Dit hoofdstuk beschrijft in drie stappen de reguliere controle van de TloKB op het aanleveren van het evaluatieverslag door de schemabeheerder. Het proces start zodra de schemabeheerder het evaluatieverslag bij de TloKB heeft ingediend en in ieder geval op 1 maart van elk kalenderjaar. De TloKB toetst ten minste of sprake is van tijdige indiening. Dan rapporteert de TloKB of sprake is van tekortkomingen (zie tabel 4), beoordeelt deze en indien handhaving aan de orde is, besluit zij daarover. In het proces zitten twee beoordelingsmomenten. Enerzijds de beoordeling of er sprake is van tekortkoming en anderzijds of deze tekortkoming leidt tot handhaving.
De schemabeheerder levert elk jaar vóór 1 maart van het opvolgende jaar het voorgeschreven evaluatieverslag over de werking van het certificatieschema aan bij de TloKB. Deze voorwaarde stelt de TloKB in de aanwijzingsbeschikking aan de schemabeheerder. De TloKB houdt hierop toezicht en spreekt de schemabeheerder aan als hij zich niet houdt aan de uiterste datum van aanlevering.
De TloKB hanteert een controletermijn van maximaal zes weken, rekenend na ontvangst van het evaluatieverslag van de schemabeheerder. De TloKB hanteert voor de voorbereiding een week en voor de beoordeling en rapportage vijf weken.
De TloKB heeft de mogelijkheid om de controletermijn, onder vermelding van een motivatie, te verlengen met de daarvoor benodigde tijd. De TloKB kan de niet aangeleverde evaluatieverslagen vorderen op grond van artikel 5:16 Awb en artikel 11.26 Besluit kwaliteit leefomgeving.
Deze paragraaf beschrijft de vereiste gegevens van een evaluatieverslag van een schema- beheerder. Ook komt de werkwijze aan de orde die de TloKB toepast om zorg te dragen dat de TloKB het CO-stelsel monitort voor een goede beoordeling van de effectiviteit van dit stelsel en om de Minister hierin jaarlijks de adviseren.
De schemabeheerder is gehouden om op grond van artikel 7, onder f, van de aanwijzings- beschikking, jaarlijks voor 1 maart per e-mail via toetsingentoelating@tlokb.nl aan de TloKB het jaarlijks opgestelde evaluatieverslag over de werking van het certificatieschema te verstrekken.
De TloKB hanteert de volgende werkwijze
Aanleverdatum
De TloKB heeft als jaarlijkse aanleverdatum 1 maart vastgesteld. Dit betekent dat de schemabeheerder van de TloKB een schriftelijk verzoek ontvangt, indien de schemabeheerder niet tijdig zijn evaluatieverslag heeft ingediend.
Schriftelijk verzoek
Een schriftelijk verzoek aan de schemabeheerder om alsnog de gevraagde gegevens in te dienen. Hiermee start het proces van uitvoering. Indien de schemabeheerder niet aanlevert, krijgt deze drie werkdagen om alsnog het evaluatieverslag aan te leveren.
Geen gehoor dan vorderen
Indien de schemabeheerder geen gehoor geeft aan het verzoek om de gevraagde gegevens aan te leveren zal de TloKB direct, op de vierde dag, overgaan tot het vorderen van de gevraagde informatie.
Te nemen maatregelen
De schemabeheerder loopt het risico bij het geen gehoor geven aan de vordering dat de TloKB formeel waarschuwt dan wel overgaat tot schorsen van het certificatieschema of uiteindelijk tot het intrekken van het certificatieschema. De TloKB zal hierbij iedere keer de ernst en de frequentie van de overtreding wegen.
Tekortkoming
De TloKB zal jaarlijks bijhouden of de schemabeheerder tijdig het evaluatieverslag heeft aangeleverd. Indien de schemabeheerder twee jaren achter elkaar niet tijdig aanlevert, wordt dit aangemerkt als een tekortkoming. Indien de schemabeheerder in een periode van vijf jaar drie keer niet tijdig aanlevert, wordt ook dit aangemerkt als een tekortkoming. De TloKB kan op enig moment ook besluiten, gelet op
de aantallen tekortkomingen, tot schorsing of intrekking van het certifice- ren. De TloKB zal hierbij iedere keer de ernst en de frequentie van de overtreding wegen.
De reguliere controle van het evaluatieverslag van de schemabeheerder heeft tot doel om vast te stellen dat de schemabeheerder alle voorgeschreven onderwerpen beschrijft in het evaluatie- verslag. Ook kijkt de TloKB of zij ten tijde van de aanwijzing specifieke speerpunten over een certificatieschema heeft geformuleerd en of deze nog open staan. Daarvoor zal de TloKB zich dus ook inhoudelijk een beeld vormen van het evaluatieverslag. Indien daartoe aanleiding is, stelt de TloKB vragen, geeft een signaal af aan de Raad voor Accreditatie en/of adviseert de TloKB de Minister vanuit haar taak monitoren & evalueren van het CO-stelsel.
De TloKB hanteert de volgende werkwijze
Voorgeschreven onderwerpen
De TloKB zal inhoudelijk beoordelen of alle voorgeschreven onderwerpen zijn opgenomen.
Speerpunten
Tijdens het aanwijzingsproces van een certificatieschema heeft de TloKB speerpunten geformuleerd die opvolging vragen. De TloKB kijkt naar de status van deze speerpunten en welke actie passend is.
Inspectiemethode
De TloKB heeft, gelet op hoofdstuk 2, vier inspectiemethoden tot haar beschikking. Omdat hier sprake is van een beperkt toezicht, zal het nalevingstoezicht op het kantoor van de TloKB plaatsvinden en indien daartoe aanleiding is zal de TloKB de inspectiemethode interviewen inzetten.
Tekortkoming
De TloKB beoordeelt aan de hand van voorgeschreven onderwerpen of er sprake is van een tekortkoming. De TloKB zal hierbij iedere keer de ernst en de frequentie van de overtreding wegen.
Schriftelijk verzoek
De TloKB vraagt de schemabeheerder om ontbrekende onderwerpen alsnog in te dienen. De schemabeheerder heeft een week om alsnog het evaluatieverslag aan te vullen.
Vorderen
Indien de schemabeheerder weigert het evaluatieverslag aan te vullen kan de TloKB dit vorderen.
Te nemen maatregelen
De schemabeheerder loopt het risico bij het geen gehoor geven aan de vordering dat TloKB formeel waarschuwt, dan wel over gaat tot schorsen van het certificatieschema en uiteindelijk overgaat tot het intrekken van dit schema. De TloKB zal hierbij iedere keer de ernst en de frequentie van de overtreding wegen.
Elke beoordeling leidt tot één van de volgend vier oordelen: ’ter kennisneming (Tkn), Voldoet (V), Aandachtspunt (!) en Voldoet niet (X)’. Met het oordeel ‘Voldoet niet’ is sprake van een tekort- koming. (Zie beoordelingstabel in paragraaf 1.6 van Inspectiekader CO-stelsel.)
De informatie of bevindingen met de oordelen ‘Aandachtspunt’ en ‘Voldoet niet’ zullen worden gebruikt als mogelijke speerpunten bij de vervolgbeoordeling, vervolginspecties, eventuele handhaving of eventuele latere aanwijzing.
De TloKB stelt naar aanleiding van de controle een rapport op, waarin ze haar bevindingen, beoordelingen, conclusies en besluiten opneemt. En daar waar nodig zal de TloKB ook aanbevelingen doen. De TloKB kan tekortkomingen als volgt constateren.
De TloKB kan onder andere de volgende tekortkomingen constateren
1
Het niet voldoen aan de vorderingen en daarmee het weigeren van het aanleveren van het evaluatieverslag of onderwerpen daarvan. Dit is een tekortkoming.
2
Twee jaar achter elkaar het niet tijdig aanleveren van het evaluatieverslag of in een periode van vijf jaar drie keer niet tijdig aanleveren is een tekortkoming. Indien de schemabeheerder niet tijdig aanlevert maar wel binnen drie werkdagen na schriftelijk verzoek van de TloKB, classificeert de TloKB dit als aandachtspunt. Het aanleveren buiten deze drie werkdagen merkt de TloKB aan als een tekortkoming.1
3
Inhoudelijk ontbreekt dat de werking van het certificatieschema niet wordt geëvalueerd. Dit is een tekortkoming.
4
Inhoudelijk zijn er onduidelijkheden ten aanzien van de evaluatie over de werking van het certificatieschema. De TloKB classificeert dit als aandachtspunt. Na het inzetten van de inspectiemethode interview bepaalt de TloKB of dit tot een tekortkoming leidt.
5
De specifiek geformuleerde speerpunten door de afdeling Toetsing en Toelating ten tijde van het aanwijzingsproces vragen de nodige aandacht. Per openstaand speerpunt beoordeelt de TloKB of sprake van een tekortkoming is en in hoeverre een waarschuwing vooraf nodig is.
1 Er kunnen zich omstandigheden voor doen, waar vooraf bekend is bij de schemabeheerder dat ook de rappeltermijn door hem niet gehaald wordt. Slechts in uitzonderlijke gevallen en na overleg met de TloKB, bekijkt de TloKB of zij afziet van een afwijking.
Alvorens de TloKB haar rapport definitief maakt, pleegt de TloKB wederhoor bij de schema- beheerder. De schemabeheerder maakt gebruik van de door de TloKB samengestelde wederhoortabel.
De TloKB maakt binnen twee weken na indiening van het evaluatieverslag een conceptrapport op van bevindingen met daarin opgenomen de opgedane constateringen, het oordeel, de onderbouwing en grondslag. De TloKB zal het conceptrapport van bevindingen en de wederhoortabel voorleggen aan de schemabeheerder en deze in de gelegenheid stellen te reageren. De TloKB vraagt aan de schemabeheerder om inhoudelijk en onderbouwd aan te geven in hoeverre er feitelijke onjuistheden in het conceptrapport van bevindingen staan. De schema- beheerder heeft twee weken de tijd om een reactie te geven. Indien de schemabeheerder ervoor kiest niet te reageren of niet tijdig reageert, stelt de TloKB het rapport van bevindingen vast.
De TloKB zal na de wederhoortermijn de reactie op het rapport van bevindingen integraal opnemen in een definitief controlerapport. De TloKB stelt dit definitieve controlerapport vast binnen een week na de wederhoortermijn. Na deze week zal de TloKB de schemabeheerder het vastgestelde controlerapport toesturen en indien er sprake is van een handhavingsbesluit wijzen op de bezwaarmogelijkheid.
Artikel 3
Reguliere controle jaarlijks evaluatieverslag schemabeheerder
Onderdeel van Protocol werkwijze toezicht CO-stelsel· Wonen, onroerend goed, bouwrecht
Deze tekst geldt sinds 12 november 2024