Het formulier vormt de leidraad voor het te voeren gesprek;
Van de bespreking van elk onderdeel van het formulier wordt kort verslag gedaan op het formulier;
Aan het einde van het verslag worden op een apart formulier alle afspraken genoteerd, met uitzondering van afspraken met betrekking tot ontwikkeling en opleiding van de medewerker. Deze worden opgenomen in een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP);
De leidinggevende draagt zorg voor het invullen van het gespreksverslag en het vastleggen van de afspraken;
Het formulier wordt door beide partijen ondertekend;
Het originele gespreksformulier wordt vertrouwelijk bewaard bij P&O. De medewerker ontvangt een kopie. De clustercoördinator ontvangt een kopie van de gemaakte afspraken;
Na uitdiensttreding worden de gespreksformulieren vernietigd;
Tegen de inhoud van het functioneringsgesprek, de gemaakte afspraken of aanbevelingen kan geen bezwaar worden gemaakt of beroep worden ingesteld;
De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren c.q. nakomen van de gemaakte afspraken ligt zowel bij de leidinggevende als bij de medewerker.