In dit protocol wordt verstaan onder:
Afdoening: het afsluiten van de behandeling van een document of zaakdossier.
Archivering: het opnemen van documenten in het centrale archief van de gemeentelijke organisatie ten behoeve van een betrouwbare informatievoorziening, het afleggen van verantwoording en het consolideren van de rechtszekerheid.
Behandelaar: degene die documenten behandelt bij de uitoefening van zijn functie.
Behandelen: inhoudelijk behandelen of afhandelen van documenten door medewerkers van organisatie-eenheden of bestuurders volgens vastgestelde afhandelingstermijnen en behandelingsprocedures.
Besluit informatiebeheer: Besluit informatiebeheer gemeente Apeldoorn 2009 waarin verantwoordelijkheden ten aanzien van archiefvorming en -ordening en beheer van analoge en digitale documenten zijn belegd.
Deponeren: het doorsturen, na (digitale) behandeling en registratie, van ingekomen (gedigitaliseerde) documenten of (digitale) archiefexemplaren van interne of uitgaande documenten van een distributiepunt naar het centrale analoge of digitale archief van de gemeentelijke organisatie ten behoeve van archivering.
Distributie: via (interne) postrondes of digitale verzending afleveren en ophalen van poststukken en/of documenten bij distributiepunten.
Distributiepunt: veelal een secretariaat van een organisatie-eenheid of (in een digitale omgeving) een leidinggevende / werkverdeler.
DIV: het onderdeel documentaire informatievoorziening van de organisatie-eenheid dat als gevolg van artikel 5 van het Besluit informatiebeheer is belast met de uitvoering van het beheer van de documenten van de organisatie-eenheden.
DMS: document managementsysteem, een elektronisch systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan documenten worden gedigitaliseerd, geregistreerd, gearchiveerd en geraadpleegd.
Documenten: documenten als bedoeld in artikel 1 van het Besluit informatiebeheer.
Handboek postvoorziening: document waarin procedures en instructies voor de uitvoering van de verwerking van poststukken en documenten zijn vastgelegd.
Organisatie-eenheid: het organisatieonderdeel op het hoogst hiërarchische niveau van de gemeentelijke organisatie, ook wel beheerseenheid genoemd.
Post(verwerking): het in analoge of gedigitaliseerde vorm ontvangen, verwerken en verzenden van poststukken en documenten in diverse formaten en hoeveelheden.
Poststuk: document dat d.m.v. een envelop of een andere verpakking gesloten is en waarvan de inhoud niet anders kan worden waargenomen dan door deze te openen.
Registreren: het vastleggen van documentkenmerken, (werk)proceskenmerken en beheerskenmerken van documenten.
Verwerken: het openen, sorteren, registreren, distribueren, verzamelen, verzenden en archiveren van documenten.
Zaakdossier: het geheel van documenten dat betrekking heeft op een zaak.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies