De ontvanger van e-mailberichten, die beleidsmatige aspecten behelzen, of juridische of financiële consequenties kunnen hebben, of waarin verzoeken worden gedaan waarop een reactie wordt verwacht, is verantwoordelijk dat het gehele emailbericht – fysiek of elektronisch – in afschrift direct aan DM ter registratie wordt aangeboden.
Inkomende en uitgaande e-mailberichten die van belang zijn voor dossiervorming dienen fysiek of elektronisch in afschrift aan DM te worden aangeboden en moeten door DM (uitgeprint) op papier aan het desbetreffende dossier worden toegevoegd.
Van iedere binnenkomend en uitgaand e-mailbericht wordt automatisch een kopie opgeslagen in de Black Box.
In de Black Box wordt het complete e-mailbericht waaronder ook de gegevens omtrent verzender, ontvanger, datum van verzending en ontvangst vastgelegd.
In voorkomende gevallen, bijvoorbeeld bij klachten van burgers of voor bewijsvoering in rechtsgedingen, wordt de Documentmanager gemachtigd om de Black Box te openen om de desbetreffende e-mailberichten op te roepen. Hij krijgt daartoe schriftelijk opdracht van de Directeur. De Documentmanager opent e-mailberichten in de Black Box altijd in aanwezigheid van een daartoe aangewezen functionaris van IM. Van deze visitatie wordt een schriftelijke verklaring opgesteld die gearchiveerd moet worden. (zie ook lid 6)
De opgeslagen e-mailberichten worden gedurende vijf jaar in een toegankelijke staat opgeslagen waarna ze door DM vernietigd worden. Deze periode is gelijk aan de vernietigingstermijn die voor het digitale postregistratiesysteem geldt. In verband met technische beperkingen ten aanzien van de opslagcapaciteit mag de inhoud van de Black Box periodiek worden weggeschreven naar CD-Roms. De desbetreffende CD-Roms worden beheerd door IM. De Documentmanager opent e-mailberichten op de CD-Roms in aanwezigheid van een daartoe aangewezen functionaris van IM. Van deze visitatie wordt een schriftelijke verklaring opgesteld die gearchiveerd moet worden.
Het overbrengen van een Emailbericht op een andere drager zoals in lid 3. en 6. bedoeld, met het doel het bericht voor bewaring te bestemmen, moet worden beschouwd als het vervaardigen van een reproductie zoals bedoeld in art. 7 van de Archiefwet en art. 6 van het Archiefbesluit.
Op grond van art. 2, eerste lid van het Archiefbesluit kunnen door de Documentmanager nadere eisen aan de wijze van vervanging worden gesteld.
Artikel 5
Regels voor de registratie en archivering van externe e-mail
Onderdeel van Regeling Behandeling externe elektronische post