Art. 6. Inkoop- en Aanbestedingenbeleid 2009 — De nazorg en evaluatie

Deze fase is bedoeld om de genoten dienstverlening te evalueren om eventueel de overeenkomst te verlengen als die mogelijkheid is opgenomen of bij een nieuwe aanbesteding het programma van eisen en wensen aan te passen aan de ervaringen, die met het bestaande overeenkomst zijn opgedaan. Deze fase is van belang voor zowel gebruikers als contracteigenaren. Projectverslagen, evaluatieverslagen met de leverancier en dossiervorming zijn dan ook onontbeerlijk. De rol van inkoop per fase is als volgt: Fase 1: specificeren: Zorgdragen voor eenduidige specificaties en het voorkomen van overspecificeren (goldplating, schaap met de 5 poten, toeschrijven naar een bepaald merk of leverancier); Duidelijke procedures vastleggen (bij wijzigingen, aanvullingen); Schaduwbegroting opstellen om in later stadium goed te kunnen toetsen; Uitvoeren van marktonderzoek. Fase 2. Selecteren: De meest adequate wijze van inkoop bepalen; Identificeren van betrouwbare leveranciers; Opstellen van de offerteaanvraag om later een goed vergelijk te kunnen maken; Informatie aanvragen leveranciers behandelen; In nauwe samenspraak met de gebruiker(s) een evenwichtige analyse maken vande offertes. Fase 3. Contracteren: Leveren van de benodigde contractexpertise (voorwaarden, contractclausules); Vaststellen van de prijs en andere verkoopvoorwaarden in nauwe samenwerkingmet de budgethouder; Treffen van specifieke voorzieningen om het risico voor de gemeente zo laagmogelijk te houden; Voorbereiden en voeren van de contractonderhandelingen; Redactie voeren op het contract; Controle of het contract wordt nageleefd indien niet belegd bij de budgethouder. Fase 4. Bestellen en 5. Bewaken: Efficiënte bestelprocedures ontwikkelen waar gewenst/noodzakelijk; Controle op de orders (is alles geleverd conform contract) indien niet belegd bij debudgethouder; Meten van de prestaties van de leverancier; Effectieve “trouble shooting”. Fase 6. Nazorg: Afhandelen van claims, meer- en minderwerk; Vastleggen van de gebruikerservaring; Supervisie op naleving van de contracten; Evaluatie en beoordeling van de leveranciersprestaties; Voeren van contractonderhandelingen bij een eventuele verlenging. Schematisch zijn de taken en bevoegdheden als volgt weer te geven” Procedure Enkelvoudig Meervoudig onderhands Openbaar Europees Fase Specificatie Vakafdeling Vakafdeling/Inkoop Vakafdeling/Inkoop Vakafdeling/Inkoop Selectie Vakafdeling Vakafdeling/Inkoop Vakafdeling/Inkoop Vakafdeling/Inkoop Contract Vakafdeling Vakafdeling/Inkoop Vakafdeling/Inkoop Vakafdeling/Inkoop Bestellen Vakafdeling Vakafdeling Vakafdeling Vakafdeling Bewaken Vakafdeling Vakafdeling/Inkoop Vakafdeling/Inkoop Vakafdeling/Inkoop Evaluatie Vakafdeling Vakafdeling/Inkoop Vakafdeling/Inkoop Vakafdeling/Inkoop In bijlage 2 is de werkwijze en de procedure voor inkoop en aanbestedingen in een schema weergegeven.

Rechtspraak bij dit artikel