeeld bij patiënten of proefpersonen – dient elke begunstigde zich afdoende tegen de risico’s van desbetreffende aanspraken te verzekeren.
De (deel)projectleider en de begunstigde(n) nemen de nodige maatregelen die waarborgen dat het project en/of de daarmee gegenereerde projectresultaten niet bij (kunnen) dragen aan terroristische activiteiten, de schending van mensenrechten, het in gevaar brengen van kennisveiligheid en/of andere onwettige activiteiten.
Elke begunstigde vrijwaart NWO van iedere aansprakelijkheid ter zake.
Het project gaat uiterlijk binnen zes maanden na dagtekening van het subsidieverleningsbesluit van start, tenzij in de Call for proposals anders is bepaald. NWO kan in bijzondere gevallen toestemming verlenen de startdatum uit te stellen.
Het project kan niet starten voordat aan de voorwaarden is voldaan die in het subsidieverleningsbesluit met betrekking tot de start van het project zijn gesteld.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat ter uitvoering van de beschikking tot subsidieverlening een consortiumovereenkomst dient te worden gesloten.
NWO plaatst een mededeling van het subsidieverleningsbesluit op de website, met een publiekssamenvatting van de aanvraag en de startdatum van het project. NWO kan publicatie van de samenvatting achterwege laten, indien wettelijke, ethische, commerciele of overwegingen van staatsveiligheid zich daartegen verzetten.
NWO stort de verleende subsidie op de rekening van de hoofdbegunstigde. Op verzoek van de hoofdbegunstigde kan NWO besluiten tot een afwijkende betalingswijze. De hoofdbegunstigde draagt zorg voor doorbetaling aan elke medebegunstigde, met inachtneming van de bij het subsidieverleningsbesluit goedgekeurde begroting.
Betaling kan periodiek – in tranches – plaatsvinden, volgens een vooraf vastgesteld betalingsschema, afhankelijk van het financieringsinstrument en de looptijd van het project.
De hoofdbegunstigde stelt de verleende subsidie ter beschikking aan de projectleider, met in achtneming van de bij het subsidieverleningsbesluit behorende goedgekeurde subsidiebegroting en het geldende Akkoord.
NWO kan uitbetaling van de subsidie opschorten indien en zolang niet is voldaan aan de voorwaarden die in het subsidieverleningsbesluit met betrekking tot de start worden gesteld.
Cofinanciering van het project is uitsluitend mogelijk indien en voor zover dit in de Call for proposals is bepaald.
Op cofinanciering is de geldende Regeling Cofinanciering van NWO van toepassing.
Behoudens voor zover in de in het vorige lid bedoelde Regeling Cofinanciering anders is bepaald, dienen cofinanciers de door hen te leveren cofinanciering toe te zeggen in een Verklaring cofinanciering, die door de hoofdaanvrager als bijlage bij de aanvraag wordt ingediend.
NWO volgt de voortgang van het project door het opvragen van outputgegevens. Tevens kan NWO de volgende tussentijdse rapportages opvragen, met inachtneming van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking:
Ongeacht de hoogte van de subsidiewaarde kan jaarlijks een opgave van de projectresultaten worden gevraagd.
Er kan maximaal één keer in de twee jaar een voortgangsverslag worden gevraagd voor:
projecten met een subsidiewaarde tussen € 50.000 en € 125.000 en die bij een fulltime dienstverband langer dan drie jaar duren, of
projecten waarvan de subsidiewaarde meer dan € 125.000 bedraagt en waarvan de periode van uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt langer dan twaalf maanden duurt.
Er kan maximaal één voortgangsverslag per twaalf maanden worden gevraagd voor:
projecten met een subsidiewaarde van meer dan € 50.000 en waarvoor tevens geldt dat:
die uitgevoerd worden met of gefinancierd worden door externe partijen, ofwel
kennisbenutting een grote rol speelt en de periode voor uitvoering van de subsidieactiviteiten langer dan twaalf maanden bedraagt.
Voor tussen- en eindrapportages over de gesubsidieerde activiteiten geldt dat deze:
moeten worden aangeleverd via het door NWO aangegeven elektronische systeem en, voor zover vereist, in het daarvoor aangewezen format;
worden ondertekend door de projectleider. De hoofdbegunstigde tekent de financiële rapportages mede voor akkoord, en de inhoudelijke rapportages mede voor gezien.
Naar aanleiding van door NWO ontvangen tussentijdse rapportages kan NWO nadere aanwijzingen van inhoudelijke en/of financiële aard geven aan de projectleider en/of begunstigde(n).
In het geval een begunstigde valt onder het onderwijsaccountantsprotocol van het Ministerie van OCW/EZ, controleert de accountant van die begunstigde de rechtmatigheid van de besteding van de subsidie in het kader van zijn jaarrekeningcontrole overeenkomstig het voornoemde protocol. Dit onverminderd de bevoegdheid van NWO tot controle van de boeken respectievelijk tot onderzoek bij de begunstigde naar de naleving van aan de subsidie verbonden verplichtingen. De begunstigde verleent de door NWO gevraagde medewerking aan deze site visits.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat NWO een commissie instelt of voorschrijft, ten behoeve van begeleiding en monitoring van het project. In het instellingsbesluit wordt de taak en werkwijze van deze commissie vastgelegd. De projectleider is voorzitter van de commissie, tenzij in de call for proposals anders is bepaald, of het consortium anders bepaalt.
De projectleider stuurt minimaal twee weken voorafgaand aan een vergadering van de commissie een schriftelijke rapportage over de voortgang van het project aan NWO. Hierin wordt ten minste gerapporteerd over het doel van het onderzoek, werkplan, mijlpaalplanning, projectresultaten, kennisbenutting, samenwerking en contacten met gebruikers, congressen, publicaties, een beknopt financieel overzicht en een gespecificeerd overzicht op van de tot dan toe verstrekte in cash en in kind cofinanciering. De projectleider draagt er zorg voor dat tijdens de vergadering van de commissie de rapportage wordt besproken.
Een cofinancier wordt lid van de commissie.
Een cofinancier kan tussentijds toetreden tot een commissie. In de Call for proposals kunnen hieraan nadere voorwaarden worden gesteld.
NWO kan het uitvoeren van een of meerdere evaluaties opdragen aan de projectleider en/of de hoofdbegunstigde. Bij het subsidieverleningsbesluit wordt de aanvrager hierover nader geïnformeerd.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat een project in fases kan worden uitgevoerd. De subsidie kan door NWO per fase worden verleend. Voorafgaand aan een nieuwe fase dient de projectleider een verzoek tot voortzetting in bij NWO binnen de in de Call for proposals vermelde termijn.
In het verzoek tot voortzetting beschrijft de projectleider ten minste de voortgang, het werkplan/de mijlpaalplanning, de te verwachten projectresultaten en de noodzakelijkheid van de resterende subsidie voor de uitvoering van het project.
NWO kan nadere voorwaarden aan de inhoud van het verzoek tot voortzetting stellen.
NWO neemt een subsidieverleningsbesluit over de voortzetting van het project op grond van:
de haalbaarheid van de projectdoelen waaronder – indien van toepassing – het geschetste kennisbenuttingperspectief; en
de noodzakelijkheid van de resterende subsidie voor een succesvolle afronding van het project conform de aanvraag.
Voor elke substantiële inhoudelijke wijziging van de door NWO toegewezen aanvraag is voorafgaande toestemming van NWO vereist. De in het subsidieverleningsbesluit c.q. de goedgekeurde begroting opgenomen begrotingsposten gelden als maxima. Ten aanzien van verschuivingen tussen begrotingsposten geldt het bepaalde in artikel 3.4.3.
Zodra er aanleiding is voor de projectleider en/of een begunstigde om te veronderstellen dat het project niet of niet geheel vóór de einddatum kan worden afgerond of dat vóór de einddatum niet of niet geheel aan de subsidievoorwaarden zal worden voldaan, dient deze dit onverwijld te melden aan NWO. Hiervan is onder meer sprake in de volgende gevallen:
zodra voor het project van andere zijde financiële steun is of wordt toegezegd of gegeven;
wijziging in de samenstelling van het in de aanvraag genoemde personeel en/of van de persoon van de projectleider dan wel de omvang van hun inzet op het project;
wijziging in de arbeidsrelatie tussen projectleider en de begunstigde (waaronder het verbreken van deze arbeidsrelatie, een duurzame verstoring van de arbeidsrelatie en langdurige arbeidsongeschiktheid als gevolg van ziekte) waardoor de projectleider gedurende langere periode niet of niet afdoende inzetbaar is voor de hoofdbegunstigde.
Projectleider en (mede)begunstigde(n) zetten zich in om, tot een oplossing te komen, die de uitvoering van het onderzoek ten goede komt.
Indien aanpassing van het project noodzakelijk is vanwege gewijzigde omstandigheden, kan NWO een wijzigingsbesluit nemen. NWO kan, indien de gewijzigde omstandigheden daar aanleiding toe geven, het betalingsritme (bevoorschotting) van de subsidie aanpassen.
Indien en voor zover de gewijzigde omstandigheid zich specifiek voordoet bij een medebegunstigde, kan NWO ook rechtstreeks met de desbetreffende medebegunstigde nadere afspraken maken. Deze afspraken kunnen gevolgen hebben voor dat deel van de subsidie dat aan deze medebegunstigde is verleend. Eventuele terugvordering dan wel intrekking van dat deel van de subsidie vindt plaats conform het bepaalde in artikel 3.4.4.
NWO kan besluiten het restant van de subsidie alsmede de voortzetting van het project over te dragen aan een andere (hoofd)begunstigde, indien de projectleider bij deze begunstigde in dienst treedt of anderszins als het project wordt overgedragen aan een andere begunstigde.
Verschuivingen tussen de begrotingsposten personeel en materieel zijn alleen toegestaan na expliciete toestemming van NWO, tenzij in de Call for proposals of in het subsidieverleningsbesluit anders is bepaald.
Verschuivingen tussen materiële begrotingsposten tot maximaal 20% van het totale materiële budget gedurende de looptijd van het project behoeven geen toestemming van NWO, mits de verschuiving past binnen het totale materiële budget, het verschoven budget ten goede komt van het project en de besteding kan worden verantwoord.
Zolang de subsidie niet is vastgesteld, kan NWO de subsidieverlening intrekken of ten nadele wijzigen, indien:
de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden of zullen plaatsvinden;
de projectleider of de begunstigde niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;
de projecteleider of begunstigde onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid;
de subsidieverlening anderszins onjuist was en de begunstigde dit wist of behoorde te weten, of
met toepassing van artikel 4:34, vijfde lid, Awb een beroep wordt gedaan op de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.
Van de in eerste lid genoemde situaties is onder meer sprake:
indien de subsidie niet is uitgegeven en/of is besteed voor een ander doel dan waarvoor deze is bestemd, dan wel op andere wijze niet verantwoord kan worden;
bij gewijzigde omstandigheden zoals bedoeld in paragraaf 3.4 waarover door NWO en de begunstigde geen overeenstemming kan worden bereikt;
het project niet binnen de in het subsidieverleningsbesluit bepaalde termijn is gestart;
in de situatie waarbij instelling van commissie als bedoeld in artikel 3.3.2 een subsidievoorwaarde is: indien er geen commissie is of kan worden samengesteld;
in de situatie waarin er cofinanciering plaatsvindt: indien een cofinancier in staat van faillissement is komen te verkeren of zijn cofinanciering om andere redenen niet (meer) bijdraagt en er binnen redelijke termijn geen andere cofinancier bereid wordt gevonden de cofinanciering voor zijn rekening te nemen.
Terugbetaling van dat deel van de ingetrokken subsidie dat specifiek was bestemd voor een medebegunstigde vindt plaats door de hoofdbegunstigde.
Het project heeft een maximale looptijd van zes jaar, tenzij NWO middels een wijzigingsbesluit anders beslist, of in de Call for proposals een afwijkende maximale looptijd is bepaald.
De projectleider draagt er zorg voor dat het project binnen de looptijd succesvol wordt afgerond.
NWO stelt de subsidie overeenkomstig de subsidieverlening vast.
De subsidie kan lager dan wel op nihil worden vastgesteld indien:
de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden conform de door NWO voorgeschreven wijze;
de projectleider of de begunstigde niet heeft voldaan aan de verplichtingen die aan de subsidie verbonden zijn;
de projectleider of de begunstigde onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid, of
de subsidieverlening anderszins onjuist was en de projectleider of de begunstigde dit wist of behoorde te weten
Bij de definitieve vaststelling van het subsidiebedrag wordt onderscheid gemaakt in twee categorieën:
Voor subsidiewaardes tot en met € 125.000,– dient de begunstigde binnen dertien weken na einde van het project aan te tonen dat het project daadwerkelijk is uitgevoerd en dat is voldaan aan de subsidievoorwaarden;
Voor subsidiewaardes boven € 125.000,– dient de begunstigde binnen dertien weken na einde van het project zowel een inhoudelijk als een financieel eindverslag in te leveren. Deze verslagen worden ondertekend door zowel de projectleider als de begunstigde. Het (financiële) eindverslag sluit aan op de ingediende en door NWO goedgekeurde begroting. Het bevat in ieder geval de benodigde gegevens over de omvang en looptijd van de aanstelling van het op het project aangestelde personeel en een overzicht van de te vergoeden materiële kosten
Binnen dertien weken na ontvangst van het eindverslag neemt NWO een besluit omtrent de definitieve vaststelling van de subsidie. Dit subsidievaststellingsbesluit kan door NWO onder opgave van redenen worden uitgesteld tot een nader te bepalen datum.
Bij niet tijdige of onvolledige aanlevering van het eindverslag kan NWO de uitbetaling van het nog openstaande subsidiebedrag opschorten. Indien NWO een half jaar na einde van het project geen (adequaat) eindverslag heeft ontvangen, stelt NWO deze situatie gelijk met afkeuring van het eindverslag.
NWO kan de subsidievaststelling intrekken of ten nadele van de ontvanger wijzigen:
op grond van feiten of omstandigheden waarvan het bij de subsidievaststelling redelijkerwijs niet op de hoogte kon zijn en op grond waarvan de subsidie lager dan overeenkomstig de subsidieverlening zou zijn vastgesteld;
indien de subsidievaststelling onjuist was en de begunstigde dit wist of behoorde te weten, of
indien de begunstigde na de subsidievaststelling niet heeft voldaan aan de subsidie verbonden verplichtingen.
De intrekking of wijziging werkt terug tot en met het tijdstip waarop de subsidie is vastgesteld, tenzij bij de intrekking of wijziging anders is bepaald.
Terugbetaling van dat deel van de ingetrokken subsidie dat specifiek was bestemd voor een medebegunstigde vindt plaats door de hoofdbegunstigde.
In de volgende gevallen stelt NWO als verplichting dat een begunstigde een controleverklaring aanlevert:
in geval het Onderwijsaccountantsprotocol OCW niet van toepassing is op de begunstigde en aan die begunstigde meer dan € 125.000,– subsidie is verleend.
in geval NWO zelf gebonden is aan een specifieke voorwaarde tot overlegging van een controleverklaring voor door haar ontvangen middelen ten behoeve van het financieringsinstrument waarbinnen de begunstigde subsidie ontvangt.
NWO is tot twee jaar na de datum van subsidievaststelling (of indien van toepassing: de daadwerkelijke betaling van de eindafrekening), gerechtigd de rechtmatigheid van de besteding van de subsidie en uitvoering conform de opgelegde subsidiebepalingen en eventuele andere randvoorwaarden te controleren bij de begunstigde(n).
NWO kan bij de controle worden bijgestaan door (medewerkers van) derde partijen, en waar nodig, aanvullende informatie betreffende het project opvragen. Bedoelde informatie dient, waar van toepassing, in het door NWO gevraagde format te worden aangeleverd binnen de daarvoor door NWO gestelde termijn.
In geval van een controle ter plaatse dient de begunstigde toegang te verlenen tot de plaats waar de controle zal worden uitgevoerd en de ter zake relevante documenten te verstrekken.
De begunstigde zal een verslag van bevindingen van de controle ontvangen en informatie over de eventuele maatregelen die NWO zal treffen naar aanleiding van de uitgevoerde controle.
Artikel 3
Project
Onderdeel van NWO Subsidieregeling· Onderwijsrecht
Deze tekst geldt sinds 31 augustus 2024