Op de websites rijksoverheid.nl en nederlandwereldwijd.nl is informatie te vinden die Nederlanders die geen ingezetenen zijn, nodig hebben om een reisdocument aan te vragen. Op de website nederlandwereldwijd.nl kunnen burgers aan de hand van een vragenlijst (‘paspoorttool’/persoonlijke checklist) de voor hen geldende situatie bepalen en een overzicht genereren van documenten die zij bij het indienen van een aanvraag moeten overleggen. Dit laat onverlet dat u te allen tijde burgers extra informatie of documenten kunt vragen, bijvoorbeeld als u twijfelt aan de echtheid van bepaalde overgelegde documenten.4Indien van toepassing, is informatie over het legaliseren van buitenlandse documenten per land te raadplegen op nederlandwereldwijd.nl. Echter, voor het grootste deel van de aanvragen is de informatie zoals deze op rijksoverheid.nl en nederlandwereldwijd.nl staat voldoende.5www.nederlandwereldwijd.nl/paspoort-id-kaart/buitenland U wordt dringend verzocht op uw eigen website naar deze uniforme informatie te linken. Op uw website kunt u, indien gewenst, aanvullend locatie-specifieke informatie over openingstijden, het maken van afspraken en dergelijke publiceren. In de bijlage van deze circulaire is een werkinstructie opgenomen voor de medewerkers die de aanvragen behandelen. Deze bijlage en de vragenlijst (‘paspoorttool’/persoonlijke checklist) op de website nederlandwereldwijd.nl zijn op elkaar afgestemd. U wordt derhalve verzocht om in uw eigen procedures ter beoordeling van de aanvraag deze werkinstructie aan te houden.
Burgers hechten er veel waarde aan vooraf zoveel mogelijk zekerheid te krijgen over de vraag of zij de juiste documenten bij zich hebben als ze verschijnen om een reisdocument aan te vragen. Ook voor het werkproces bij de uitgevende instantie is het wenselijk dat hierover bij de burger zoveel mogelijk vooraf duidelijkheid bestaat. U kunt duidelijkheid creëren door burgers erop te wijzen voorafgaand aan het maken van een afspraak of voorafgaand aan het digitaal indienen van de benodigde documenten voor het maken van een afspraak6Een aantal gemeenten werkt met een proces waarbij de aanvrager eerst de benodigde documenten om de aanvraag te kunnen beoordelen digitaal moet indienen, waarna de gemeente contact opneemt met de aanvrager om een afspraak te maken. de vragenlijst (‘paspoorttool’/persoonlijke checklist) op nederlandwereldwijd.nl in te vullen. De burger krijgt een checklist te zien met voor de aanvraag relevante documenten. Deze werkwijze voorkomt dat de burger naar huis moet om alsnog andere documenten op te halen. Dit is een voordeel voor de burger en voor de uitgevende instantie. De burger kan, afhankelijk van de innamelocatie, per email, online of telefonisch een afspraak maken voor het indienen van een aanvraag en ontvangt hiervan een bevestiging. Bij de afspraakbevestiging wordt u geadviseerd de burger nogmaals te wijzen op de in te vullen vragenlijst (‘paspoorttool’/persoonlijke checklist) op nederlandwereldwijd.nl.
Indien de aanvraag incompleet is, bestaat de mogelijkheid om bewijsstukken op een later tijdstip alsnog te overleggen. De wettelijke termijn voor het behandelen van een aanvraag is vier weken vanaf het moment van indiening van de aanvraag (artikel 41, eerste lid, Paspoortwet). Indien bij de aanvraag stukken ontbreken, dient u een verzuimtermijn aan te bieden. Gedurende de periode dat de burger aanvullende stukken mag indienen, wordt de behandeltermijn tijdelijk stopgezet.7Artikel 4:15, eerste lid, onder a, Algemene wet bestuursrecht. Als de aanvraag compleet is, gaat de termijn van vier weken weer lopen. De termijn kan in bijzondere gevallen met vier weken worden verlengd (artikel 41, tweede lid, Paspoortwet). Uiteraard wordt de aanvrager hierover schriftelijk geïnformeerd.
Door de wachttijden op nederlandwereldwijd.nl te publiceren blijkt het in veel gevallen mogelijk om duidelijker te communiceren over de wachttijden bij de aangewezen gemeenten voor het kunnen indienen van een aanvraag. In dit verband worden de aangewezen gemeenten verzocht om de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) (info@rvig.nl) te informeren of de wachttijd voor het maken van een afspraak tussen de 0-2, 2-4 of 4-6 weken enz. bedraagt. De verstrekte informatie zal door het Ministerie van BZ op nederlandwereldwijd.nl worden gepubliceerd, zodat burgers hiermee rekening kunnen houden bij de keuze van de aanvraaglocatie (de RvIG verwijst op rijksoverheid.nl naar nederlandwereldwijd.nl voor de actuele wachttijden). Zodra de wachttijd verandert, melden de aangewezen gemeenten dit zodat de informatie op de website kan worden aangepast.
Elke Nederlander heeft recht op een nationaal paspoort en/of een Nederlandse identiteitskaart als geen weigeringsgrond van toepassing is. De Nederlander dient voor de aanvraag en uitreiking in persoon te verschijnen.
Als een aanvrager stelt langdurig niet in staat te zijn persoonlijk te verschijnen bij de aanvraagbalie van uw grensgemeente en aangeeft een aanvraag voor een paspoort of een identiteitskaart te willen indienen, kunt u deze persoon adviseren contact op te nemen met de dichtstbijzijnde Nederlandse post in het buitenland met een aanvraagbalie. Indien de bewegingsvrijheid van de aanvrager wettelijk beperkt is (detentie), dient de aanvrager in het buitenland ook contact op te nemen met de dichtstbijzijnde Nederlandse post in het buitenland. Indien de aanvrager een verklaring omtrent het bewijs van Nederlanderschap wil aanvragen, kunt u hem voor de aanvraag verwijzen naar nederlandwereldwijd.nl.
Bij aanvraag van een reisdocument voor een minderjarige moet worden vastgesteld wie het gezag heeft en wie op basis daarvan toestemming moet(en) geven. Hiertoe moet een originele geboorteakte worden getoond.10In het kader van het Haags Kinderbeschermingsverdrag 1996 dienen de lokale wetgeving omtrent gezag in het land van hoofdverblijf van het kind en eventueel het gezagsregister, de BRP of een uitspraak van een buitenlandse rechter apart te worden gecontroleerd. Vervolgens dien(t)en de pers(o)n(en) met gezag toestemming te verlenen om een aanvraag in te dienen.11In een aantal gevallen, bijvoorbeeld bij overlijden van (één van) de ouders of scheiding van de ouders, dient een afwijkende procedure te worden gevolgd. Zie hiervoor onderdeel 4.3 van de werkinstructie in de bijlage van deze circulaire. Bij aanvraag van een reisdocument voor een onder curatele gestelde (meerderjarige) persoon dient de curator toestemming te verlenen om een aanvraag in te dienen.12Voor de aanvraag van een Nederlandse identiteitskaart heeft een onder curatele gestelde geen toestemming nodig.
Bij de aanvraag van een reisdocument voor een minderjarige is toestemming nodig van alle personen met gezag. Er is bij de aanvraag van een reisdocument voor een minderjarige geen toestemming van een persoon met gezag nodig indien er vervangende toestemming is van de bevoegde rechter. Bij de aanvraag van een reisdocument voor een onder curatele gestelde (meerderjarige) persoon is eveneens geen toestemming van de curator nodig indien er vervangende toestemming is van de bevoegde rechter. Dit kan zowel een Nederlandse als een buitenlandse rechter13HR 31 oktober 2014, ECLI:NL:HR:2014:3070. betreffen. Bovenstaande geldt wat betreft minderjarigen bij aanvragen voor Nederlandse identiteitskaarten voor minderjarigen tot 12 jaar en voor het aanvragen van paspoorten voor minderjarigen tot 18 jaar.
Toestemming door de perso(o)n(en) met gezag kan bij een aanvraag verleend worden door ondertekening van (alleen) het aanvraagformulier indien het voor betrokkene(n) voldoende duidelijk is dat daarmee toestemming wordt gegeven voor een aanvraag van een paspoort of Nederlandse identiteitskaart door een minderjarige, dan wel een afzonderlijke toestemmingsverklaring naast het aanvraagformulier. Indien sprake is van een afwezige persoon met gezag, dan dient van die persoon een kopie van het geldige paspoort of de Nederlandse identiteitskaart te worden overgelegd met daarop een originele handtekening en de datum waarop de kopie is gemaakt. De originele handtekening moet vergeleken kunnen worden met de handtekening op de kopie van het paspoort of de Nederlandse identiteitskaart. Indien dit niet mogelijk is, dienen alle personen met gezag bij de aanvraag aanwezig te zijn. Legalisatie is niet verplicht. Dit laat onverlet dat, indien er aanleiding is tot twijfel, u over kunt gaan tot aanvullend onderzoek. De maximale geldigheidsduur van het formulier/verklaring (tussen toestemming en aanvraag) is drie maanden. De geldigheid van de toestemmingsverklaring eindigt zodra de aanvraag waarvoor de toestemmingsverklaring is gegeven, is afgehandeld.
Een aantal grensgemeenten onderzoekt de mogelijkheid om met DigiD digitaal toestemming te kunnen verlenen. Gemeenten wordt geadviseerd dit alleen aan te bieden op minimaal DigiD midden (sms verificatie) of substantieel niveau in verband met de benodigde zekerheid bij de identiteitsvaststelling.
Nederlanders woonachtig in het buitenland kunnen in bepaalde situaties ongemerkt hun Nederlanderschap verliezen. U wordt daarom verzocht een niet-ingezetene standaard hierover te informeren door middel van het door het Ministerie van BZ opgestelde inlegvel. U verstrekt het inlegvel bij uitgifte van een nieuw reisdocument aan elke niet-ingezetene. Het inlegvel bevat een link naar de in april 2022 op de website van de rijksoverheid gepubliceerde brochure van het Ministerie van Justitie en Veiligheid ‘Brochure Nederlandse nationaliteit automatisch verliezen’.
Artikel 5
Procesinrichting
Onderdeel van Circulaire uniformering aanvraag- en uitgifteproces niet-ingezetenen· Openbare orde en veiligheidsrecht
Deze tekst geldt sinds 13 december 2024