De klacht wordt gemotiveerd ingediend, zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen een jaar nadat de betreffende gedraging zich heeft voorgedaan. Daarvoor kunnen klagers desgewenst gebruik maken van en klachtenformulier. Klachten kunnen tevens mondeling worden ingediend bij de klachtencoördinator die deze vervolgens op een klachtenformulier invult.
Een schriftelijke klacht dan wel een klachtenformulier moeten voldoen aan de vereisten van artikel 9:4, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht.