**2.1.** Inhoud en aanpakHet doel van het beoordelingsgesprek is de medewerker te informeren over diens functioneren om van hieruit gemotiveerd te kunnen gaan werken aan de verbeter- c.q. ontwikkelpunten. De leidinggevende spreekt daarbij een oordeel uit over het functioneren van de medewerker. In zoverre is het beoordelingsgesprek veel meer eenrichtingverkeer dan het ontwikkelingsgesprek. De leidinggevende vult voorafgaand aan het beoordelingsgesprek het beoordelingsformulier in. Het is niet de bedoeling dat de leidinggevende naar aanleiding van het beoordelingsgesprek zijn beoordeling gaat bijstellen, behalve als er door hem een duidelijke fout is gemaakt en beiden (medewerker en leidinggevende) daar overeenstemming over hebben. Uiteraard mag de medewerker wel zijn visie op de beoordeling geven, zodat er een gesprek ontstaat.Enkele basisregels ten aanzien van een goed beoordelingsbeleid:1. Het beoordelen van medewerkers is erop gericht deze te helpen bij het (verder) ontwikkelen van hun competenties, daarmee het functioneren te verbeteren, teneinde de door de organisatie gewenste resultaten te behalen;2. Niemand mag worden beoordeeld aan de hand van voor hem/haar onbekende criteria. Iedere medewerker moet weten langs welke lat zijn functioneren wordt gemeten. Het plannings- en ontwikkelingsgesprek bieden deze duidelijkheid;3. De leidinggevende biedt ondersteuning en begeleiding aan de medewerker bij het (verder) ontwikkelen van diens competenties, maar neemt ook gerichte maatregelen als de medewerker niet goed functioneert;4. De medewerker heeft, naast het reguliere ontwikkelingsgesprek, recht op een regelmatige, tussentijdse terugkoppeling over zijn functioneren, waarbij de leidinggevende zich ontwikkelingsgericht en coachend opstelt; 5. Beoordeling van medewerkers:a. is gebaseerd op vastgelegde RGA’s en op vastgestelde competenties. Hierbij willen wij nadrukkelijk de mogelijkheid inbouwen dat bij het planningsgesprek wordt afgesproken dat bepaalde RGA’s en/of competenties (die - voor zover mogelijk - ook vertaald worden inRGA's) zwaarder gaan wegen bij de beoordeling aan het eind van het jaar;b. vindt tenminste eenmaal per jaar plaats;c. vindt plaats met behulp van een vooraf vastgestelde schaal.De gemeente Oldambt kiest voor een beoordeling op een vijfpuntsschaal.Betekenis van de scoresA = zeer goed; functioneren van de medewerker overtreft vrijwel continue de gestelde eisen.B = goed; functioneren van de medewerker komt regelmatig boven de gestelde eisen uit.C = voldoende; functioneren van de medewerker voldoet aan de gestelde eisen.D = matig; functioneren van de medewerker voldoet niet geheel aan de gestelde eisen.Maatregel: duidelijk aangeven verbeterpunten, extra coachingE = onvoldoende; functioneren van de medewerker voldoet volstrekt niet aan de gestelde eisen.Maatregel > functioneringstraject met duidelijke ijkpunten, intensieve coaching, tussentijds extra beoordeling afspraken.De leidinggevende maakt een afweging waarom hij bij de beoordeling uiteindelijk kiest voor een bepaalde score. Indien er problemen met een beoordeling zijn, is er de mogelijkheid om op het beoordelingsformulier “overige” aan te kruisen. Er kunnen bijvoorbeeld omstandigheden zijn waarin een gemaakte RGA achteraf gezien niet beoordeeld kan worden. Dit vereist altijd een toelichting van de leidinggevende. Hoe wordt de uiteindelijke (eind)score bepaald bij de totaalbeoordeling?Vooropgesteld moet worden dat de totaalbeoordeling en de eindscore op RGA’s en competenties geen rekenkundig gemiddelde is. Uiteraard zal de leidinggevende in de meeste gevallen uitgaan van een gemiddelde om te komen tot een eindbeoordeling als hij alle scores op de RGA’s en de competenties op een rij heeft. Alleen heeft hij de vrijheid om bepaalde scores ook achteraf in zijneindbeoordeling zwaarder te laten wegen. Een reden kan zijn dat het behalen van een RGA qua randvoorwaarden erg moeilijk geweest is en dat de leidinggevende dat extra positief wil waarderen. Andersom kan ook, bijvoorbeeld de competentie samenwerken kan bij een lage score een relatief grote invloed hebben op het functioneren van andere collega’s. De leidinggevende kan bij het bepalenvan de eindscore de impact hiervan zwaarder laten wegen. De leidinggevende heeft dus een zekere vrijheid in zijn beoordeling, zowel naar de positieve als naar de negatieve kant. Op deze manier wordt voorkomen dat het hele systeem qua techniek dichtgetimmerd wordt en de gesprekken niet meer over de inhoud gaan, maar over aantallen scores, gemiddelden e.d. Het beoordelingssysteem is een hulpmiddel om het functioneren van de medewerker in kaart te brengen en daarmee richting te geven aan zijn verdere ontwikkeling. We streven naar maximale objectiviteit door vooraf RGA’s te formuleren en de competenties per functie helder in beeld te hebben. Honderd procent objectiviteit is echter onmogelijk doordat de leidinggevende altijd door zijn eigen persoonlijke bril naar de werkelijkheid kijkt. Om de objectiviteit verder te verhogen is de leidinggevende verplicht om alle afwijkingen van een Cscore te onderbouwen met een duidelijke argumentatie. Voor de RGA’s gelden uiteraard de SMART uitgangspunten, waarbij de medewerker zelf ook heel duidelijk zou moeten kunnen zien hoe de beoordeling tot stand is gekomen. Voor de competenties geldt dat de leidinggevende alle afwijkingenvan C-scores moet onderbouwen met praktijkvoorbeelden. Met inachtneming van voorgaande uitgangspunten worden zowel alle RGA’s als alle competenties van een score voorzien. Vervolgens bepaalt de leidinggevende zowel de eindscore voor de RGA’s als de competenties. Tenslotte moet dan nog de uiteindelijke eindscore vastgesteld worden. Hierbij geldt dat bij de totaalbeoordeling de weging tussen RGA’s en competenties normaliter even zwaar is, maar met de restrictie dat in voorkomende gevallen de leidinggevende ervan kan afwijken.Hij moet dit dan met duidelijke argumenten kunnen onderbouwen.
**2.2.** AgendaDe agenda voor het beoordelings- /planningsgesprek ziet er als volgt uit:1. Beoordeling RGA’s;2. Beoordeling competenties;3. Totaalbeoordeling medewerker;4. Beloning;5. RGA’s volgend jaar.De leidinggevende vult het beoordelingsformulier vooraf zorgvuldig in. Het is niet de bedoeling tijdens het gesprek alsnog wijzigingen aan te brengen in de beoordeling, behalve als er door hem een duidelijke fout is gemaakt en beiden (medewerker en leidinggevende) daar overeenstemming over hebben. Uiteraard mag de medewerker wel zijn visie op de beoordeling geven.Er moet zoveel mogelijk een toelichting op de gescoorde items worden gegeven. Bij matige of onvoldoende (D en E) score is het verplicht om aan te geven waar de verbeterpunten liggen. De eindbeoordeling en de totaalbeoordeling moeten door de leidinggevende kort toegelicht worden.
**2.3.** Concept-beoordelingenBeoordelen is iets wat met grote zorgvuldigheid dient te gebeuren, omdat de uitslagen van de beoordelingen direct invloed (kunnen) hebben op het salaris en de rechtspositie van de medewerkers. De leidinggevenden zullen dan ook zeer goed getraind gaan worden om objectieve beoordelingen te kunnen doen. Voordat de beoordelingsgesprekken met de medewerkers gaan plaatsvinden, heeft deleidinggevende zijn beoordelingen in concept gereed. Vervolgens wordt in een bijeenkomst met alle leidinggevenden besproken, of men qua systeem nog tegen bepaalde zaken aangelopen is. Als uit dit overleg zou blijken, dat qua toepassing van het systeem steeds dezelfde zaken naar voren komen, kan dit wellicht reden zijn om aanpassingen/bijstellingen door te voeren. Op die manier moet voorkomen worden dat leidinggevenden verschillend met het systeem omgaan. Het is voor het management interessant om te kijken hoe het kan dat bijvoorbeeld op een bepaalde afdeling allemaal A’s of B’s worden gescoord en of dit in relatie staat tot het totale functioneren van een afdeling. Noodzakelijk hiervoor is dat alle beoordelingen centraal geregistreerd worden. Een dergelijke bijeenkomst is dus puur om afstemming over de toepassing van het systeem te krijgen, managementinformatie te generen en eventuele knelpunten in de toepassing van het systeem te bespreken. Voor alle duidelijkheid: tijdens deze bijeenkomst worden conceptbeoordelingen niet bijgesteld.
Artikel 2
Het beoordelingsgesprek
Onderdeel van Nota beoordelings- en beloningsbeleid gemeente Oldambt