De administratieve vastlegging van formatie en bezetting in het centrale personeelsinformatiesysteem is leidend. Uitgangspunt bij deze vastlegging zijn de in deze richtlijnen gedefinieerde begrippen en afspraken.
Indien de tijdelijke formatie langer dan 3 maanden noodzakelijk is, dan wordt via de voorgeschreven formulieren deze tijdelijke formatie vastgelegd in het centrale personeelsinformatiesysteem.
Via het rapportageportaal op het intranet van de gemeente worden adequate overzichten beschikbaar gesteld om informatie over de formatie en bezetting uit het personeelsinformatiesysteem te kunnen opvragen.
Medewerkers worden in het personeelsinformatiesysteem wat betreft bezetting geregistreerd bij het organisatieonderdeel waar zij een arbeidsprestatie leveren. Als dit een ander organisatieonderdeel is dan waar zij organiek deel van uitmaken dan wordt dit met ‘0’ bezettingsuren zichtbaar bij de uitlenende afdeling. Formeel boventallig verklaarde medewerkers worden standaard als ‘medewerker algemene dienst’ onder het ‘algemeen personeel’ van het betreffende organisatieonderdeel geregistreerd.
De onder het vorige lid beschreven registratiewijze wordt bij tijdelijke interne detachering (‘klus’) alleen toegepast als het een periode van minimaal 3 maanden betreft en er een specifieke functie benoemd is die de medewerker gaat vervullen. Dit geldt ook voor boventallig verklaarde medewerkers.
Aanvullend op deze algemene regels gelden in geval van interne detachering de volgende afspraken:
De salariskosten blijven ten laste van het uitlenende organisatieonderdeel komen en financiële verrekening met de inlener vindt plaats door middel van het urenverantwoordingssysteem.
Alleen op verzoek van het uitlenende organisatieonderdeel (vooral in geval van langdurende detachering) komen de salariskosten rechtstreeks ten laste van het inlenende organisatieonderdeel.
Artikel 2
Administratieve vastlegging en informatievoorziening
Onderdeel van Richtlijnen formatiebeheer Leeuwarden 2016