De klachtencoördinator registreert de klacht en beoordeelt de ontvankelijkheid van de klacht aan de hand van artikel 9:4 van de Algemene wet bestuursrecht.
De klachtencoördinator stuurt de klager binnen twee weken na ontvangst van de klacht namens het bestuursorgaan een ontvangstbevestiging. In deze ontvangstbevestiging staat vermeld of de klacht in behandeling wordt genomen en zo ja, wie de klacht zal behandelen en welke procedure daarbij wordt gevolgd.
De klachtencoördinator bewaakt de voortgang van de klachtbehandeling en rapporteert aan de directie.
De klachtencoördinator beoordeelt of de aard van de klacht zich leent voor behandeling door de klachtbehandelaar omtrent klachten die bij de Nationale ombudsman zijn ingediend en bewaakt tevens de correspondentie, de advisering en de dossiers tussen de Nationale ombudsman en de klachtbehandelaar, zoals genoemd in artikel 7, lid 3.