Ten aanzien van de administratieve organisatie en het genereren van management informatie over inkoop gelden de volgende afspraken:
De inkoopprestaties worden door de afdelingshoofden/budgethouders per kwartaal in de gebruikelijke management rapportages vermeld.
Inkoopprocessen dienen binnen het gestelde budget gerealiseerd te worden.
Professioneel inkopen vereist een planmatige aanpak. Inkoopprocessen dienen traceerbaar en inzichtelijk te zijn gedocumenteerd en gearchiveerd conform de procesbeschrijving. (De procesbeschrijving wordt gedefinieerd als een geheel van organisatorische maatregelen m.b.t. het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, welke gericht zijn op het verstrekken van informatie ten behoeve van zowel het functioneren en besturen van de gemeente als de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.)
Om integriteit van de deelnemers aan het inkoopbeleid te waarborgen, hebben de afdelingshoofden een controlefunctie ten aanzien van die inkoopprocessen die onder hun verantwoordelijkheid worden uitgevoerd. Zij zijn daarmee functioneel verantwoordelijk voor de betrokkenen bij het inkoopproces. Indien het afdelingshoofd tevens de inkoper is, ligt de controle bij het naast hogere echelon. De medewerker inkoop bewaakt het gehele inkoopproces.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.3.
Administratieve organisatie/management informatie
Onderdeel van Nota Inkoopbeleid Oldebroek versie mei 2007 (Vervallen)