Art. 4 Regeling Behandeling externe elektronische post — Regels voor de behandeling van externe e-mail

1.. Het openen van de algemene e-mailpostbus (gemeente@deventer.nl) geschiedt door DM. 2.. Een individuele medewerk(st)er mag met behulp van E-mail geen besluiten van of namens de raad of het college van B&W bekend maken aan belanghebbenden of belangstellenden. Het volledig geautoriseerde fysieke (papieren) document blijft noodzakelijk om verzonden te worden. 3.. Met behulp van e-mail mogen geen overeenkomsten worden aangegaan of verwachtingen worden gewekt. 4.. Het is niet toegestaan om uitgaande formele post als elektronische e-mailbericht te verzenden, behalve die documenten die vermeld staan in een nog door DM en JZ vast te stellen lijst. Uitgaande formele post dient altijd schriftelijk te worden verzonden. 5.. Van originelen mogen in elektronische vorm alleen afschriften worden verzonden die duidelijk als afschrift zijn aangemerkt. De inhoud van het desbetreffende e-mailbericht dient woordelijk overeen te komen met een gelijktijdig verzonden papieren document dat volgens de bestaande procedures is geregistreerd en ondertekend. 6.. Uit het oogpunt van informatiebeveiliging is het niet toegestaan gerubriceerde stukken (zeer geheime, geheime en confidentiële stukken), dan wel afschriften hiervan, via e-mail te verzenden. 7.. Indien een e-mailbericht wordt ontvangen, dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, is de ontvanger er voor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt gemeld dat het betreffende e-mailbericht niet in behandeling kan worden genomen. Tevens moet dan worden gemeld dat het document schriftelijk en ondertekend ingediend moet worden. 8.. Op ontvangen e-mailberichten moet zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen veertien dagen zijn gereageerd.

Rechtspraak bij dit artikel