Niet-regulier toezicht kan onder meer zijn thematoezicht zoals bedoeld in het CO-mandaat verleend door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de TloKB, waarbij de TloKB dit naar eigen inzicht kan uitvoeren.5Artikel 2, onder par. 2 mandaat en machtiging, onder de artikelsgewijze toelichtingDit thematoezicht kan worden uitgevoerd op basis van informatie die certificerende instellingen wettelijk verplicht zijn om aan de TloKB aan te leveren, maar kan ook worden uitgevoerd naar aanleiding van signalen uit de praktijk of van het bevoegd gezag (bijvoorbeeld bij een toename van incidenten met koolmonoxide). De TloKB beoordeelt dan afhankelijk van de situatie of thematoezicht nodig is en op welke manier daar het beste invulling aan kan worden gegeven. Het onderzoek kan bijvoorbeeld bestaan uit een inspectie bij een certificerende instelling (al dan niet samen met RvA), een inspectie bij een certificaathouder samen met een certificerende instelling (al dan niet met RvA), een enquête bij eigenaren van gasverbrandingsinstallaties, maar kan ook steekproefcontroles van uitgevoerde werkzaamheden betreffen (reality-checks). Reality-checks worden in beperkte mate uitgevoerd. Bijvoorbeeld in situaties dat nader onderzoek gewenst is en een inspectie op locatie extra inzichten kan geven. De uitvoering van niet-regulier toezicht zal afhankelijk zijn van de aanleiding van het toezicht. Ook bij niet-regulier toezicht rapporteert de TloKB aan de hand van de inspectiecriteria met bijbehorende inspectievragen, opgenomen in Inspectiekader CO-stelsel onder paragraaf 3.2, of sprake is van een tekortkoming (zie tabel 10), beoordeelt deze en indien handhaving aan de orde is, besluit zij daarover.
De niet-reguliere inspecties, in tegenstelling tot reguliere controles, zijn niet geprogrammeerd en hebben geen terugkerend karakter en beperken zich niet tot nalevingstoezicht maar kennen ook een vorm van kwaliteitstoezicht. De mogelijkheden waarmee de TloKB invulling geeft aan kwaliteitstoezicht kan zijn door representatieve steekproeven, selectieve steekproeven of kwalitatief onderzoek naar in bedrijf gestelde installaties6Toezichtkader CO-stelsel, TloKB.nl, publicatiedatum 14 april 2023, paragraaf 5.2 Dit betekent dat naast bij de schemabeheerder en bij de certificerende instelling ook toezicht kan worden gehouden bij de certificaathouder (installatiebedrijf). Figuur 5, onder paragraaf 5.1, zet mogelijke aanleidingen voor niet-regulier toezicht op een rij.
De TloKB hanteert per inspectie een termijn van maximaal zes weken, rekenend vanaf het moment dat de TloKB bij de betrokkene schriftelijk niet-regulier toezicht heeft aangekondigd. De TloKB hanteert voor de voorbereiding en uitvoering een week en voor de rapportage vijf weken. Aansluitend daarop is er de wettelijke termijn van zes weken voor het maken van bezwaar.
De TloKB heeft de mogelijkheid om de termijn, onder vermelding van een motivatie, te verlengen met nog eens drie weken. De TloKB kan de niet aangeleverde informatie vorderen op grond van artikel 5:16 Awb en artikel 11.26 Besluit kwaliteit leefomgeving.
De TloKB bepaalt aan de hand van een van de volgende zaken of niet-regulier toezicht nodig is:
In de regel zal de TloKB de inspectie twee weken van tevoren aankondigen.
Als de TloKB besluit over te gaan tot een niet-reguliere inspectie zal zij dit veelal aankondigen. Mocht de TloKB inschatten dat aankondiging van een inspectie van invloed is op het inspectie- resultaat, dan voert zij dit toezicht onaangekondigd uit. De TloKB hanteert dan een inspectie- termijn van vijf aaneengesloten weken. De TloKB heeft de mogelijkheid om de toezichtmijn, onder vermelding van redenen, te verlengen met nog eens twee weken. Indien de TloKB achteraf informatie verzoekt zullen de termijnen gelden in de werkwijze zoals hierboven beschreven.
De TloKB kan zowel bij een aangekondigde als bij een onaangekondigde inspectie geïnspecteerde partijen om documentatie verzoeken of toegang tot systemen vragen om de toezichttaak uit te voeren. Afhankelijk van de aanleiding van het toezicht kan het verzoek om documentatie variëren.
De TloKB voert niet-reguliere inspecties uit op onderdelen van het Inspectiekader CO-stelsel. De TloKB baseert haar selectie van onderdelen op de aard van de aanleiding. Mocht de TloKB het toch nodig achten om voor een inspectie een specifiek kader op te stellen, dan zal zij bij een aangekondigde inspectie de geïnspecteerde partij hierover informeren. Dit kan zijn in de vorm van het benoemen van de inspectieagenda of in de vorm van een specifiek inspectiekader.
De TloKB hanteert de volgende werkwijze
Startdatum
Op het moment dat de TloKB bij de te inspecteren partij aankondiging doet van de niet-reguliere inspectie, start de indieningstermijn voor de gevraagde gegevens die nodig zijn. Deze termijn beslaat minimaal twee weken.
Speerpunten
Tijdens het aanwijzingsproces van een certificatieschema kunnen speerpunten zijn geformuleerd die opvolging vragen. De TloKB kijkt naar de status van deze speerpunten en welke actie passend is. Speerpunten worden alleen meegenomen indien en voor zover dit de aanleiding van de inspectie raakt.
Schriftelijk verzoek
De TloKB stuurt de te inspecteren partij een inspectieagenda en indien nodig een verzoek om informatie en het invullen van een vragenlijst (inspectiemethode paragraaf 1.6.)
Gereedmaken
In de aankondiging kan de TloKB vragen om op het moment van inspectie de gevraagde informatie te ontvangen of gereed te maken voor inzage. Dit laatste is vooral bij digitaal dossieronderzoek.
Geen gehoor dan vorderen
Indien de te inspecteren partij geen gehoor geeft aan het verzoek om de gevraagde gegevens aan te leveren, zal de TloKB direct na de tiende werkdag overgaan tot het vorderen van de gevraagde informatie.
Te nemen maatregelen
De geïnspecteerde loopt het risico bij het geen gehoor geven aan de vordering dat TloKB formeel waarschuwt, overgaat tot schorsen of in het zwaarste geval gaat intrekken van de toegekende beschikking. De TloKB zal hierbij iedere keer de ernst en frequentie van de overtreding wegen.
Tekortkoming
De TloKB zal de tekortkomingen bijhouden en dit integreren in het reguliere toezicht of meenemen naar haar monitorings- en evaluatietaak als daar aanleiding voor is. De TloKB zal hierbij iedere keer de ernst en de frequentie van de overtreding wegen.
De inspectie bij de schemabeheerder, certificerende instelling en bij de certificaathouder (installatiebedrijf) kan nalevingstoezicht of kwaliteitstoezicht zijn.
Elke beoordeling leidt tot één van de volgend vier oordelen: ’ter kennisneming (Tkn), Voldoet (V), Aandachtspunt (!) en Voldoet niet (X)’. Met het oordeel ‘Voldoet niet’ is sprake van een tekortk- oming. (Zie beoordelingstabel in paragraaf 1.6 van Inspectiekader CO-stelsel.)
De informatie of bevindingen met de oordelen ‘Aandachtspunt’ en ‘Voldoet niet’ zullen worden gebruikt als mogelijke speerpunten bij de vervolgbeoordeling, vervolginspecties, eventuele handhaving of eventuele latere aanwijzing.
De TloKB stelt naar aanleiding van de inspectie een rapport op waarin ze haar bevindingen, beoordelingen, conclusies en besluiten opneemt. En daar waar nodig zal de TloKB ook aan- bevelingen doen. De TloKB kan tekortkomingen als in tabel 9 constateren.
De TloKB kan onder andere de volgende tekortkomingen constateren
1
Het niet voldoen aan de vordering en daarmee het weigeren van het aanleveren van de gevraagde informatie of onderwerpen daarvan. Dit is een tekortkoming.
2
Medewerking informatieverzoeken:
a Werkt de certificerende instelling mee.
b Heeft de certificerende instelling informatie aangeleverd over:
– monitoring en analyse van de bovenwettelijke eisen;
– eindrapportages van de uitgevoerde accreditatiebeoordeling.
Indien de certificerende instelling niet meewerkt of geen informatie heeft aangeleverd is sprake van een tekortkoming. Indien de aangeleverde informatie incompleet is wordt dit in beginsel geregistreerd als speerpunt. Bij structurele incomplete aanlevering gaat de speerpunt over in een tekortkoming.
3
Inhoudelijk ontbreken gegevens of zijn er onduidelijkheden ten aanzien van de opgenomen informatie in het certificatieschema. De TloKB zal na beoordeling dit classificeren als aandachtspunt of tekortkoming. Bij een aandachtspunt zal de TloKB de inspectiemethode interview inzetten om te bepalen of dit tot een tekortkoming gaat leiden.
4
De specifieke geformuleerde speerpunten ten tijde van het aanwijzingsproces vragen de nodige aandacht. Per openstaande speerpunt wordt beoordeeld of het een tekortkoming is en of een waarschuwing vooraf nodig is.
5
Het niet voldoen aan de inspectiecriteria met bijbehorende inspectievragen, opgenomen in Inspectiekader CO-stelsel onder paragraaf 3.2.
Alvorens de TloKB haar rapport definitief maakt, pleegt de TloKB wederhoor bij de geïnspecteerde partij. De geïnspecteerde partij maakt gebruik van de door de TloKB samengestelde wederhoortabel.
De TloKB maakt binnen twee weken na de inspectie een conceptrapport van bevindingen op met daarin opgenomen de opgedane constateringen, het oordeel, de onderbouwing en grondslag.
De TloKB zal het conceptrapport van bevindingen en de wederhoortabel voorleggen aan de schemabeheerder of certificerende instelling en deze in de gelegenheid stellen te reageren. De TloKB vraagt aan de schemabeheerder of certificerende instelling om inhoudelijk en onderbouwd aan te geven in hoeverre er feitelijke onjuistheden in het conceptrapport van bevindingen staan. De schemabeheerder of certificerende instelling heeft twee weken de tijd om een reactie te geven. Indien de schemabeheerder of certificerende instelling ervoor kiest niet te reageren of niet tijdig reageert, stelt de TloKB het rapport van bevindingen vast.
De TloKB zal na de wederhoortermijn de reactie op het rapport van bevindingen integraal opnemen in een definitief inspectierapport. De TloKB stelt dit definitieve inspectierapport vast binnen een week na de wederhoortermijn. Na deze week zal de TloKB de geïnspecteerde het vastgestelde inspectierapport toesturen en, indien er sprake is van een handhavingsbesluit, wijzen op de bezwaarmogelijkheid.
Artikel 5
Niet-regulier toezicht
Onderdeel van Protocol werkwijze toezicht CO-stelsel· Wonen, onroerend goed, bouwrecht
Deze tekst geldt sinds 12 november 2024