De leidinggevende bepaalt, in overleg met de medewerker, de datum en het tijdstip van de te voeren gesprekken. Tussen het maken van de afspraak en het gesprek zitten in beginsel twee weken.
De leidinggevende draagt zorg voor het tijdig bekendmaken van de te bespreken onderwerpen. De leidinggevende kan deze taak ook (deels) door de medewerker laten uitvoeren.