Elk beoordelingsgesprek legt de leidinggevende vast door gebruik te maken van het vastgestelde verslagformulier.
Het verslagformulier wordt door de medewerker en de leidinggevende ondertekend. De leidinggevende tekent voor akkoord. De medewerker ondertekent voor het feit dat hij op de hoogte is gesteld van de beoordeling. De eventuele overige aanwezigen bij het beoordelingsgesprek tekenen voor gezien.
De leidinggevende en de medewerker ontvangen beiden een afschrift van het formulier.
De leidinggevende doet het originele verslagformulier toekomen aan het team Personeel & organisatie.
Het originele verslagformulier wordt bewaard in het personeelsdossier.