Dit hoofdstuk beschrijft in vier stappen hoe de TloKB nalevingstoezicht uitvoert bij de kwaliteitsborger. Een keer per twee jaar per instrument houdt de TloKB een nalevingsinspectie bij de kwaliteitsborger.
De TloKB heeft hiervoor de toelatingscriteria herschreven naar inspectiecriteria, daaraan inspectievragen toegevoegd en deze opgenomen in haar Inspectiekader KB-stelsel. Ook heeft de TloKB in dit inspectiekader de inspectiecriteria onderverdeeld naar de volgende inspectie- onderwerpen, die als basis dienen voor de uitvoering van de inspectie.
De nalevingsinspecties kwaliteitsborger zijn ondersteunend aan de nalevingsinspecties instrumentaanbieder. Ook bij deze nalevingsinspecties is het doel om vast te stellen of de instrumentaanbieder zijn werkzaamheden uitvoert conform het toegelaten instrument. Bij de nalevingsinspecties kwaliteitsborger verifieert de TloKB waar relevant, haar bevindingen uit de nalevingsinspecties instrumentaanbieder bij de kwaliteitsborger. Het gaat hierbij zowel om naleving door de instrumentaanbieder van de verplichtingen die hij zichzelf heeft opgelegd als de verplichtingen die voortvloeien uit zijn rol als toezichthouder op de kwaliteitsborger. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat de TloKB toezicht op de kwaliteitsborger houdt, dit is voorbehouden aan de instrumentaanbieder.
De TloKB hanteert een toezichttermijn van maximaal acht weken. De TloKB hanteert voor de voorbereiding twee weken, voor de inspectie en rapportage drie weken, voor wederhoor twee weken en voor vaststelling rapport een week.
De TloKB heeft de mogelijkheid de toezichttermijn, onder vermelding van een motivatie, te verlengen met de daarvoor benodigde tijd.
De TloKB bepaalt per inspectie hoe zij dit voorbereidt en welke gegevens zij daarvoor nodig acht, dan wel waar zij inzage in wil hebben. De TloKB zal dan ook per inspectie aan de kwaliteitsborger een aankondiging doen die op inhoud kan variëren. De kwaliteitsborger is gehouden medewerking te verlenen aan het inspectieverzoek van de TloKB en indien nodig kan de TloKB dit afdwingen bij de instrumentaanbieder op grond van artikel 5:20 Awb. De aankondigingstermijn heeft de TloKB bepaald op twee weken.
De TloKB brengt twee weken voorafgaande aan de inspectie de kwaliteitsborger per e-mail op de hoogte dat er een inspectie op het kantoor van de kwaliteitsborger plaatsvindt.
De TloKB zal in de aankondiging ook een informatieverzoek doen. Dit verzoek kan zijn het opvragen van documenten of dossiers, inzage in dossiers of systemen of het beantwoorden van vragen. Het stellen van vragen door de TloKB op voorhand komt een effectieve uitvoering van de inspectie ten goede.
De kwaliteitsborger dient de gevraagde informatie, waaronder de beantwoording van de vragen, binnen twee weken naar de TloKB terug te zenden. Indien de gevraagde gegevens achterwege blijven kan de TloKB deze bij de instrumentaanbieder vorderen op grond van artikel 5:16 Awb.
De instrumentaanbieder is gehouden de gevorderde gegevens binnen twee werkdagen aan te leveren.
Indien de TloKB vaststelt dat er uit eerdere inspecties of bij kwaliteitsinspectie bouwplaats tekortkomingen zijn dan, kan de TloKB deze meenemen bij de nalevingsinspectie kwaliteitsborger.
Na de voorbereidingsfase vindt er een inspectie op het kantoor van de kwaliteitsborger plaats. De inspectie duurt minimaal een gehele dag en bestaat uit minimaal de volgende onderdelen.
Bij aanvang van de inspectie zullen de inspecteurs zich voorstellen en legitimeren als toezichthouder van de TloKB. Daarna is er gelegenheid voor de overige aanwezigen om zich voor te stellen. Ook zal de TloKB een toelichting geven op het verloop van de dag.
De TloKB heeft, gelet op hoofdstuk 2, vier inspectiemethoden tot haar beschikking. De TloKB past bij de kwaliteitsborger de inspectiemethoden interview en dossieronderzoek toe.
De inspecteurs van de TloKB trekken zich na de inspectie terug en bespreken met elkaar de bevindingen van de inspectie.
Als afsluiting van de inspectie vindt er een eindgesprek plaats waarin de inspecteurs de lijst van bevindingen doornemen. De kwaliteitsborger heeft de mogelijkheid om mondeling een reactie te geven op de bevindingen. De resultaten van het eindgesprek worden opgenomen in het inspectierapport.
De TloKB stelt na de nalevingsinspectie een inspectierapport op.
De TloKB maakt binnen twee weken een conceptrapport op van bevindingen met daarin opgenomen de opgedane constateringen, het oordeel, de onderbouwing en grondslag. De TloKB zal het conceptrapport van bevindingen en de wederhoortabel voorleggen aan de kwaliteitsborger en deze in de gelegenheid stellen te reageren. De TloKB vraagt aan de kwaliteitsborger om inhoudelijk en onderbouwd aan te geven in hoeverre er feitelijke onjuistheden in het conceptrapport van bevindingen staan. De kwaliteitsborger heeft twee weken de tijd om een reactie te geven. Indien de kwaliteitsborger ervoor kiest niet te reageren of niet tijdig reageert, stelt de TloKB het rapport van bevindingen vast.
De TloKB zal na de wederhoortermijn de reactie op het rapport van bevindingen integraal opnemen in een definitief inspectierapport. De TloKB stelt dit definitieve inspectierapport vast binnen een week na de wederhoortermijn. Na deze week zal de TloKB de kwaliteitsborger en instrumentaanbieder het vastgestelde inspectierapport toesturen en indien er sprake is van een handhavingsbesluit wijzen op de bezwaarmogelijkheid.
De TloKB beslist, nadat zij het rapport heeft vastgesteld, over wat de vervolgacties zijn. Hierbij zijn de mogelijkheden:
Geen vervolgacties: Indien de bevindingen positief zijn en de TloKB weinig tekortkomingen vaststelt, beslist de TloKB dat er geen vervolgacties noodzakelijk zijn. Na afronding van het dossier archiveert de TloKB het dosier.
Vervolgactie: Indien de bevindingen van dusdanige aard zijn dat niet de instrumentaanbieder niet aan de eisen van het instrument voldoet, dan kan de TloKB beslissen dat er een vervolgactie noodzakelijk is. De vervolgacties zal de TloKB aan instrumentaanbieder binnen een week schriftelijk mededelen.
Handhaving: Indien de instrumentaanbieder geen vervolg geeft aan een eventuele de door de TloKB opgelegde vervolgactie, kan de TloKB beslissen om een handhavingstraject te gaan starten. Dit conform de handhavingsprocedure zoals genoemd staat in het handhavingskader.
De TloKB kan de informatie of bevindingen die aandacht behoeven gebruiken als mogelijke speerpunten bij een vervolginspectie, eventuele handhaving of eventuele herhaalde toetsing voor toelating.
Artikel 4
Nalevingsinspectie bij de kwaliteitsborger
Onderdeel van Protocol werkwijze toezicht KB-stelsel· Wonen, onroerend goed, bouwrecht
Deze tekst geldt sinds 12 november 2024