Dit hoofdstuk beschrijft in drie stappen de reguliere controle door de TloKB op het aanleveren van het jaarlijks verslag door de certificerende instelling. Het proces start zodra de certificerende instelling het jaarlijks verslag bij de TloKB heeft ingediend en in ieder geval op 1 maart van elk kalenderjaar. De TloKB toetst ten minste of sprake is van tijdige indiening. Dan rapporteert de TloKB of sprake is van tekortkomingen, beoordeelt deze en indien handhaving aan de orde is, besluit zij daarover. In het proces zitten twee beoordelingsmomenten. Enerzijds de beoordeling of er sprake is van een tekortkoming en anderzijds of deze tekortkoming leidt tot handhaving.
De certificerende instelling levert elk jaar vóór 1 maart, van het opvolgende jaar het voorgeschreven jaarlijks verslag over de werking van het certificatieschema aan de TloKB.4Het aanwijzingskader heeft meerdere controlecriteria waar de TloKB toezicht op kan houden. Ten tijde van het schriftelijk verzoek van dit protocol kiest de TloKB ervoor om zich te focussen op het controlecriterium ‘Tijdige levering jaarlijks verslag’. Deze voorwaarde stelt de TloKB in de aanwijzingsbeschikking aan de certificerende instelling. De TloKB houdt hierop toezicht en spreekt de certificerende instelling aan als zij zich niet houdt aan de uiterste datum van aanlevering.
De TloKB hanteert een controletermijn van maximaal zes weken, rekenend na ontvangst van het jaarlijks verslag. De TloKB hanteert voor de voorbereiding een week en voor de beoordeling en rapportage vijf weken. De TloKB heeft de mogelijkheid om de controletermijn, onder vermelding van een motivatie, te verlengen met de daarvoor benodigde tijd. De TloKB kan de niet aangeleverde jaarlijkse verslagen vorderen op grond van artikel 5:16 Awb en artikel 11.26 Besluit kwaliteit leefomgeving.
Deze paragraaf beschrijft de vereiste gegevens in een jaarlijks verslag van een certificerende instelling en welke werkwijze de TloKB toepast om zorg te dragen dat de TloKB het CO-stelsel monitort voor een goede beoordeling van de effectiviteit van dit stelsel om de Minister hierin jaarlijks de adviseren.
De certificerende instelling is gehouden om op grond van de Aanwijzingsbeschikking certificerende instelling en bijlage 3 van het Protocol werkwijze Toelating & Aanwijzing, jaarlijks voor 1 maart, per e-mail via toetsingentoelating@tlokb.nlaan de TloKB een verslag verstrekken. In dit verslag zijn opgenomen de uitgevoerde werkzaamheden, de rechtmatigheid en doeltreffendheid van die werkzaamheden in het afgelopen kalenderjaar en (bijna-)ongevallen. Het verslag bevat in zijn volledigheid de volgende informatie:
Vereiste informatie jaarlijks verslag.
Vereiste voorgeschreven onderwerpen jaarlijks verslag.
In certificatieschema vastgelegde informatie jaarlijks verslag.
De TloKB controleert aan de hand van het Inspectiekader CO-stelsel het jaarlijks verslag op volledigheid.
De TloKB hanteert de volgende werkwijze
Aanleverdatum
De TloKB heeft als jaarlijkse aanleverdatum 1 maart vastgesteld. Dit betekent dat de certificerende instelling van de TloKB een schriftelijk verzoek ontvangt, indien de certificerende instelling niet tijdig zijn jaarlijks verslag heeft ingediend.
Schriftelijk verzoek
Een schriftelijk verzoek aan de certificerende instelling om alsnog de gevraagde gegevens in te dienen. Hiermee start het proces van uitvoering. Indien de certificerende instelling niet aanlevert, krijgt zij drie werkdagen om alsnog het jaarlijks verslag aan te leveren.
Geen gehoor dan vorderen
Indien de certificerende instelling geen gehoor geeft aan het verzoek om de gevraagde gegevens aan te leveren, zal de TloKB direct, op de vierde dag, overgaan tot het vorderen van de gevraagde informatie.
Te nemen maatregelen
De certificerende instelling loopt het risico bij het geen gehoor geven aan de vordering dat de TloKB formeel waarschuwt dan wel overgaat tot schorsen van het aanwijzingsbeschikking certificerende instelling of uiteindelijk tot het intrekken van deze beschikking. De TloKB zal hierbij iedere keer de ernst en de frequentie van de overtreding wegen.
Tekortkoming
De TloKB zal jaarlijks bijhouden of de certificerende instelling tijdig het jaarlijks verslag heeft aangeleverd. Indien de certificerende instelling twee jaren achter elkaar niet tijdig aanlevert, wordt dit aangemerkt als een tekortkoming. Indien de certificerende instelling in een periode van vijf jaar drie keer niet tijdig aanlevert, wordt ook dit aangemerkt als een tekortkoming. De TloKB kan op enig moment ook besluiten, gelet op de aantallen tekortkomingen, de bovengenoemde maatregelen inzetten. De TloKB zal hierbij iedere keer de ernst en de frequentie van de overtreding wegen.
De reguliere controle van het jaarlijks verslag van de certificerende instelling heeft tot doel om vast te stellen dat de certificerende instelling het verplichte jaarlijks verslag over de werking van het certificatieschema heeft vastgelegd en tijdig heeft aangeleverd. Daarnaast beschrijft de certificerende instelling in het jaarlijks verslag alle voorgeschreven onderwerpen. Ook kijkt de TloKB of zij ten tijde van de aanwijzing specifieke speerpunten over een certificerende instelling heeft geformuleerd en of deze nog open staan. De TloKB zal zich dus ook inhoudelijk een beeld vormen van het jaarlijks verslag. Indien daartoe aanleiding is, stelt de TloKB vragen, geeft een signaal af aan de Raad voor Accreditatie, en/of adviseert de Minister vanuit haar taak monitoren & evalueren van het CO-stelsel.
De certificerende instelling is gehouden om in het verslag ten minste de voorgeschreven onderwerpen in het Inspectiekader CO-stelsel op te nemen, zie aldaar paragraaf 3.1.
De TloKB hanteert de volgende werkwijze
Voorgeschreven onderwerpen
De TloKB zal inhoudelijk beoordelen of alle voorgeschreven onderwerpen zijn opgenomen.
Speerpunten
Tijdens het aanwijzingsproces van certificerende instelling formuleert de TloKB speerpunten die opvolging vragen. De TloKB kijkt naar de status van deze speerpunten en welke actie passend is.
Inspectiemethode
De TloKB heeft, gelet op hoofdstuk 2, vier inspectiemethoden tot haar beschikking. Omdat hier sprake is van een beperkt toezicht, zal het nalevingstoezicht op het kantoor van de TloKB plaatsvinden en indien daartoe aanleiding is zal de TloKB de inspectiemethoden dossier- onderzoek en interviewen inzetten.
Tekortkoming:
De TloKB beoordeelt aan de hand van voorgeschreven onderwerpen of er sprake is van een tekortkoming. De TloKB zal hierbij iedere keer de ernst en de frequentie van de overtreding wegen.
Schriftelijk verzoek
De TloKB vraagt de certificerende instelling om ontbrekende onderwerpen alsnog in te dienen. De certificerende instelling heeft een week om alsnog het jaarlijks verslag aan te vullen.
Vorderen
Indien de certificerende instelling weigert het evaluatieverslag aan te vullen kan de TloKB dit vorderen.
Te nemen maatregelen
De certificerende instelling loopt het risico bij het geen gehoor geven aan de vordering dat de TloKB formeel waarschuwt dan wel overgaat tot schorsen van het aanwijzingsbeschikking certificerende instelling en
uiteindelijk overgaat tot het intrekken van deze beschikking. De TloKB zal hierbij iedere keer de ernst en de frequentie van de overtreding wegen.
Elke beoordeling leidt tot één van de volgend vier oordelen: ’ter kennisneming (Tkn), Voldoet (V), Aandachtspunt (!) en Voldoet niet (X)’. Met het oordeel ‘Voldoet niet’ is sprake van een tekort- koming. (Zie beoordelingstabel in paragraaf 1.6 van Inspectiekader CO-stelsel.)
De informatie of bevindingen met de oordelen ‘Aandachtspunt’ en ‘Voldoet niet’ zullen worden gebruikt als mogelijke speerpunten bij de vervolgbeoordeling, vervolginspecties, eventuele handhaving of eventuele latere aanwijzing.
De TloKB stelt naar aanleiding van de controle een rapport op, waarin ze haar bevindingen, beoordelingen, conclusies en besluiten opneemt. En daar waar nodig zal de TloKB ook aanbevelingen doen. De TloKB kan tekortkomingen als in tabel 7 constateren.
De TloKB kan onder andere de volgende tekortkomingen constateren
1
Het niet voldoen aan de vorderingen en daarmee het weigeren van het aanleveren van het voorgeschreven jaarlijks verslag of onderwerpen daarvan. Dit is een tekortkoming.
2
Twee jaar achter elkaar het niet tijdig aanleveren van het jaarlijks verslag of in een periode van vijf jaar drie keer niet tijdig aanleveren is een tekortkoming. Indien de certificerende instelling niet tijdig aanlevert maar wel binnen drie werkdagen na schriftelijk verzoek van de TloKB, classificeert de TloKB dit als een aandachtspunt. Het aanleveren buiten deze drie werkdagen merkt de TloKB aan als een tekortkoming.
3
Inhoudelijk is het verslag incompleet en ontbreekt een van de volgende drie zaken:
1. Vereiste informatie jaarlijks verslag.
2. Vereiste minimale onderwerpen jaarlijks verslag.
3. Certificatieschema vastgelegde informatie jaarlijks verslag.
Indien een van deze zaken ontbreekt is sprake van een tekortkoming.1
4
Inhoudelijk zijn er onduidelijkheden ten aanzien van het jaarverslag over de werking van het certificatieschema. De TloKB classificeert dit als aandachtpunt. Na het inzetten van de inspectiemethode interview bepaalt de TloKB of dit tot een tekortkoming leidt.
5
De specifiek geformuleerde speerpunten ten tijde van het aanwijzingsproces vragen de nodige aandacht. Per openstaand speerpunt beoordeelt de TloKB of het een tekortkoming is en of een waarschuwing vooraf nodig is.
1 Er kunnen zich omstandigheden voor doen, waar vooraf bekend is bij de certificerende instelling dat ook de rappeltermijn niet gehaald wordt. Slechts in uitzonderlijke gevallen en na overleg met de TloKB, bekijkt de TloKB of afgezien wordt van een afwijking.
Alvorens de TloKB haar rapport definitief maakt, pleegt de TloKB wederhoor bij de certificerende instelling. De certificerende instelling maakt gebruik van de door de TloKB samengestelde wederhoortabel.
De TloKB maakt binnen twee weken na indiening van het jaarlijks verslag een conceptrapport op van bevindingen met daarin opgenomen de opgedane constateringen, het oordeel, de onderbouwing en grondslag. De TloKB zal het conceptrapport van bevindingen en de wederhoortabel voorleggen aan de certificerende instelling en deze in de gelegenheid stellen te reageren. De TloKB vraagt aan de certificerende instelling om inhoudelijk en onderbouwd aan te geven in hoeverre er feitelijke onjuistheden in het conceptrapport van bevindingen staan.
De certificerende instelling heeft twee weken de tijd om een reactie te geven. Indien de certificerende instelling ervoor kiest niet te reageren of niet tijdig reageert, stelt de TloKB het rapport van bevindingen vast.
De TloKB zal na de wederhoortermijn de reactie op het rapport van bevindingen integraal opnemen in een definitief controlerapport. De TloKB stelt dit definitieve controlerapport vast binnen een week na de wederhoortermijn. Na deze week zal de TloKB de certificerende instelling het vastgestelde controlerapport toesturen en indien er sprake is van een handhavingsbesluit wijzen op de bezwaarmogelijkheid.
Artikel 4
Reguliere controle jaarlijks verslag certificerende instelling
Onderdeel van Protocol werkwijze toezicht CO-stelsel· Wonen, onroerend goed, bouwrecht
Deze tekst geldt sinds 12 november 2024