Dit protocol is van toepassing op poststukken en analoge documenten - waaronder fax-berichten -, die gedigitaliseerd kunnen zijn en die zijn ontvangen of verzonden door medewerkers of bestuurders van de gemeente Apeldoorn. Poststukken of documenten die een medewerker niet uit hoofde van zijn functie ontvangt of verzendt, vallen niet onder de werking van dit protocol.