De beoordeling van en besluitvorming over aanvragen gebeurt non-discriminatoir, onafhankelijk, efficiënt en transparant. Daarbij wordt de geldende Code persoonlijke belangen in acht genomen.
De inhoudelijke advisering en de besluitneming zijn functioneel gescheiden.
Bij het openstellen van een financieringsinstrument publiceert NWO een Call for proposals, waarin de informatie is opgenomen die – in aanvulling op de bepalingen uit deze regeling – op dat financieringsinstrument betrekking heeft.
De Call for proposals bevat in ieder geval de volgende informatie:
de doelstelling(en) van het financieringsinstrument;
welke personen en/of partijen kunnen optreden als aanvrager;
welke kosten in aanmerking komen voor subsidie;
het subsidieplafond;
de voorwaarden waaraan de aanvraag moet voldoen om in behandeling te kunnen worden genomen (de indieningsvoorwaarden), met inbegrip van de wijze waarop de aanvraag moet worden ingediend en de taal of talen waarin de aanvraag moet zijn geschreven;
een beschrijving van de beoordelings- en besluitvormingsprocedure, met inbegrip van het tijdpad waarbinnen deze zal worden afgerond;
de criteria aan de hand waarvan de aanvragen worden beoordeeld (de beoordelingscriteria);
waar van toepassing, de beleidsmatige criteria die in aanvulling op de beoordelingscriteria worden gehanteerd;
waar van toepassing: de voorwaarden voor cofinanciering;
waar van toepassing: bepalingen betreffende de in te stellen commissie;
waar van toepassing: de voorwaarden en verplichtingen die in aanvulling op deze regeling voor dat financieringsinstrument worden gesteld;
waar van toepassing: de minimaal te behalen kwalificatie of score om voor subsidieverlening in aanmerking te komen.
NWO toetst de volledigheid van de aanvraag aan de hand van de indieningsvoorwaarden die zijn opgenomen in de Call for proposals. Indien wordt vastgesteld dat een aanvraag niet compleet is, wordt de aanvrager binnen een door NWO te stellen termijn in de gelegenheid gesteld deze tekortkoming te herstellen, zodat de aanvraag alsnog in behandeling kan worden genomen.
NWO kan besluiten om de aanvraag niet in behandeling te nemen, wanneer de tekortkoming, zoals bedoeld in het eerste lid, binnen de gestelde termijn niet of niet voldoende is hersteld.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat voorafgaand aan de aanvraag een vooraanmelding moet worden ingediend. In dat geval beschrijft de Call for proposals de op de vooraanmelding van toepassing zijnde indieningsvoorwaarden, beoordelingscriteria en eventuele beleidsmatige criteria.
In de Call for proposals wordt aangegeven of de beoordeling van de vooraanmelding leidt tot een niet-bindend advies of tot een besluit over het al dan niet indienen van een aanvraag.
Indien na indiening van de aanvragen wordt vastgesteld dat het totaal aangevraagde subsidiebedrag het subsidieplafond meer dan vier maal overschrijdt, kan NWO besluiten tot een voorselectie van alle ingediende aanvragen.
Alle subsidieaanvragen worden in geval van voorselectie op de in de brochure beschreven selectiecriteria door een beoordelingscommissie beoordeeld. In de brochure wordt de wijze waarop deze criteria gewogen worden in geval van voorselectie nader uitgewerkt.
De aanvragen die in de voorselectie de laagste posities op de ranking innemen worden afgewezen.
Indien voorselectie onvoldoende soelaas biedt om het aantal te beoordelen aanvragen tot een dusdanig aantal terug te brengen dat het voor de beoordelingscommissie praktisch haalbaar is om die volledig te kunnen beoordelen, kunnen aanvullende maatregelen getroffen worden.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat raadpleging van referenten onderdeel uitmaakt van de beoordeling van de aanvragen. Referenten zijn deskundig op het onderwerp van de aanvraag en hebben een onafhankelijke positie ten opzichte van NWO, de aanvrager en de beoordelingscommissie of jury.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat vanwege de reeds in de beoordelingscommissie of jury aanwezige expertise geen referenten worden ingeschakeld.
Referentenrapporten die vóór de voor deze rapporten gestelde deadline door NWO zijn ontvangen, worden altijd meegenomen bij de beoordeling van de desbetreffende aanvraag, tenzij deze ongeschikt moeten worden geacht als grondslag voor advisering.
Indien in behandeling genomen aanvragen door referenten worden beoordeeld, dan zijn dat in principe ten minste twee referenten, die elk een rapport over de aanvraag opstellen. In de Call for proposals kan het minimaal aantal te raadplegen referenten worden verhoogd.
Indien het niet mogelijk blijkt om een aanvraag door het gestelde minimumaantal referenten te laten beoordelen, dan kan van dit gestelde minimum worden afgeweken, mits is voldaan aan de volgende twee cumulatieve voorwaarden:
minimaal tweemaal het aantal benodigde referenten is uitgenodigd, en
de beoordelingscommissie heeft ook zonder het/de ontbrekende referentenrapport(en) voldoende informatie om zich een oordeel te kunnen vormen over de aanvraag.
In geval er geen enkel referentenrapport beschikbaar komt, beslist NWO welke werkwijze wordt gevolgd.
De aanvrager heeft de mogelijkheid om bij indiening van de aanvraag of vooraanmelding de namen van maximaal drie personen op te geven die ten aanzien van de betreffende aanvraag of vooraanmelding niet mogen optreden als referent (zgn. ‘non-referenten’).
De aanvrager wordt in de gelegenheid gesteld om op de referentenrapporten te reageren door middel van een weerwoord. In de Call for proposals wordt gespecificeerd hoe dit gebeurt.
NWO waarborgt de anonimiteit van de referenten en non-referenten.
In de Call for proposals kan worden bepaald dat een interview of locatiebezoek onderdeel uitmaakt van de beoordeling van de aanvragen. In dat geval vermeldt de Call for proposals het doel van het interview of de site visit.
De aanvrager wordt over de datum van het interview of het locatiebezoek ten minste veertien dagen voorafgaand eraan geïnformeerd. Ten minste zeven dagen voorafgaand aan het interview of locatiebezoek ontvangt de aanvrager een overzicht van de leden van de beoordelingscommissie die bij het interview of het locatiebezoek aanwezig zullen zijn.
Voor de beoordeling van de in behandeling genomen aanvragen stelt NWO een onafhankelijk adviesorgaan in, zijnde in beginsel een beoordelingscommissie of een jury.
In aanvulling op de in deze regeling opgenomen bepalingen kan NWO nadere voorwaarden stellen aan de samenstelling en werkwijze van de beoordelingscommissie of jury.
De taak van de beoordelingscommissie of jury is om de aanvragen en de daarop betrekking hebbende stukken in onderlinge samenhang en op eigen merites te beoordelen. De beoordeling geschiedt op basis van de in de Call for proposals beschreven beoordelingscriteria.
De beoordelingscommissie kan concluderen dat een aanvraag niet tot het onderzoeksterrein van het onderzoeksprogramma behoort.
De beoordelingscommissie of jury komt ten aanzien van elke aanvraag tot een gezamenlijk onderbouwd eindoordeel, en prioriteert op basis daarvan alle aanvragen. Indien over de prioritering van de aanvragen geen consensus kan worden bereikt dan wordt hierover anoniem gestemd, in welk geval de stem kort schriftelijk dient te worden toegelicht.
Met inachtneming van de vastgestelde prioritering formuleert de beoordelingscommissie of jury een schriftelijk advies aan NWO, inclusief onderbouwing en een adequate beschrijving van de door haar gevolgde werkwijze.
Indien het aantal aanvragen te omvangrijk is om door één beoordelingscommissie of jury te worden behandeld, kan NWO de beoordeling beleggen bij meerdere (deel)commissies of (deel)jury’s, mits voor aanvang van de beoordelingsprocedure de wijze van prioritering schriftelijk is vastgelegd.
De beoordelingscommissie of jury kan bij haar afweging nieuwe informatie betrekken of haar eigen oordeel over een aspect van de aanvraag waarover de referenten geen oordeel hebben gegeven. In dat geval dient hierover terugkoppeling in de vorm van aanvullend wederhoor naar de aanvrager plaats te vinden, en dient de commissie of jury de reactie van de aanvrager bij haar oordeels-vorming mee te wegen.
NWO neemt het besluit over de aanvragen met inachtneming van het advies van de beoordelingscommissie of jury en de eventuele in de Call for proposals beschreven beleidsmatige criteria.
Indien de besluitvorming vertraging heeft opgelopen, stelt NWO de aanvragers zo spoedig mogelijk, en in elk geval vóór afloop van de (aanvankelijke) beslistermijn, op de hoogte van de vertraging. Dit onder mededeling van de reden en de uiterlijke datum waarop het besluit alsnog genomen zal worden.
De aanvragen die aan de in de Call for proposals gestelde minimumkwalificatie(s) voldoen worden op volgorde van de prioritering gesubsidieerd totdat het subsidieplafond is bereikt. Alle overige aanvragen worden afgewezen.
NWO deelt het besluit schriftelijk mee aan de aanvrager (en indien de aanvrager niet tevens de projectleider is, ook de projectleider). In geval sprake is van meerdere aanvragers stelt de projectleider de medeaanvragers en begunstigde(n) van dit besluit in kennis.
Een subsidieverleningsbesluit bevat ten minste de volgende informatie:
de mededeling dat de aanvraag is toegewezen en dat conform de bijbehorende begroting subsidie wordt verleend;
het toegekende subsidiebedrag met een onderverdeling op de begrotingsposten als bedoeld in artikel 1.4;
de wijze van betaling;
de termijn waarbinnen het project uiterlijk van start moet gaan;
de aan de subsidie verbonden voorwaarden en verplichtingen.
Alle besluiten (waaronder mede begrepen afwijzingsbesluiten, besluiten om de aanvraag niet in behandeling te nemen, wijzigingsbesluiten en vaststellingsbesluiten) worden voorzien van een naar objectieve maatstaven deugdelijke motivering en een bezwaarclausule.
Een belanghebbende bij het besluit kan een bezwaarschrift indienen bij de raad van bestuur van NWO, binnen zes weken gerekend vanaf de datum van bekendmaking van het besluit. De raad van bestuur neemt een besluit over dit bezwaarschrift op basis van een advies van de Commissie Bezwaarschriften NWO/ZonMw.
Artikel 2
Beoordeling en besluitvorming
Onderdeel van NWO Subsidieregeling· Onderwijsrecht
Deze tekst geldt sinds 31 augustus 2024