In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle:
De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd.
Bevoegdheden zijn in het Mandaatstatuut nader schriftelijk vastgelegd.
Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:
a. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier ogen- principe);
b. de uitvoering en de controle geschieden door afzonderlijke functionarissen;
c. de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.
Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties.
Een transactie wordt onmiddellijk administratief vastgelegd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten.
Na ontvangst van de transactiebevestiging wordt de transactie direct gecontroleerd door de Vakspecialist A, die belast is met de interne controle.
In de begroting wordt een paragraaf gewijd aan de treasury.
In de tussentijdse rapportages wordt melding gemaakt van afwijkingen ten opzichte van de in de begroting gepresenteerde paragraaf.
In de jaarstukken wordt een treasuryparagraaf opgenomen waarin verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde treasurybeleid. Hierin wordt aandacht geschonken aan de planning versus realisatie, naleving van de (wettelijke) richtlijnen en de prestatie van de treasuryfunctie t.o.v. de markt.
De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:
- De uitvoering rechtmatig en doelmatig is;
- De treasury activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;
- De risico's kunnen worden beheerst;
- De juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn.
Artikel 14
Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle
Onderdeel van Treasurystatuut 2010