Dit hoofdstuk beschrijft in vier stappen hoe de TloKB nalevingstoezicht uitvoert bij de instrumentaanbieder. Een keer per jaar houdt de TloKB een inspectie bij de instrumentaanbieder. Hierbij houdt de TloKB toezicht om vast te stellen of de instrumentaanbieder zijn werkzaamheden uitvoert conform het toegelaten instrument.
De TloKB heeft hiervoor de toelatingscriteria herschreven naar inspectiecriteria en daaraan inspectievragen toegevoegd zie Inspectiekader KB-stelsel. Ook heeft de TloKB in dit inspectiekader de inspectiecriteria onderverdeeld naar de volgende inspectieonderwerpen, die als basis dienen voor de uitvoering van de inspectie.
Een instrumentaanbieder heeft zijn kwaliteitsborginginstrument laten toetsen voor toelating. De instrumentaanbieder heeft daarmee een toezichthoudende rol binnen het KB-stelsel en in die hoedanigheid een verantwoordelijkheid op zich genomen. De TloKB houdt vervolgens toezicht op de instrumentaanbieder en inspecteert eenmaal per jaar op het kantoor van de instrumentaanbieder of de instrumentaanbieder zijn instrument naleeft.
De TloKB hanteert een toezichttermijn van maximaal acht aaneengesloten weken. De TloKB hanteert voor de voorbereiding twee weken, voor de inspectie en rapportage drie weken, voor wederhoor twee weken en voor vaststelling rapport een week.
De TloKB heeft de mogelijkheid de toezichttermijn, onder vermelding van een motivatie, te verlengen met de daarvoor benodigde tijd.
De TloKB bepaalt per inspectie hoe zij die voorbereidt en welke gegevens zij daarvoor nodig acht, dan wel waar zij inzage in wil hebben. De TloKB zal dan ook per inspectie aan de instrumentaanbieder een aankondiging doen die op inhoud kan variëren. De instrumentaanbieder is gehouden medewerking te verlenen aan het inspectieverzoek van de TloKB en indien nodig kan de TloKB dit afdwingen op grond van artikel 5:20 Awb. De aankondigingstermijn heeft de TloKB bepaald op twee weken.
De TloKB brengt twee weken voorafgaande aan de inspectie de instrumentaanbieder per e-mail op de hoogte dat er een inspectie op het kantoor van de instrumentaanbieder plaatsvindt.
De TloKB zal in de aankondiging ook een informatieverzoek doen. Dit verzoek kan zijn het opvragen van documenten of dossiers, inzage in dossiers of systemen of het beantwoorden van vragen. Het stellen van vragen door de TloKB op voorhand komt een effectieve uitvoering van de inspectie ten goede.
De instrumentaanbieder dient de gevraagde bescheiden, waaronder de beantwoording van de vragen, binnen twee weken naar de TloKB terug te zenden. Indien de gevraagde gegevens achterwege blijven kan de TloKB deze vorderen op grond van artikel 5:16 Awb.
Indien de TloKB vaststelt dat er uit eerdere inspecties of bij kwaliteitsinspectie bouwplaats tekortkomingen zijn, dan kunnen zij deze meenemen bij de nalevingsinspectie instrumentaanbieder.
Na de voorbereidingsfase vindt er een inspectie op het kantoor van de instrumentaanbieder plaats. De inspectie duurt minimaal een gehele dag en bestaat uit minimaal de volgende onderdelen.
Bij aanvang van de inspectie zullen de inspecteurs zich voorstellen en legitimeren als toezichthouder van de TloKB. Daarna is er gelegenheid voor de overige aanwezigen om zich voor te stellen. Ook zal de TloKB een toelichting geven op het verloop van de dag.
De TloKB heeft, gelet op hoofdstuk 2, vier inspectiemethoden tot haar beschikking. De TloKB past bij de instrumentaanbieder de inspectiemethoden interview en dossieronderzoek toe.
De inspecteurs van de TloKB trekken zich na de inspectie terug en bespreken met elkaar de bevindingen van de inspectie.
Als afsluiting van de inspectie vindt er een eindgesprek plaats waarin de inspecteurs de lijst van bevindingen doornemen.
De instrumentaanbieder heeft de mogelijkheid om mondeling een reactie te geven op de bevindingen. De resultaten van het eindgesprek worden opgenomen in het inspectierapport.
De TloKB stelt na de nalevingsinspectie een inspectierapport op.
De TloKB maakt binnen twee weken een conceptrapport op van bevindingen met daarin opgenomen de opgedane constateringen, het oordeel, de onderbouwing en grondslag. De TloKB zal het conceptrapport van bevindingen en de wederhoortabel voorleggen aan de instrumentaanbieder en deze in de gelegenheid stellen te reageren. De TloKB vraagt aan de instrumentaanbieder om inhoudelijk en onderbouwd aan te geven in hoeverre er feitelijke onjuistheden in het conceptrapport van bevindingen staan. De instrumentaanbieder heeft twee weken de tijd om een reactie te geven. Indien de instrumentaanbieder ervoor kiest niet te reageren of niet tijdig reageert, stelt de TloKB het rapport van bevindingen vast.
De TloKB zal na de wederhoortermijn de reactie op het rapport van bevindingen integraal opnemen in een definitief inspectierapport. De TloKB stelt dit inspectierapport vast binnen een week na de wederhoortermijn. Na deze week zal de TloKB de instrumentaanbieder het vastgestelde inspectierapport toesturen en indien er sprake is van een handhavingsbesluit wijzen op de bezwaarmogelijkheid.
De TloKB beslist, nadat zij het rapport heeft vastgesteld, over wat de vervolgacties zijn. Hierbij zijn de mogelijkheden:
Geen vervolgacties: Indien de bevindingen positief zijn en de TloKB weinig tekortkomingen vaststelt, beslist de TloKB dat er geen vervolgacties noodzakelijk zijn. Na afronding van het dossier archiveert de TloKB het dosier.
Vervolgactie: Indien de bevindingen van dusdanige aard zijn dat niet de instrumentaanbieder niet aan de eisen van het instrument voldoet, dan kan de TloKB beslissen dat er een vervolgactie noodzakelijk is. De vervolgacties zal de TloKB aan instrumentaanbieder binnen een week schriftelijk mededelen.
Handhaving: Indien de instrumentaanbieder geen vervolg geeft aan een eventuele door de TloKB opgelegde vervolgactie dan kan de TloKB beslissen om een handhavingstraject te gaan starten. Dit conform de handhavingsprocedure zoals genoemd staat in het handhavingskader.
De TloKB kan de informatie of bevindingen die aandacht behoeven, gebruiken als mogelijke speerpunten bij een vervolginspectie, eventuele handhaving of eventuele herhaalde toetsing voor toelating.
Artikel 3
Nalevingsinspectie bij de instrumentaanbieder
Onderdeel van Protocol werkwijze toezicht KB-stelsel· Wonen, onroerend goed, bouwrecht
Deze tekst geldt sinds 12 november 2024