Bijlage Algemeen beleidskader gemeenschapshuizen 2011

Zienswijzen / opmerkingen ( 1e en 2e inspraakronde )

van de betrokken instellingen op de notitie “Herijken beleidsnota /formuleren visie en missie gemeenschapshuizen”

Medio 2010 hebben wij de beherende instellingen van de gemeenschapshuizen in onze gemeente een uitgangspuntennotitie toegestuurd waarin, op basis van ervaringen met het bestaande beleid, plaatsgevonden en te voorziene ontwikkelingen én de gewijzigde situatie in de praktijk, een voorzet werd gedaan voor een geactualiseerde visie en missie voor de gemeenschapshuizen en een aantal beleidslijnen waarlangs deze gerealiseerd zou kunnen worden.

Het betreft nagenoeg dezelfde beleidslijnen als in de bestaande beleidsnota, daar deze de afgelopen jaren een prima basis zijn gebleken om de beoogde doelstellingen mede vorm te geven. We hebben daarbij de beleidslijnen inhoudelijk aangepast aan de gewijzigde omstandigheden.

De nieuwe visie/missie en uitgangspunten moeten leiden tot een algemeen beleidskader dat een uniform beleid moet waarborgen, voor én door alle afzonderlijke gemeenschapshuizen. Daarnaast moet er natuurlijk ook nog voldoende ruimte / vrijheid bestaan om het gemeentelijke beleid afgestemd op de specifieke lokale situatie pér kern / gemeenschapshuis verder in te kleuren / maatwerk toe te passen, zónder daarmee buiten het geschetste kader te treden.

De eerste inspraakronde was vooral bedoeld om van de stichtingsbesturen hun ervaringen met het bestaande beleid te vernemen. De instellingen werd tevens de mogelijkheid geboden ideeën / wensen voor het nieuwe / herijkte beleid en de functie(s) van hun gemeenschapshuis in de toekomst, kenbaar te maken.

De geventileerde opvattingen en zienswijzen hebben we, als “opmerking”, verwerkt in een zienswijzennotitie.

Hierin zijn de opvattingen / zienswijzen voorzien van een aanvullende inhoudelijke toelichting ( “reactie” ).

Op onderdelen waar de zienswijzen van de stichtingsbesturen afwijkend zijn van de geformuleerde uitgangspunten, staat vermeld of en zo ja in welke mate wij hierin aanleiding hebben gezien de oorspronkelijke uitgangspunten aan te passen of te herzien ( “standpunt B&W” ).

De uitgangspuntennotitie, de zienswijzennotitie en de daarop gebaseerde notitie “Herijken beleidsnota / formuleren visie en missie gemeenschapshuizen” zijn op 17 maart 2011 voorgelegd aan de gemeenteraad. De raad besloot kennis te nemen van laatstgenoemde notitie en het college van B&W opdracht te verlenen deze in overleg met de beherende instellingen nader uit te werken, met de expliciete opdracht om te komen tot uniformiteit. Daarop werd een 2e inspraakronde gehouden. De nog resterende opmerkingen hebben wij ( omwille van een integraal beeld op de zienswijzen ) omkaderd toegevoegd aan de zienswijzennotitie naar aanleiding van de 1e inspraakronde. Het resultaat treft u hieronder aan.

Algemeen:

Opmerking: Bij sommige stichtingsbesturen bestaat de indruk dat de gemeente met de “uitgangspuntennotitie” de beleidsvrijheid van de afzonderlijke stichtingsbesturen / beherende instellingen wil intomen. Door het groot onderhoud terug te halen naar de gemeente en mogelijkheden van commerciële activiteiten verder aan banden te leggen, resteert voor de besturen steeds meer slechts de uitvoering van wat de gemeente heeft bepaald.

Reactie: De gemeente betreurt dat die indruk is ontstaan. Doelstelling van de notitie is onder andere om duidelijkheid en eenduidigheid te bieden en bestuur en beheerders te ontlasten ten aanzien van bepaalde verantwoordelijkheden. Het nieuwe beleid moet de besturen de mogelijkheid bieden zich te concentreren op een optimaal gebruik van de accommodatie ten dienste van de lokale gemeenschap.

De gemeente wil de besturen ontlasten van een aantal verantwoordelijkheden door zelf ( een aantal ) randvoorwaarden in te vullen die nodig zijn om dat streven te kunnen realiseren.

Daar waar het stichtingsbestuur het beheer en de exploitatie graag koppelt aan eigen beleid / ondernemer-schap en eigen inschatting van wat goed is voor het gemeenschapshuis en haar gebruikers, dient de gemeente te bewaken dat deze beleidsvrijheid een vergelijk ( in gebruiksmogelijkheden, tarieven, e.d. ) tussen de afzonderlijke gemeenschapshuizen kan doorstaan. Het eigen beleid mag niet buiten het door de gemeente, in samenspraak met de besturen, vastgestelde beleidskader treden.

De notitie is bedoeld om een algemeen beleidskader te schetsen waarmee we vervolgens per kern toewerken naar een op de lokale situatie toegesneden takenpakket en subsidiebedrag. Maatwerk van grof naar fijn.

Nieuwe partijen / nieuwe ontwikkelingen:

Opmerking: Wordt van de gemeenschapshuizen verwacht dat ze in de toekomst zelf zorgactiviteiten gaan initiëren en verzorgen ?

Reactie: Bedoeld wordt dat het gemeenschapshuis een multifunctionele accommodatie moet zijn, die op momenten dat de lokale situatie daar om vraagt, mogelijkheden biedt om ook onderdelen van het lokale zorgaanbod te huisvesten ( spreekuur e.d. ). Wellicht zijn er ook nog andere zorgactiviteiten in / vanuit het gemeenschapshuis mogelijk. Op die manier levert de accommodatie dan een bijdrage aan de lokale zorgstructuur. Primaire taak blijft echter het accommoderen van lokale activiteiten en verenigingen, waarbij een optimale bezetting door deze doelgroep ten alle tijd voorrang geniet op activiteiten / initiatieven die exploitatietechnisch ( extra inkomsten ) wellicht interessanter zijn.

Daar waar het gezien de specifieke lokale situatie meer voor de hand ligt dat zorgaanbieders en zorgactiviteiten elders in het centrum een plek krijgen ( bijv. in bestaande steunpunten ) kan lokaal maatwerk worden toegepast. Hetzelfde geldt voor de huiskamerfunctie als onderdeel van het concept woonzorgzone.

Uitgangspunt 1.

Gemeenschapshuizen spelen een belangrijke rol bij het realiseren van het gemeentelijk welzijnsbeleid, door in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning onderdak te bieden aan ontspannende, creatieve, culturele of sportieve activiteiten waar inwoners actief aan kunnen deelnemen / meedoen.

( ontwikkeling “Welzijnsbeleid / Wet Maatschappelijke Ondersteuning” (WMO))

Uitgangspunt 2.

Gemeenschapshuizen staan er voor open om nieuwe maatschappelijke rollen en functies te gaan vervullen ( naast ontmoeting en ontspanning, ook activiteiten ter bevordering van de sociale cohesie zoals opvang, zorg en ontplooiing ).

( ontwikkeling: “Nieuwe partijen / nieuwe verhoudingen” )

Opmerking: Akkoord, mits de hoogte van de subsidiebijdrage meegroeit met eventuele uitbreiding van taken en verantwoordelijkheden.

Uitgangspunt 3.

Gemeenschapshuizen dragen bij aan het behoud van voorzieningen en activiteiten ( en daarmee de leefbaarheid van de betreffende kern ) door onderdak te bieden aan zo veel mogelijk functies en gebruikers.

( ontwikkeling: “Behoud leefbaarheid”)

Uitgangspunt 4.

Bij het realiseren van dienstencentra ( onderdeel van het concept “woonzorgzone” ) wordt in eerste instantie bezien of integratie in het lokale gemeenschapshuis mogelijk is.

( ontwikkeling: “Uitgangspunten voor de realisering van dienstencentra in het kader van de ontwikkeling van woonzorgzones in de gemeente Bladel” ).

Uitgangspunt 5.

Gemeenschapshuizen bieden onderdak voor ( het lokaal organiseren van ) jongerenactiviteiten.

( ontwikkeling: “Decentraal jongerenwerk”)

Uitgangspunt 6.

Gemeenschapshuizen stemmen frequent af of het aanbod nog altijd aansluit bij de behoeften van hun ( potentiële ) gebruikers.

( ontwikkeling: “Bottom up” benadering. )

Opmerking: Voorgesteld wordt dat niet alleen de stichtingsbesturen maar ook de gemeente periodiek de gebruikers van de gemeenschapshuizen vraagt naar hun wensen, problemen, opmerkingen ten aanzien van bijvoorbeeld de beschikbaarheid van ruimten, service, tarieven, faciliteiten, uitstraling, etc.

Standpunt B&W:

De suggestie om het functioneren van de gemeenschapshuizen periodiek te toetsen bij de gebruikers en te evalueren, wordt overgenomen. Hiertoe zal een vragenlijst worden ontwikkeld, die een jaar na het van kracht worden van het nieuwe beleid, voor de eerste keer zal worden ingezet.

Uitgangspunt 7.

Zie verderop.

BTW.

Zonder uitzondering hebben alle stichtingsbesturen dringend behoefte aan duidelijkheid over hoe te handelen met betrekking tot de aftrek en afdracht van BTW. Omdat de (BTW-)situatie per gemeenschapshuis kan verschillen willen we met de belastingdienst pér gemeenschapshuis afspraken maken over hoe te handelen.

Uitgangspunt 8.

De gemeenschapshuizen wordt duidelijkheid geboden over de juiste wijze waarop en de juiste mate waarin BTW moet worden afgedragen en in vooraftrek mag worden genomen.

( ontwikkeling: BTW )

Uitgangspunt 9.

Gemeenschaphuizen hanteren bij het overleggen van de jaarcijfers een door de gemeente aangereikt verantwoordingsprotocol waarmee het inzicht wordt geboden, dat thans enkel door het herschikken van de jaarcijfers kan worden verkregen.

( ontwikkeling: “Verantwoording” )

Huurtarieven / gebruik om niet.

Opmerking: In de kleine kernen waar de grote zaal van het gemeenschapshuis tevens wordt gebruikt voor binnensportactiviteiten is op basis van de huidige bepaling in de beleidsnota soms moeilijk om te bepalen of voor een activiteit wel/niet huur is verschuldigd. Vallen bijv. sportieve activiteiten van de ouderenbond daar ook onder ?

Reactie: Eerder al werd in deze als richtlijn meegegeven dat activiteiten als sportactiviteiten moeten worden beschouwd ( en dus huur is verschuldigd ) wanneer de activiteit een sport betreft die valt onder de nationale sportkoepel NOC*NSF. Een overzicht van bij het NOC*NSF aangesloten sportbonden is te raadplegen via www.nocnsf.nl / sportbonden / ledenlijst.

Opmerking: Eén gemeenschapshuis heeft een geheel eigen aanpak ontwikkeld voor het bepalen van het bedrag dat voor het gebruik in verband met een (para-)commerciële activiteit verschuldigd is. Men werkt niet met vaste huurbedragen, maar stelt in samenspraak met de gebruiker een kosten- / baten overzicht op. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt wat redelijkerwijs de opbrengsten zouden kunnen zijn en welke kosten gemaakt worden om de activiteit te kunnen laten plaatsvinden. De inzet van personeel van het gemeenschapshuis is daarvan een belangrijk onderdeel. Afhankelijk van de mate waarin de organisatoren van de activiteit / het evenement meer kostenposten van het gemeenschapshuis uit handen nemen ( leveren bijvoorbeeld meer vrijwilligers zodat minder inzet van personeel van het gemeenschapshuis nodig is ), wordt het aandeel in de kosten ( te beschouwen als het verschuldigd huurbedrag ) lager.

Het bestuur stelt dat met deze aanpak de personeelskosten beheersbaar blijven doordat ze met betrekking tot élke activiteit vooraf inzichtelijk worden gemaakt. Deze aanpak biedt bovendien de initiatiefnemers het inzicht of hun voornemen wel kostendekkend gerealiseerd kan worden.

Afwegingen hierbij zijn:

• - Gaat het bestuur hier niet te veel op de stoel van de initiatiefnemers zitten ( “betutteling” )
• - Wie beslist of een activiteit / evenement wel doorgang kan vinden als door het stichtingsbestuur vooraf wordt ingeschat dat een (para-)commerciële activiteit niet kostendekkend kan plaatsvinden. Levert het stichtingsbestuur dan geen medewerking of beperkt zij zich er toe de initiatiefnemers te wijzen op het verwachte tekort ? ( gesteld wordt dat er geen op voorhand verliesgevende paracommerciële activiteiten meer plaatsvinden !? ).
• - Willen we een situatie waarin het stichtingsbestuur eigenlijk zijn veto uitspreekt ( kan in ieder geval zo ervaren worden ) over het wel / niet haalbaar zijn / doorgang vinden van een activiteit of evenement of willen we die verantwoordelijkheid bij de initiatiefnemers laten ?
• - Moet een gemeenschapshuis niet gewoon zorgen voor genoeg personeel als er activiteiten plaatsvinden die binnen de doelstelling vallen ( ook al zijn ze para-/commercieel ) en deze opvoeren in hun exploitatie ( verhoogd de jaarlijkse subsidiebijdrage ) in plaats van deze kosten te verhalen op degenen die het initiatief nemen tot ( nieuwe ) activiteiten ( waarmee mogelijk een drempel wordt opgeworpen ). Is de gemeente niet bereid om een deel van die (personeels-)kosten te dragen / is dat niet de prijs die door de gemeenschap wordt betaald ( t.l.v. de exploitatie van het gemeenschapshuis ) om deze ( para-)commerciële initiatieven / activiteiten te stimuleren en mede mogelijk te maken ?
• - Het bestuur wil zich enerzijds beperken tot haar kerntaak, het faciliteren van dorpsactiviteiten, maar wil anderzijds wel mede sturing geven aan wat er wel of niet kan en tegen welke ( per activiteit wisselende ) prijs.
• - Waarom worden in de kostenopzet wel de kosten van personeel en schoonmaak doorberekend, maar geen kosten van gas, water, elektra, afschrijvingen, etc. ?
• - Hinken we daarmee op 2 gedachten, deels faciliterend ( en de kosten die daarmee gepaard gaan zijn voor rekening van het gemeenschapshuis / de gemeente / de gemeenschap ) en deels kostprijsberekend ( inzet personeel / kosten schoonmaak ) en is dat dan consequent ?
• - Wordt de opbrengst ( consumpties, entree, garderobe ) wordt volledig toegerekend aan de activiteit en deelt het gemeenschapshuis mee in de netto-opbrengst of is er enkel sprake van verhaal van kosten ? ( onder “paracommerciële activiteiten” wordt vermeld dat de netto-opbrengst, ingeval de activiteit wordt georganiseerd door een lokale vereniging, wordt verdeeld op basis van nacalculatie! )
• - Gemeenschapshuis loopt geen risico ( kosten van een paracommerciële activiteit worden één op één verhaald ), maar als het gemeenschapshuis niet meedeelt in de opbrengst, wordt op ( para-) commerciële activiteiten ook nooit “winst” gemaakt !? ( alle opbrengsten zitten in de exploitatieopzet waarvan het resultaat voor de organisatie is )
• - Alternatief is dat het gemeenschapshuis standaard het personeel en de schoonmaak voor zijn rekening neemt, daarvoor krijgt gecompenseerd via een vast huurbedrag en de opbrengst uit consumpties, entree, garderobe, zich niet bemoeid met het al dan niet kostendekkend zijn van een activiteit en afspraken maakt met de organisatie over een aandeel in opbrengst ( percentage of vast bedrag per consumptie ).
• - Principiële vraag is of het gemeenschapshuis moet bepalen of ze ergens wel of niet personeel voor inzet ( die benadering past in het streven naar bedrijfsmatiger werken: weten wat de afzonderlijke activiteiten kosten, waardoor deze beter beheersbaar zijn ) óf dat het gemeenschapshuis zich moet beperken tot het faciliteren van álle initiatieven die zich aandienen en “onder aan de streep” afrekenen met de gemeente ( aanpassen hoogte exploitatiesubsidie ).
• - Gevaar van deze benadering is dat geredeneerd wordt: de gemeente betaald toch wel.
• - ( Hoe ondervangen we dat ? Maximum koppelen aan de subsidiebijdrage ? )

Een ander gemeenschapshuis heeft voor de zakelijke verhuur zelf een tarieventabel ontwikkeld. De daarin opgenomen tarieven zijn gebaseerd op de zaalgrootte, waarbij geen afzonderlijk huurtarief per zaal wordt gehanteerd maar uitgegaan wordt van een hoofdindeling van de ruimten in klein, gemiddeld, groot, daarbij rekening houdend met de gebruiksmogelijkheid van de betreffende zaal. In bijzondere omstandigheden zijn aanpassingen op de in rekening te brengen tarieven mogelijk ( omvang verhuur, aard/tijdstip van de activiteit, specifieke situaties, contractduur ). Het behoort tot de taak van de beheerder om in deze omstandigheden te komen tot maatwerk per specifiek verzoek. Met enkele grootverbruikers is een kortingsregeling op maat overeengekomen, waarbij gezien de grootschaligheid van de activiteit, afgezien wordt van het in rekening brengen van zaalhuur. De huurvrijstelling wordt binnen het totaalpakket van afspraken gezien als een vorm van sponsoring.

Afwegingen hierbij zijn:

• - Is de tarieventabel bruikbaar m.b.t. de andere gemeenschapshuizen ?
• - Willen we de stichtingsbesturen / beherende instellingen zodanig beleidsruimte bieden dat hun beheerder “naar eigen inzicht” situationeel kan bepalen of en zo ja wat de verschuldigde huurprijs is ?
• - Ondanks handelen naar eer en geweten ( en met instemming van het bestuur ) om te komen tot maatwerk, draagt deze beleidsvrijheid van de beheerder het gevaar in zich dat willekeur optreedt of door gebruikers zo wordt ervaren.
• - Huurbijstelling of –vrijstelling ondermijnd een uniforme benadering van gebruikers van zowel dát gemeenschapshuis als ook van vergelijkbare gebruikers in de andere gemeenschapshuizen.
• - Grootgebruikers zouden geen korting op de huur moeten genieten, maar mee moeten delen in de revenuen die het gemeenschapshuis vanwege die activiteit geniet. Daarmee blijft de huurprijs voor elke gebruiker gelijk, alleen delen de initiatieven die het meeste opleveren voor gemeenschapshuis ook het meeste mee in die extra inkomsten. Per saldo hoeft dat geen verschil te maken.
• - Het is geen taak van de beherende instelling om via huurvrijstelling, dus met gemeenschapsgeld, activiteiten / evenementen te sponsoren !

Standpunt B&W:

Het was en is nooit de bedoeling van de gemeente om de beherende instellingen te betuttelen en te beknibbelen op de hen geboden beleidsvrijheid om, binnen de gestelde kaders, naar eigen inzicht en gegeven de specifieke lokale situatie te handelen. Om die reden ook werd in de huidige beleidsnota de huurbepaling heel algemeen gehouden. Er vanuit gaande dat de beherende instellingen “in de geest van” het bepaalde zouden handelen. Ervaringen leren ons echter dat toepassing van deze bepaling / de invulling van deze beleidsvrijheid, per gemeenschapshuis anders is. Zo komt het voor dat de regeling puur volgens de letter van de beleidsnota wordt toegepast ( uitsluitend “verenigingen” komen voor gebruik om-niet in aanmerking ), waar anderen handelen in de geest van het bepaalde ( verenigingen en daarmee vergelijkbare groepen van personen genieten ingeval van niet-commerciële activiteiten huurvrijstelling ) terwijl weer anderen een geheel eigen huurbeleid hebben ontwikkeld en zelf bepalen welke partij huur verschuldigd is en hoeveel. Dat komt de uniformiteit van het gemeentelijk aanbod van vergader- / oefen- en sportruimten niet ten goede. De beschikbaarheid ( de aanwezigheid van een op die kern toegesneden aanbod ) en de toegankelijkheid ( de kosten om gebruik te maken van het aanbod ) moet in elke kern gelijk zijn, dan wel een vergelijk met de situatie in de andere kernen kunnen doorstaan.

Op dezelfde manier als één van de stichtingsbesturen nu de kosten van personele inzet aan een (para-) commerciële activiteit toerekent, kan de vinger aan de pols worden gehouden bij de inzet van het gemeenschapshuis ten aanzien van álle activiteiten ( niet alleen de para-commerciële ). Dat zal in het begin veelal geschieden op basis van nacalculatie. Kritische toetsing van die inzet leidt tot het inzicht wat het programma in het betreffende gemeenschapshuis gemiddeld het jaar rond aan ( personele ) inzet vereist. Het is aan de gemeente om te bepalen of het kostenplaatje van die inzet acceptabel is om dit programma ( totaal aan activiteiten / evenementen ) mede mogelijk te maken. Het is niet wenselijk dat stichtingsbesturen zich die bevoegdheid toedelen. Het oordeel over de mate waarin gemeenschapgelden mogen worden aangewend voor het in standhouden / mede mogelijk maken van een bepaald voorzieningenniveau, is aan de gemeenteraad ( de vertegenwoordiging van diezelfde gemeenschap ) en niet aan afzonderlijke stichtingsbesturen.

Er zal kritisch gekeken moeten ( blijven ) worden naar de inzet en het daaruit voortvloeiende kostenplaatje. De instandhoudingsbijdrage ( jaarlijkse subsidie ) zal ( bijzondere omstandigheden daargelaten ) gemaximaliseerd worden, om te voorkomen dat te makkelijk en te ruimhartig inzet wordt gepleegd, omdat “onder de streep aan het eind van het jaar toch wordt afgerekend met de gemeente”.

Het ondernemerschap van beheerder en bestuur dient zich te richten op een optimaal gebruik van ruimten en niet op het handelen naar eigen inzicht met de condities waaronder dat gebruik plaats kan vinden, noch op het situationeel bepalen of en zo ja hoeveel huur betaald moet worden, hoe transparant, integer en verdedigbaar dat ook plaatsvindt.

Sponsoring van initiatieven door middel van bij- of vrijstelling van huur is wat ons betreft niet acceptabel.

Het strikt toepassen van de onder deze paragraaf “huur” omschreven uitgangpunten voorkomt willekeur, schept duidelijkheid en zekerheid en maakt een einde aan de situatie waarin sommige stichtingsbesturen een eigen huurbeleid hanteren.

Opmerking: Tijdens de 2e inspraakronde is gebleken dat sommige gemeenschapshuizen aan verenigingen de mogelijkheid bieden om de gehele accommodatie voor een vaste dagprijs te huren. De vereniging verzorgt dan het totale evenement ( inzet personeel, drankinkoop en -verkoop, poetsen, etc. ) waarbij dus alle lusten en lasten voor de vereniging zijn.

Reactie: Het kan nooit de bedoeling van het oprichten en in stand houden van gemeenschapshuizen zijn ( geweest ) om individuele verenigingen de mogelijkheid te bieden om, gebruikmakend van een gemeenschapsvoorziening, als kroegbaas op te gaan treden.

Opmerking: Een andere regeling bestaat uit het hanteren van een opslag op consumptieprijs, ten gunste van de organiserende vereniging, waarbij het gemeenschapshuis personeel levert en de accommodatie poetst.

Reactie: Ook deze regeling staan wij niet voor aangezien de opslag tot op heden plaatsvindt op een consumptieprijs die lager ligt dan de prijs die wordt gehanteerd in de plaatselijke horeca. De verplichting om het niveau van de lokale horeca te hanteren, maakt dat het hanteren van opslagen niet langer interessant / mogelijk is.

Opmerking: Een derde gehanteerde variant betreft het aanbieden van consumptiebonnen tegen inkoopprijs aan verenigingen die een activiteit organiseren waar 250 of meer bezoekers worden verwacht, waarbij de vereniging zelf mag bepalen voor hoeveel de consumptie uiteindelijk wordt aangeboden.

Reactie: Ook deze variant is in strijd met wat wij voorstaan aangezien de uiteindelijke consumptieprijs niet bij voorbaat vaststaat ( moet volgens onze beleidsnota het niveau van de lokale horeca zijn ). De praktijk leert ons dat afspraken worden gemaakt over een aandeel van de consumptieprijs ( niveau lokale horeca ) op het moment dat een activiteit het gemeenschapshuis zodanige revenuen oplevert dat een dergelijke tegemoetkoming aan de organiserende vereniging is gerechtvaardigd.

Dat is een prima alternatief voor alle hierboven genoemde varianten.

Standpunt B&W:

Stichtingsbesturen zijn verantwoordelijk voor het beheer en de exploitatie van het gemeenschapshuis en mogen dit niet, zonder instemming van de gemeente, in handen geven van een vereniging. Gebruik van een gemeenschapshuis kan enkel geschieden om niet of tegen betaling van huur, met consumptieprijzen op het niveau van de lokale horeca. Beheer en exploitatie geschiedt uitsluitend en alleen door de partij / instelling waarmee de gemeente hiertoe een subsidierelatie onderhoudt.

Uitgangspunt 7.

Gemeenschapshuizen hanteren ingeval van een structureel gebruik van (een) ruimte(n) door een commerciële partij, één uniforme huurprijs/norm, ongeacht welke kern of welk gebouw het betreft.

( ontwikkeling: “Structureel gebruik door commerciële partijen” )

Opmerking: Een stichtingsbestuur is van mening dat de gemeente zich niet tot op dit niveau met de bedrijfsvoering van het gemeenschapshuis zou moeten bemoeien. Als dit soort zaken allemaal worden voorgeschreven, welke beleidsvrijheid resteert er dan nog voor stichtingsbestuur. De beheerder opereert in de huidige situatie met steun van het bestuur als ondernemer, waarbij afhankelijk van de vraag of er toch al gebruik van andere ruimten plaatsvindt ( en dus aanwezigheid van de beheerder is vereist ), een huurtarief wordt bepaald.

Bevestigd wordt dat het dus kan voorkomen dat ten behoeve van de zelfde activiteit de ene keer wel en de andere keer geen huur verschuldigd is ( of een afwijkend tarief ). Opmerkingen over willekeur o.i.d. heeft men nog nooit ontvangen.

Standpunt B&W:

Zoals voorafgaand aan uitgangspunt 7 beschreven zijn wij voorstander van het hanteren van vaste huurtarieven, onafhankelijk van de frequentie van het gebruik, de omvang van het gebruik, de te verwachten revenuen van het gebruik, etc.

Uitgangspunt 10.

Voor het gebruik van ruimte(n) door personen / groepen van personen ( al dan niet in verenigingsverband ) en verenigingen afkomstig uit de gemeente Bladel, is geen huur verschuldigd.

Opmerking: voor zover het geen commerciële activiteiten betreft.

Standpunt B&W:

Opmerking wordt onderschreven en zal aan het bepaalde in uitgangspunt 10 worden toegevoegd.

Diverse gemeenschapshuizen hebben een eigen aanpak ontwikkeld voor het bepalen van het huurbedrag vanwege gebruik in verband met een bepaalde (para-)commerciële activiteit.

Uitgangspunt 10a.

Voor alle gebruikers van ruimten in het gemeenschapshuis geldt dat op het niet verschijnen op gereserveerde tijden een sanctie kan worden gesteld.

Opmerking: Dit raakt direct de beleidsvrijheid van de afzonderlijke stichtingsbesturen en neigt naar betutteling door de lokale overheid. Als het bestuur / de beheerder niet in staat is deze zaken goed te regelen, zijn ze niet bekwaam voor hun taak. Bovendien speelt deze problematiek helemaal niet.

Standpunt B&W:

Met deze bepaling werd beoogd de besturen een handvat te bieden op basis waarvan opgetreden zou kunnen worden. Iets waarop in voorkomend geval richting gebruikers teruggevallen zou kunnen worden. Als de bepaling als betutteling wordt ervaren en bovendien overbodig wordt geacht, kan deze komen te vervallen.

Uitgangspunt 11.

Alle niet commerciële zorg-, hulp- en dienstverlenende welzijnsinstellingen die met hun lokale aanbod een bijdrage leveren aan ( het behoud / het vergroten van ) de leefbaarheid van het dorp, moeten om niet gebruik kunnen maken van ruimten in het gemeenschapshuis.

De huidige bepalingen ten aanzien van niet-commerciële, paracommerciële en commerciële activiteiten worden door nagenoeg alle stichtingsbesturen anders geïnterpreteerd en toegepast, waardoor ten aanzien van dezelfde en vergelijkbare verzoeken in de ene kern wel en in de andere geen huur verschuldigd is ( waarbij op zich het verschuldigde huurbedrag, zoals eerder al geconstateerd, ook nog per kern verschilt ).

Standpunt B&W:

Wij stellen ons op het standpunt dat instellingen die dienstbaar zijn aan de lokale gemeenschap ( en om die reden veelal ook een subsidierelatie met de gemeente kennen ) in principe om niet gebruik moeten kunnen maken van het gemeenschapshuis. Het alternatief is dat we huur gaan vragen, deze instellingen dat vervolgens verwerken in hun exploitatiecijfers, waarin de gemeente vervolgens weer een bijdrage moet leveren. Dit rondpompen van geld willen we voorkomen. Scholen dienen te worden gelijkgesteld aan niet commerciële zorg-, hulp- en dienstverlenende welzijnsinstellingen zoals het maatschappelijk werk, de GGD, de bibliotheek, en moeten dus om niet gebruik kunnen maken van ruimten in het gemeenschapshuis.

Opmerking: Scholen maken soms ook gebruik van ruimten in een gemeenschapshuis voor het geven van reguliere lessen. Een stichtingsbestuur is van mening dat in die gevallen huur betaald zou moeten worden.

Voor reguliere lessen zijn immers, met gemeenschapsgeld, afdoende schoolgebouwen / lesruimten gebouwd. Is sprake van schoolgebruik vanwege culturele activiteiten ( zoals de schoolmusical ) en dergelijke, zou gebruik om niet moeten kunnen plaatsvinden.

Standpunt B&W:

Indien het schoolgebruik betrekking heeft op lesgeven is huur verschuldigd.

Is sprake van schoolgebruik vanwege culturele activiteiten ( zoals de schoolmusical ) en dergelijke, is geen huur verschuldigd.

De financiële gevolgen van mogelijke inkomstenderving ten opzichte van de huidige praktijk, zullen worden meegewogen bij het bepalen van de hoogte van de nieuwe subsidiebijdrage.

Uitgangspunt 12.

Er is sprake van een “verenigingsactiviteit”, wanneer het een activiteit betreft, gelieerd aan de ( statutaire ) doelstelling van die vereniging, zonder het vooropgestelde doel ( extra ) inkomsten te verwerven, uitgevoerd door personen / groepen van personen ( al dan niet in verenigingsverband ) en verenigingen, afkomstig uit de gemeente Bladel. Ingeval van een “verenigingsactiviteit” is geen huur verschuldigd.

( ervaring met beleidslijn “huur” )

Opmerking: Opgemerkt wordt dat de voor rekening van het gemeenschapshuis blijvende kosten gemoeid met bepaalde “verenigingseigen” activiteiten soms in geen enkele verhouding staan met de opbrengsten.

Standpunt B&W:

Doelstelling van een gemeenschapshuis is in eerste instantie om onderdak te bieden ten behoeve van “verenigingseigen” activiteiten. Dat bij veel van die activiteiten de kosten hoger zijn dan de opbrengsten is een gevolg van de gemeentelijke beleidskeuze om ten behoeve van die activiteiten passende voorzieningen te bieden en in stand te houden. Daarbij mag voor wat betreft het bieden van gebruiksmogelijkheden voor “verenigingseigen” activiteiten geen onderscheid gemaakt worden op basis van de kosten / opbrengstverhouding.

Uitgangspunt 13.

Er is sprake van een “activiteit met commerciële inslag” wanneer het “verenigingsvreemde” activiteiten betreft ( niet gelieerd aan de - statutaire - doelstelling van de gebruiker ) met het vooropgestelde doel ( extra ) inkomsten te verwerven. Ingeval van een “activiteit met commerciële inslag” is huur verschuldigd.

( ervaring met beleidslijn “huur” )

Opmerking: Eén bestuur is voorstander van de benadering: daar waar inkomsten worden vergaard is huur verschuldigd, ongeacht of het een “verenigingseigen” dan wel “verenigingsvreemde” activiteit betreft.

Hetzelfde geldt voor het gebruik van faciliteiten zoals een beamer e.d.: iedereen betaalt daarvoor een vergoeding.

Opmerking: Een ander stichtingsbestuur stelt dat alle verenigingsactiviteiten, ook als er entree wordt gevraagd of enkel het vooropgestelde doel hebben om extra inkomsten te vergaren (“met commerciële inslag”), in principe gratis gebruik zouden moeten kunnen maken van de accommodatie. Het gemeenschapshuis heeft immers ook de revenuen van zo activiteit ( opbrengst consumpties e.d. ).

Standpunt B&W:

Wij delen de stelling dat voor het gebruik van faciliteiten ( zoals een beamer ) een onkostenvergoeding moet worden betaald, ongeacht of sprake is van een verenigingseigen dan wel een verenigingsvreemde activiteit.

Sommige verenigingen zijn genoodzaakt om uitvoeringen van “eigen” activiteiten te kunnen bekostigen, extra inkomsten te vergaren, bijvoorbeeld door middel van entree. Als die inkomstenbron op zich dan vervolgens weer leidt tot extra uitgaven ( huur ), wordt de haarbaarheid / bekostiging van zulke activiteiten onnodig moeilijk gemaakt. Om die reden willen we het bepaalde in uitgangspunt 12 ongewijzigd laten.

Het vrijstellen van huur omdat die activiteit toevallig wat meer revenuen oplevert, leidt tot willekeur. Wanneer levert een activiteit zodanig veel op voor het gemeenschapshuis dat men in aanmerking komt voor huurvrijstelling ? Waar ligt die grens ? En is die grens ten aanzien van alle activiteiten gelijk of verschilt die ook weer per activiteit ? Huur en revenuen moeten los van elkaar worden bezien. Praktijk is dat een activiteit die de nodige revenuen oplevert, afspraken kan maken met betrekking tot de consumptieprijs.

Opmerking: Sommige stichtingsbesturen onderschrijven dit uitgangspunt, waar andere besturen er voor pleiten om ook deze activiteiten om niet te laten plaatsvinden in het gemeenschapshuis.

Daar waar gepleit wordt voor een gebruik om niet, worden voorbeelden genoemd van activiteiten waarmee verenigingen ( met inzet van vrijwilligers ) wat extra inkomsten proberen te vergaren ( zoals een rommelmarkt / kledingbeurs ) waarvan de eerste - mogelijke - winst al direct teniet wordt gedaan doordat daarvan ook nog huur moet worden betaald. Andere besturen zijn echter van mening dat de doelstelling van het gemeenschapshuis beoogd om een laagdrempelige ( geen huur ) voorziening te bieden voor “verenigings-eigen” activiteiten. Als daarnaast ook nog om niet accommodatie, faciliteiten en inzet personeel moet worden geboden om verenigingen extra inkomsten te kunnen laten vergaren, wordt naar de mening van deze besturen de functie van een gemeenschaphuis te ruim geïnterpreteerd, vloeien de opbrengsten naar de vereniging en blijven de lasten voor het gemeenschapshuis / de gemeenschap. In die constructie hoeven initiatiefnemers er niet of nauwelijks nog rekening mee te houden dat aan de activiteit behalve lusten of lasten zijn verbonden.

Standpunt B&W:

Wij zijn van mening dat de kosten van “verenigingsvreemde” activiteiten die de vereniging naar verwachting wat extra inkomsten zal opleveren, niet volledig ten laste mogen komen van het gemeenschapshuis / de gemeenschap en dat daarvoor dus huur verschuldigd is. De huur betreft bovendien slechts een tegemoetkoming is de kosten, daar een gebruik tegen kostprijs ( kosten accommodatie en personeel ) al snel de hoogte van het huurbedrag overstijgt.

Uitgangspunt 14.

Er is sprake van een “commerciële activiteit” wanneer het activiteiten van een profit-instelling betreft met het vooropgestelde doel de commerciële activiteiten / het commerciële aanbod van de gebruiker te promoten.

Ingeval van een “commerciële activiteiten” is huur verschuldigd.

( ervaring met beleidslijn “huur” )

Opmerking: Een stichtingsbestuur wil, door zich meer te gaan richten op de commerciële markt, extra inkomsten verwerven om daarmee extra voorzieningen te kunnen bekostigen voor de eigenlijke doelgroep.

Standpunt B&W:

Het ondernemerschap van de beherende instellingen moet zich richten op een optimale bezetting van ruimten door de eigenlijke doelgroep ( naast o.a. een voortdurende kritische toetsing van de omvang van de inzet van personeel ). Het verwerven van extra inkomsten met een commerciële activiteit is een prettige bijkomstigheid, want exploitatietechnisch wellicht aantrekkelijk, maar niet de primaire doelstelling.

Het mag de gebruiksmogelijkheden van de eigenlijke doelgroep niet verdringen. Indien extra middelen nodig zijn om de eigenlijke doelgroep (nog) beter van dienst te kunnen zijn, dan kan daarvoor een beroep op de gemeente worden gedaan.

Uitgangspunt 15.

Er wordt een uniform huurtarievenbeleid ontwikkeld voor alle gemeenschapshuizen in onze gemeente waarin een onderscheid wordt gemaakt in de huur voor verenigingsactiviteiten met een commerciële inslag en commerciële activiteiten.

Opmerking: Diverse stichtingsbesturen zijn van mening dat dit stukje ondernemerschap aan het bestuur / de beheerder van het gemeenschapshuis moet worden gelaten.

Standpunt B&W:

Het mag voor een gebruiker geen verschil maken of men in de ene of de andere kern aanklopt om gebruik te kunnen maken van het gemeenschapshuis. Is het gebruik in de ene kern gratis dan zou dat in de andere kern / in een ander gemeenschapshuis ook zo moeten zijn. Ook de prijs ( de huur ) vanwege het gebruik van een ruimte in het ene of het nadere gemeenschapshuis moet hetzelfde / vergelijkbaar zijn. Het mag niet zo zijn dat men in het ene gemeenschapshuis veel goedkoper uit is dan in het andere.

Opmerking: Eén stichtingsbestuur gaat hierin nog verder en stelt dat alléén ( groepen van ) personen en verenigingen uit het eigen dorp om niet gebruik kunnen maken van het gemeenschapshuis en dat ( groepen van ) personen en verenigingen uit een andere kern van de gemeente Bladel wél huur moeten betalen !!

Opmerking: Door het uitbrengen van een offerte aan commerciële gebruikers kan de verschuldigde bijdrage ( te beschouwen als huurvergoeding ) per, onderlinge vergelijkbare, activiteit verschillen. De bijdrage voor dezelfde activiteit kan zelfs per keer verschillen ( bijvoorbeeld wanneer er de ene keer meer bezoekers worden verwacht dan de andere keer ). Gebruikers weten niet wat ze moeten betalen om een ruimte te gebruiken in gemeenschapshuis. Dat wordt pas duidelijk nadat samen met het bestuur een kosten/baten analyse is opgesteld.

Het is de vraag of we dat moeten willen ( nog los van het feit dat deze aanpak wel erg arbeidsintensief is: offerte pér activiteit, en er kan nooit meteen worden aangegeven wat gebruik van een ruimte kost ).

Standpunt B&W:

Bezien zal worden of bijvoorbeeld de tarieventabel van “Den Herd” ook kan worden gehanteerd in / door de andere gemeenschapshuizen.

Uitgangspunt 16.

De stichtingsbesturen stellen een overzicht op van activiteiten die zich op de scheidslijn ( in het “grijze” gebied ) van de verschillende categorieën van gebruik bevinden. In overleg kan dan worden bepaald tot welke categorie de betreffende activiteit moet worden gerekend en in welke mate huur is verschuldigd.

Desgevraagd wordt toegelicht dat de achterliggende gedachte bij dit uitgangspunt was dat er een opsomming van “twijfelgevallen” ( wel / niet huur ? ) opgesteld zou worden en dat door aan te geven of hiervoor wel / niet huur verschuldigd is, in de toekomst de interpretatie van de beleidsregel makkelijker en eenduidiger zou kunnen plaatsvinden.

Activiteiten door de lokale school ( musical e.d. )

• - Geen huur: niet commerciële instelling dienstbaar aan de lokale gemeenschap.

Bijeenkomst ZLTO

• - Geen huur: overleg belangenvereniging met leden zonder commercieel karakter

Regionaal overleg ZLTO

• - Wel huur: gebruiker is niet afkomstig / niet gevestigd in onze gemeente.

Overleg lokale afdeling MKB

• - Wel huur: overleg belangenvereniging van leden mét commercieel karakter / winstoogmerk

Toneeluitvoering met entree

• - Geen huur: inkomsten zijn nodig om “verenigingseigen” activiteiten mogelijk te maken

Carnaval

Geen huur: culturele activiteit zonder winstoogmerk

Vergadering dorpsraad

• - Geen huur: geen commerciële activiteit, door groep van personen uit de eigen gemeente

Volleybal als activiteit voor ouderen

• - Wel huur: volleybal is een sport waarvan de bond is aangesloten bij het NOC*NSF

Koersbal als activiteit voor ouderen

• - Geen huur: geen sport die via de bond is aangesloten bij het NOC*NSF

Lezing Rabobank

Wel huur: activiteit ter promotie van een commerciële instelling

Spreekuur GGD, maatschappelijk werk, consultatiebureau etc.

• - Geen huur: betreft niet commerciële zorg-, hulp- en dienstverlenende welzijnsinstellingen

Wij hebben niet de illusie dat hierbij de discussie wel / niet huur helemaal uit de wereld is. Er zullen altijd twijfelgevallen blijven. Voornoemde uitgangspunten, ondersteund met een aantal praktijkvoorbeelden,

moeten bijdragen aan een meer uniforme interpretatie en toepassing.

Uitgangspunt 17.

In gevallen waarin ruimten in onze gemeenschapshuizen gedurende een langere periode (enkele maanden / een seizoen / of nog langer) exclusief gebruikt worden door commerciële marktpartijen ( bijv. kinderopvang ) wordt een huurnorm voorgestaan van € 125,= excl. BTW per m2 ( prijspeil 2010 ).

Voor de levering van gas, water en elektra wordt een opslag gerekend van 35,= excl. BTW per m2.

Ingeval van medegebruik / gebruik voor enkele dagen / dagdelen per week (gedurende een langere periode) dienen deze normen naar verhouding te worden aangepast. Hierbij wordt gerekend met 15 dagdelen per week ( 5 ochtenden, middagen en avonden ), er vanuit gaande dat commercieel gebruik in de weekenden in regel incidenteel is. Deze normbedragen dienen jaarlijks te worden geïndexeerd met het consumentenprijsindexcijfer van de reeks alle huishoudens ( het indexcijfer van de maand gelegen 4 maanden voor de maand waarin de huurprijs wordt aangepast gedeeld door het indexcijfer van de maand gelegen 16 maanden voor de maand waarin de huurprijs wordt aangepast ).

Opmerking: Indien het genoemde bedrag de huurnorm per jaar betreft.

Verwezen wordt naar de kanttekeningen bij uitgangspunt 7 en 15.

Opmerking: Met een dergelijk hoog huurtarief is het niet aannemelijk dat de gemeenschapshuizen overspoeld zullen worden met aanvragen van commerciële partijen.

Standpunt B&W:

Met dit tarief is de kostprijs van het commerciële gebruik van een ruimte in een gemeenschapshuis in de lijn van het tarief dat door de lokale basisscholen in rekening wordt gebracht vanwege huur van ruimten / lokalen door een commerciële partij.

Uitgangspunt 18.

In gevallen waarin een commerciële partij voor een langere periode ( enkele maanden / een seizoen, of nog langer ) een ruimte wil huren in een gemeenschapshuis, dient de gemeente vooraf te worden gekend in de beslissing om hier wel of niet medewerking aan te verlenen.

Opmerking: Een stichtingsbestuur is van mening dat de afweging aan het stichtingsbestuur overgelaten moet worden. De gemeente past een rol op afstand. Pas wanneer de capaciteit is het gedrang komt, doelgroepgebruikers niet meer altijd terecht kunnen, zou de gemeente in deze pas aan de bel mogen trekken.

Standpunt B&W:

Uitgangspunt is niet geformuleerd om te tornen aan de bevoegdheid van de beherende instellingen. Uitgangspunt dient als handvat om als lokale overheid te bewaken dat met gemeenschapsgelden opgerichte voorzieningen niet in concurrentie met andere marktpartijen of met elkaar, onderdak bieden aan commerciële instellingen én dat daar waar medewerking wordt verleend dit in elk gemeenschapshuis op dezelfde manier wordt vormgegeven.

Onderhoud.

Uitgangspunt 19.

De gemeente wordt weer verantwoordelijk voor het groot onderhoud.

De ervaring met de manier waarop door de beherende instellingen is omgegaan met de voeding en onttrekkingen van de voorziening onderhoud, gekoppeld aan de constatering dat het bij aanvang beoogde financieel voordeel thans ook of zelfs nog in meerdere mate kan worden verkregen door als gemeente het onderhoud van de 5 gemeenschapshuizen als één geheel uit / aan te besteden, pleit voor het door de gemeente terugnemen van de verantwoordelijkheid voor het groot onderhoud.

( ervaring met beleidslijn “onderhoud” )

Opmerking: Drie van de vijf stichtingsbesturen herkennen zowel de huidige problematiek als de praktische voordelen om de verantwoordelijkheid voor tijdig en kwalitatief groot onderhoud terug te leggen bij de gemeente. Eén gemeenschapshuis wil de mogelijkheid behouden om in overleg met de gemeente ook sommige activiteiten onder de noemer “groot onderhoud” zelf ter hand te nemen. Voor het gemeenschapshuis in Casteren is dit niet aan de orde omdat het stichtingsbestuur geen taken heeft op het gebied van groot onderhoud ( taak van eigenaar Woningstichting De Zaligheden uit Eersel ).

Eén gemeenschapshuis wenst ook in de toekomst zelf verantwoordelijk te blijven voor het totale onderhoud. Daarbij zal zij zich laten leiden door de ramingen van “Oranjewoud” en mutaties jaarlijks afstemmen met de gemeente.

Standpunt B&W:

De gemeente wil af van de situatie waarin aan de hand van de jaarstukken allerlei correcties op de geschetste stand van de voorziening onderhoud moeten worden doorgevoerd om afstemming te behouden met de mate waarin hiertoe subsidie wordt verleend. Correcties vanwege oneigenlijk en/of een te ruimhartig gebruik van de voorziening. Ingeschat wordt dat de financiële gevolgen van deze maatregel minimaal zullen zijn. De instellingen ontvingen tot nu toe een bedrag onder aftrek van 10% efficiëncykorting. Dat voordeel moet de gemeente nu zelf zien te realiseren door het onderhoud van meerdere gemeenschapshuizen tegelijkertijd aan te besteden.

Mocht het zover komen dat één gemeenschapshuis ( als eigenaar ) zelf verantwoordelijk blijft voor het volledige onderhoud, dan wil de gemeente daar wel meteen de afspraak aan koppelen dat de omvang van de voorziening onderhoud voor dit gemeenschapshuis dan nimmer meer een argument kan zijn om aanvullende middelen te vragen voor het tijdig en afdoende uitvoeren van de door “Oranjewoud” opgesomde onderhoudsactiviteiten.

Opmerking: Een bestuur wil de mogelijkheid behouden om in overleg met de gemeente ook sommige activiteiten onder noemer “groot onderhoud” zelf uit te voeren. Sommige activiteiten lenen zich er prima voor om door het eigen personeel te worden uitgevoerd tijdens momenten waarop de bezetting van de accommodatie minimaal is.

Standpunt B&W:

Voor zover dat niet leidt tot een ruime aanstelling van betrokken personeelsleden, waardoor extra kosten worden gemaakt voor taken die anders door/namens de gemeente uitgevoerd zouden worden, is dat niet bezwaarlijk.

Onderhoud / vervanging / uitbreiding van inventaris.

Op grond van bestaand beleid is bepaald dat alles wat met inventaris te maken heeft, waarvan redelijkerwijs kan worden ingeschat dat het langer meegaat dan 1 exploitatiejaar, ten laste van de voorziening moet worden geboekt ( goederen met een levensduur korter dan een jaar, betreft verbruiksgoederen en mogen ten laste van de exploitatie worden geboekt ). Men ontvangt voor het voeden van deze voorziening jaarlijks een geoormerkt bedrag via de exploitatiesubsidie. Het ten laste van de exploitatie boeken van zowel het voeden van de voorziening inventaris als ook alle kleine dagelijkse / jaarlijkse uitgaven voor inventaris, is in die optiek dubbelop.

Opmerking: Sommige stichtingsbesturen delen die benadering niet en stellen dat overeenkomstig boekhoudkundige richtlijnen kleine uitgaven ( minder dan € 450,= ) en inventarisgoederen met een beperkte levensduur ( een paar jaar ) ten laste van de exploitatie geboekt moeten worden.

Reactie: De gemeente heeft steeds gesteld dat dat wel zo moge zijn, maar dat dat een andere grondslag is dan waarop de voeding van de voorziening thans is gebaseerd. De subsidiebijdrage moet worden afgerekend op dezelfde uitgangspunten als waarop deze is verleend. Verschil van inzicht en verantwoorden leidt tot een ander exploitatieresultaat. Een juist beeld van dit resultaat is belangrijk, zeker in de eerste exploitatiejaren na nieuwbouw waarin de subsidiebijdrage op basis van het exploitatieresultaat wordt afgerekend.

Opmerking: Los van deze discussie wordt opgemerkt dat de gehanteerde gemiddelde afschrijvingstermijn van 15 jaar niet overeenstemt met de gemiddelde afschrijvingstermijn van de huidige inventaris, zeker niet als van die gelden ook nog het onderhoud moet worden bekostigd.

Uitgangspunt 20.

De gemeente bepaalt tot op welk niveau zij zich verantwoordelijk voelt de beherende instellingen

financieel in staat te stellen de huidige inventaris op peil te houden. Vooraf kan reeds worden gesteld dat instandhouding van de inventaris op het huidige niveau ( kwalitatief / kwantitatief ) leidt tot de noodzaak om de beherende instellingen op dit onderdeel in het vervolg extra financieel tegemoet te komen.

( ervaring met beleidslijn “Onderhoud / vervanging / uitbreiding van inventaris” )

Opmerking: Voordat met de nieuwe subsidiesystematiek wordt gestart, dient de afschrijving van oude inventaris te zijn afgehandeld. Normering moet flexibel zijn: vergoeding op basis van die normering moet meegroeien met uitbreiding inventaris vanwege uitbreiding taken of functies.

Uitgangspunt 21.

Voor aanschaf / onderhoud / vervanging van inventaris ontvangen de beherende instellingen voortaan een genormeerde tegemoetkoming. De instellingen zijn vrij om te bepalen hoe dit bedrag, gezien de specifieke lokale situatie / behoefte, ten behoeve van de inventaris wordt ingezet.

Standpunt B&W:

Zoals in de uitgangspuntennotitie toegelicht komt de thans gehanteerde subsidiegrondslag met betrekking tot het onderhouden, vervangen en uitbreiden van de inventaris niet overeen met de situatie in de praktijk. De waarde van de totale inventaris is vaak hoger dan het bedrag waarmee gerekend wordt bij het bepalen van de hoogte van de dotatie in de voorziening. Bovendien zijn de marktconforme afschrijvingstermijnen van de aanwezige inventaris veel korter dan de gemiddelde termijn van 15 jaar volgens de subsidiegrondslagen.Gevolg is een aanzienlijke scheefgroei tussen de mate waarin de voorziening wordt opgebouwd en de mate waarin de inventaris zou moeten worden afgeschreven. Instellingen zijn simpelweg niet in staat om met de hiertoe beschikbaar gestelde middelen de huidige inventaris tijdig te onderhouden en/of te vervangen. Om de inventaris op peil te houden zijn instellingen genoodzaakt om middelen uit het eigen vermogen bij te passen. De huidige subsidiegrondslag moet worden vervangen door een manier / mate van subsidiëren die de beherende instellingen financieel in staat stelt een op de schaal van het betreffende gemeenschapshuis toegesneden samenstelling en waarde van de inventaris te bekostigen. Gedacht wordt aan objectieve normering van de mate waarin de gemeente de beherende instellingen hiertoe financieel tegemoet moet komen. Een normering om te voorkomen dat in de toekomst discussies plaatsvinden wat wel of niet tot de inventaris behoort en hoe duur zoiets dan mag zijn. Die beslissing / beleidsvrijheid willen we aan de beherende instellingen laten. Via indexering wordt bewaakt dat de compensatie ( subsidiebijdrage op dit onderdeel van de exploitatie ) in lijn blijft met reguliere kostenstijgingen. Bij het bepalen van de nieuwe subsidiegrondslag met betrekking tot de inventaris, gaan we er vanuit dat alle gemeenschapshuizen thans ( in ruime ) beschikken over die inventaris, die nodig wordt geacht om als gemeenschapshuis goed te kunnen functioneren. Hierbij zal worden gecheckt of vergelijkbare onderdelen in de opgaven van alle instellingen hetzelfde worden geïnterpreteerd c.q. wel of niet zijn meegenomen. Elke normering zal uiteindelijk arbitrair zijn, doch we willen komen tot een systeem dat leidt tot een bijdrage waarvan door betrokken partijen in alle redelijkheid wordt ingeschat dat het voldoende mogelijkheden biedt om ook qua inventaris op een acceptabel niveau te kunnen blijven functioneren. Vanwege voornoemde scheefgroei zal de gemeentelijke bijdrage op dit exploitatieonderdeel naar boven moeten worden bijgesteld.

Investeringen.

Uitgangspunt 22.

Beherende instellingen maken tijdig melding van investeringen in het gebouw, waarvoor een beroep op de gemeente zal worden gedaan.

( ervaring met beleidslijn “Investeringen” )

In reactie op de vraag wat moet worden verstaan onder “tijdig” wordt gesteld dat de investering gemeld moet zijn vóór 1 mei van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de investering gewenst is.

Beschikbaarheid van gemeenschapshuizen die geen eigendom zijn van de gemeente

Uitgangspunt 23.

De beschikbaarheid van de accommodaties die geen eigendom zijn van de gemeente ( Hapert = stichting / Casteren = woningstichting ) moet gewaarborgd zijn.

Via de erfpachtovereenkomst ( Hapert ) en de huurovereenkomst met WSZ ( Casteren ) is de beschikbaarheid van genoemde accommodaties voldoende gewaarborgd.

De praktijk geeft geen aanleiding in deze zaken anders te gaan regelen.

( ervaring met beleidslijn: “Beschikbaarheid van gemeenschapshuizen die geen eigendom zijn van de gemeente” )

Bijzondere functies

Uitgangspunt 24.

Het opzetten en uitbreiden van “bijzondere functies” in de gemeenschapshuizen wordt toegejuicht, mits geen verdringing van reguliere activiteiten / functies plaatsvindt, mits niet-commercieel en mits qua aard en karakter gelieerd / te linken aan de reguliere functies van het gemeenschaphuis.

( ervaring met beleidslijn “Bijzondere functies” )

Bekend is dat sommige gemeenschapshuizen overwegen hebben om tijdens “daluren” andere functies te gaan verzorgen. Zo komen we in afzonderlijke visiedocumenten ambities tegen die variëren van een dagconferentieoord voor o.a. de industrie en zakelijke dienstverlening, uitbreiding van de cateringmogelijkheden, uitbreiding van de horeca en restaurantfunctie met terras, het onderbrengen van een VVV-faciliteit, etc.

Standpunt B&W:

Het geformuleerde onder uitgangspunt 24 dient in die mate te worden genuanceerd dat op voorhand geen functies worden uitgesloten. Uitbreiding mag echter niet leiden tot oneerlijke concurrentie en dient te worden afgestemd met de, op grond van andere beleidsterreinen zoals ruimtelijke ordening, voorgestane clustering van functies. Initiatieven zullen vanuit een positieve doch kritische grondhouding worden benaderd. Uitbreiding met functies die geen duidelijke relatie hebben met de statutaire doelstelling van het gemeenschapshuis, vereist vóóraf instemming door de gemeente.

Uitgangspunt 25.

Met de gemeente wordt vooraf afgestemd, indien van de gemeente wordt verwacht dat een financiële bijdrage wordt geleverd aan de totstandkoming / instandhouding van een “bijzondere functie” in het gemeenschapshuis.

Uitgangspunt 26.

Eventuele uitbreiding van de theaterfunctie van “Den Herd” dient plaats te vinden in nauw overleg met het bestaande aanbod in Reusel en Bergeijk, om er voor te zorgen dat het aanbod aanvullend in plaats van in concurrentie van elkaar is. Bij verdere invulling van de functie - cultureel centrum - zal steeds de afweging gemaakt moeten worden of de geconstateerde behoefte lokaal moet worden ingevuld of dat verwezen moet / kan worden naar aanbod in de regio en/of een centrumgemeente zoals Eindhoven.

( ervaring met beleidslijn “Bijzondere functies” )

Opmerking “Den Herd”: In zekere mate vissen de aanbieders van een cultureel (theater-)programma in onze regio, uit dezelfde vijver. Er vindt reeds afstemming plaats, niet alleen met de buurgemeenten, maar in een netwerk dat zelfs de regio overstijgt. Er wordt geen uitbreiding ( in de omvang ) van het huidige aanbod verwacht.

Paracommerciële activiteiten.

Uit artikel 4 van de Drank en horecawet is op te maken dat onder paracommercialisme het volgende kan worden verstaan: een vanuit het oogpunt van ordelijk economisch verkeer ongewenste mededinging bij het verstrekken van alcoholhoudende drank door rechtspersonen, niet zijnde naamloze vennootschappen of besloten vennootschappen (dit zijn bij uitstek rechtsvormen voor commerciële ondernemingen) met beperkte aansprakelijkheid, die zich richten op activiteiten van recreatieve, sportieve, sociaal-culturele, educatieve, levensbeschouwelijke of godsdienstige aard. Van paracommercialisme is sprake als, meestal onder ongelijke voorwaarden, de gewone horecabedrijven ongewenste concurrentie van bepaalde instellingen ondervinden. Eén van die ongelijke omstandigheden betreft het krijgen van (exploitatie-)subsidie. Burgemeester en wethouders dienen dan bij de verlening van de drank- en horecavergunning te waken voor mogelijke oneerlijke concurrentie. Dit kan het college doen door aan de horecavergunning van deze paracommerciële instellingen een of meer voorschriften of beperkingen te verbinden die, gelet op de plaatselijke of regionale omstandigheden, nodig zijn ter voorkoming van mededinging door het verstrekken van alcoholhoudende drank, die uit een oogpunt van ordelijk economisch verkeer als onwenselijk moet worden beschouwd. Via het hierboven genoemde artikel 4 kunnen aan alle drank- en horecavergunningen van instellingen als bedoeld in artikel 4 van de drank- en horecawet voorschriften en beperkingen worden gekoppeld. Alle gemeenschapshuizen in onze gemeente hebben een drank- en horecavergunning.

In deze vergunningen zijn standaard beperkingen opgenomen ten aanzien van:

• - in de inrichting te houden bijeenkomsten van persoonlijke aard, zoals bruiloften en partijen;
• - het openlijk aanprijzen van de mogelijkheid tot het houden van bijeenkomsten als bedoeld onder a;
• - de tijden gedurende welke in de betrokken inrichting alcoholhoudende drank wordt verstrekt.

Voor het verkrijgen van een drank- en horecavergunning moet een paracommerciële horecaondernemer op grond van artikel 9 Drank- en Horecawet een bestuursreglement opstellen met betrekking tot een verantwoorde verstrekking van alcohol. Dit reglement geeft in ieder geval aan op welke dagen en tijdstippen bedrijfsmatig of anders dan om niet alcoholhoudende drank wordt verstrekt en hoe de stichting voorziet in de wijze waarop wordt toegezien op naleving.

Aanvullend op het bepaalde in het bestuursreglement kan een convenant tussen het gemeenschapshuis en de lokale horeca worden gesloten over welke activiteiten wel / niet in het gemeenschapshuis mogen plaatsvinden en hoe vaak per jaar.

Opmerking: De wens van de gemeente om per kern te komen tot concrete afstemming / afspraken, vastgelegd in een convenant met de plaatselijke horeca, zou voor de horeca wel eens aanleiding kunnen vormen om bij die gelegenheid bepaalde zaken die vele jaren gebruikelijk zijn, terug te draaien.

Reactie: Opgemerkt wordt dat daarbij nooit voorbijgegaan kan worden aan wat al jaren gebruikelijk is.

Een convenant biedt duidelijkheid en voorkomt dat bij elke commerciële activiteit moet worden afgewogen of die eigenlijk wel in het gemeenschapshuis mag plaatsvinden.

Uitgangspunt 27.

Gemeenschapshuizen mogen geen gebruiksmogelijkheden bieden aan activiteiten van commerciële of persoonlijke aard, tenzij dit met instemming van de plaatselijke horeca geschiedt en/of via de lokale horeca geen passend alternatief onderkomen voorhanden is.

( ervaring met beleidslijn “Paracommerciële activiteiten” )

Opmerking: In Bladel is in 2001 is een convenant gesloten met de plaatselijke horeca. Het biedt over en weer duidelijkheid over welke zaken wel / niet in het gemeenschapshuis thuishoren c.q. mogen plaatsvinden ( en in welke mate ). Er wordt in Bladel geen uitbreiding van paracommerciële activiteiten voorzien.

In Netersel bestaat er op dit moment goed overleg met de uitbater van de plaatselijke horecagelegenheid. Als de situatie daar om vraagt helpt men elkaar over en weer vooruit bijv. via het uitlenen van extra meubilair. Die goede verstandhouding is echter persoonsafhankelijk. Een nieuwe uitbater zou daar heel anders mee om kunnen gaan. Vandaar dat het goed is de huidige afspraken vast te leggen in een convenant. Dit voorkomt discussies in de toekomst en schept direct bij overname van de horecagelegenheid duidelijkheid over de verhouding ten opzichte van het gemeenschapshuis.

Standpunt B&W:

Van elk stichtingsbestuur wordt verlangd dat een convenant met de lokale horeca wordt gesloten over welke commerciële activiteiten mogen plaatsvinden in het gemeenschapshuis. Hierbij wordt de lokale, al jaren gebruikelijke, invulling in acht worden genomen.

Consumptieprijzen.

Uitgangspunt 28.

Om oneerlijke ( gesubsidieerde ) concurrentie met de plaatselijke horeca te voorkomen worden door de beherende instellingen consumptieprijzen gehanteerd die gelijk zijn aan het niveau van de plaatselijke horeca.

( ervaring met beleidslijn “Consumptieprijzen” )

Uitgangspunt 29.

Afwijkingen van de uitgangspunt 28 worden niet toegestaan. Handelen in strijd met deze afspraak / deze beleidslijn kan leiden tot een sanctie in vorm van een correctie op de hoogte van de verleende subsidiebijdrage.

Opmerking: Er zijn gemeenschapshuizen die ingeval van niet-commerciële activiteiten gereduceerde consumptieprijzen ( = niet gelijk aan de prijzen in de lokale horeca ) hanteren.

Reactie: Dit is zowel in strijd met het huidige beleid als met de voorgestane benadering in de nieuwe situatie.

Opmerking: Als motivering wordt opgevoerd dat dit een extra stimulans vormt om voldoende deelname aan de activiteit te bevorderen en in stand te houden.

Reactie: Op deze manier deelname promoten is een verkeerde insteek, de inhoud van de activiteit zou potentiële deelnemers moeten enthousiasmeren, niet het feit dat het bier in de foyer dan zo goedkoop is.

Opmerking: Een andere reden die genoemd wordt is dat ten behoeve van reguliere, niet commerciële activiteiten veelal sleutelbeheer plaatsvindt en dat de lage beheerkosten een lager consumptietarief zouden rechtvaardigen.

Reactie: Behalve dat deze benadering in strijd is met de regels inzake paracommercie en haaks staat op diverse gemeentelijke beleidsterreinen ( waaronder alcoholmatiging/volkgezondheid ), dient het voordeel dat wordt verkregen door bedrijfsmatiger te gaan werken, ten gunste te komen van de exploitatie en niet te worden gespendeerd door “bij te passen” op de consumptieprijs.

Standpunt B&W:

Door te bepalen dat de consumptieprijzen gelijk moeten zijn aan de prijzen die gehanteerd worden in de lokale horeca en met deze ondernemers een convenant te sluiten over welke activiteiten wel / niet in het gemeenschapshuis mogen plaatsvinden en hoe vaak, worden de belangrijkste voorwaarden ingevuld voor een goede verstandhouding tussen lokale horeca en gemeenschapshuis, die in plaats van elkaar te beconcurreren, elkaar waar mogelijk aanvullen.

Overig.

Uitgangspunt 30.

De opslagcapaciteit van de gemeenschapshuizen dient uitsluitend voor materialen van het gemeenschapshuis zelf . Er wordt niet voorzien in extra opslagmogelijkheden voor spullen van gebruikers.

Opmerking: Een stichtingsbestuur zou graag zien dat de gemeente ook een bescheiden opslagcapaciteit zou creëren voor spullen van vaste gebruikers.

Standpunt B&W:

De gemeente is bekend met het feit dat thans allerlei grote verenigingsspullen opgeslagen worden in de gemeenschapshuizen. Dat is wel zo praktisch en ook niet bezwaarlijk. Het kan echter geen argument vormen om die reden de capaciteit verder uit te moeten breiden. In de praktijk vindt opslag plaats van spullen die door de gebruikers moeilijk te vervoeren zijn. Als daar in goed overleg met de beherende instelling een oplossing voor kan worden gevonden, is dat geen probleem. Medewerking betreft echter een extra service, is niet afdwingbaar.

Opmerking: Een stichtingsbestuur doet de gemeente het verzoek om bepalingen op te nemen omtrent de Eigen Vermogenpositie van de gemeenschapshuizen en wat de solvabiliteit- en liquiditeitsratio’s minimaal nodig zijn voor een normale bedrijfsvoering.

Standpunt B&W:

De gemeente wil een algemeen beleidskader voor de gemeenschapshuizen, waardoor de gebruiksmogelijkheden en -condities voor alle inwoners van onze gemeente gelijk zijn, ongeacht in welke kern men woonachtig is. Om dat te bewerkstelligen zijn een aantal beleidslijnen geformuleerd, sommige gedetailleerd uitgeschreven ( om verschil van interpretatie te voorkomen ) en sommige heel algemeen.

De beherende instellingen moeten voldoende beleidsvrijheid behouden en ook als zodanig ervaren dat, binnen het algemene beleidskader, nog voldoende mogelijkheden bestaan om naar eigen inzicht en gegeven de specifieke lokale situatie te handelen. Om die reden hebben wij geen bepalingen omtrent omvang Eigen Vermogen en solvabiliteit- en liquiditeitsratio’s opgenomen. Wij willen de instellingen niet in een keurslijf manoeuvreren. Voor de gemeente past een rol op afstand. Op de gemeente kan een beroep worden gedaan op momenten dat de instelling door onvoorziene omstandigheden en buiten de eigen invloedssfeer in de problemen geraakt.

Visie.

Opmerking: De geformuleerde visie op de rol en taak van onze gemeenschapshuizen wordt door alle stichtingsbesturen onderschreven. Ook in de beoogde professionalisering herkent men zich. In de praktijk is hier al volop aandacht voor, bijvoorbeeld door de toerekening van kosten aan specifieke ( al dan niet commerciële ), activiteiten, waardoor inzicht ontstaat in de kosten / baten – verhouding. De focus ligt vooral op het gebied van personele inzet. In één van de kleine kernen wordt gewerkt met minimum/maximum contracten, afgesloten op basis van vooraf overeengekomen urenbudgetten per jaar. Om de kosten te beheersen worden flexibele werkroosters opgesteld die een marge beiden van bijvoorbeeld -/- 0,5 maand en + 1 maand. Door de beheerdersuren voornamelijk in te zetten voor niet structurele activiteiten, wordt nadrukkelijk de combinatie met poetswerkzaamheden wordt gezocht. Regulier / structureel gebruik geschiedt daar voor een groot deel via sleutelbeheer.

Reactie: Er dient voor gewaakt te worden dat omwille van kostenbesparing ongediplomeerd personeel wordt ingezet op onderdelen waarvoor die deskundigheid / bevoegdheid wel vereist is.

Missie.

De missie om te komen tot het realiseren van de geformuleerde visie wordt door alle stichtingsbesturen onderschreven.

Bladel, november 2010.

Tot slot:

Vervolg is dat eerst gezamenlijk draagvlak wordt bereikt over de uitgangspunten van het nieuwe beleid.

Vervolgens zullen op grond van die uitgangspunten een aantal subsidiegrondslagen worden gedefinieerd die per gemeenschapshuis moeten leiden tot een subsidiebijdrage waarmee het bestuur in staat wordt gesteld de accommodatie goed te beheren en een sluitende exploitatie te realiseren.

De subsidiesystematiek moet zodanig flexibel van opzet zijn dat ingeval van extra taken / functies ruimte bestaat tot aanpassing van de subsidiebijdrage.

Bladel, mei 2011.