BIJLAGE - 1 BEGRIPPEN

In de het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid worden de volgende begrippen gebruikt:

Aanbesteding : Vorm van inkopen. De uitnodiging aan tenminste drie leveranciers om op basis van een programma van eisen of bestek een aanbieding uit te brengen, welke gevolgd wordt door het verstrekken van een opdracht voor het uitvoeren van een werk, levering of dienst.

Behoefte : Alle producten die men wil verwerven.

Beoordelingscriteria : Geheel van criteria ter beoordeling van aanbiedingen, bestaande uit criteria aan de hand waarvan de geschiktheid van leveranciers wordt beoordeeld (selectiecriteria) en criteria aan de hand waarvan aanbiedingen worden beoordeeld (gunningcriteria).

Bestek : Beschrijving van het te verwerven product, de daarbij behorende tekeningen en de geldende voorwaarden.

Budgethouder : Het budgetverantwoordelijke afdelingshoofd en aangewezen budgethouders. In deze nota wordt alleen gesproken over de budgethouder. Daar waar sprake is van een budgetbeheerder dienen budgethouder en budgetbeheerder afspraken te maken om maatregelen te treffen met betrekking tot taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van inkoop.

Contractmanagement : Het uitvoeren van alle werkzaamheden die betrekking hebben op het afsluiten (specificeren, selecteren en contracteren), uitvoeren (bestellen, leveren, bewaken en beheren, betalen en evalueren) en beëindigen (opzeggen of verlengen) van een contract.

Drempelbedragen : De bedragen die bepalen boven welke drempelwaarde een bepaalde procedure moet worden gevolgd. De waarde van de opdracht omvat de totale vergoeding, exclusief BTW, voor de totale duur van het contract.

Indien de totale vergoeding vooraf niet kan worden vastgesteld moet hiervan een reële raming worden gemaakt. Het is niet toegestaan opdrachten te splitsen met het oogmerk de aanbestedingsregels te ontduiken of bij de waardebepaling bepaalde ramingmethoden te kiezen met het doel de opdracht aan de aanbestedingsregels te onttrekken.

Duurzaamheid : De ontwikkeling waarbij tegemoet wordt gekomen aan behoeften van de huidige generaties, zonder daarbij de mogelijkheden van toekomstige generaties in gevaar te brengen.

Duurzaam inkopen : Het opnemen en meewegen van duurzaamheidcriteria ten aanzien van leverancier en product bij het doorlopen van een inkoopproces.

Enkelvoudige uitnodiging : Procedure waarbij slechts één natuurlijke of rechtspersoon wordt uitgenodigd een aanbieding uit te brengen.

Gunningcriteria : Criteria die worden gebruikt om te komen tot een beoordeling van een aanbieding. Er zijn twee systemen, te weten: de ‘laagste prijs’ en de ‘economisch meest voordelige inschrijving’.

Laagste prijs : Het gunningcriterium waarbij alleen de geoffreerde prijs bepalend is.

Economisch meest voordelige inschrijving : Het gunningcriterium waarbij naast prijs, kwaliteit, duurzaamheid, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, service, logistiek, prijs, etc. bepalend zijn.

Inkoop : Totaalbegrip: inkoop is alles waar een factuur van derden tegenover staat. Ook wel: het, in de juiste kwaliteit, tegen de juiste prijs, op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid geleverd krijgen van producten.

Kwantitatieve analyse : Analyse van de facturen uit de crediteurenadministratie die leidt tot gegevens over: totale inkoopvolume, inkoopvolume per inkooppakket, aantal leveranciers, relatie leverancier vs. inkoopvolume, aantal facturen, etc.

Kwalitatieve analyse : Analyse van de wijze waarop het inkoopproces is uitgevoerd, door middel van het bestuderen van inkoopdossiers en interviews met medewerkers.

Inkoopfunctie : Interdisciplinaire verantwoordelijkheid voor het (doen) uitvoeren van alle activiteiten van het inkoopproces. De inkoopfunctie heeft een strategische, tactische en operationele component.

Inkooppakket : Groep van samenhangende producten, met vergelijkbare functionele specificaties, die eenzelfde inkoopmarkt heeft met vergelijkbare leveranciers.

Inkoopproces : Proces van het ontstaan van een behoefte tot en met het vervullen hiervan. Het inkoopproces is een gestructureerd proces dat de volgende elkaar opeenvolgende fasen kent: inventariseren, specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken, nazorg.

Inventariseren : Vaststellen van de daadwerkelijke behoefte en de te volgen procedure, budgetcontrole, eventueel marktonderzoek.

Specificeren : Het opstellen van de offerteaanvraag, het programma van eisen en het conceptcontract.

Selecteren : Aanvragen van offertes, selecteren van de leveranciers en beoordelen van aanbiedingen.

Contracteren : (Indien toegestaan) onderhandelen met leveranciers en afsluiten van het contract.

Bestellen : Binnen de overeengekomen condities afroepen van de benodigde producten.

Bewaken : Controleren van de individuele bestelling en factuur en bewaken van het contract.

Nazorg : Completering inkoopdossier, afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer-/minderwerk, evaluatie van: het inkoopproces, het contract en de leveranciersprestatie, opstarten contractherziening.

Inkoopteam : Team samengesteld uit medewerkers vanuit verschillende disciplines dat tot taak heeft een bepaald product te verwerven.

Leverancier : Leverancier in de ruimste zin van het woord. Het begrip omvat zowel de aannemer, de leverancier van goederen als de dienstverlener.

Mantelcontract (raamcontract) : Meerjarig contract met een leverancier ten behoeve van een bepaald inkooppakket, op basis waarvan gebruikers producten kunnen (laten) bestellen.

Meervoudig onderhandse procedure : Aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke of rechtspersonen wordt uitgenodigd een offerte uit te brengen.

Openbare procedure : Aanbestedingsprocedure die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder offerte kan uitbrengen.

Product : Product in de ruimste zin van het woord: dit omvat zowel het begrip werk, levering als dienst.

Werk : Het product van een geheel van bouwkundige dan wel civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Gedacht moet worden aan grote bouw- en infrastructurele projecten als bruggen, wegen, gebouwen, etc., waarbij slechts het geheel telt en splitsing niet is toegestaan.

Levering : De aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten. Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich meebrengt vallen deze onder levering. Het begrip ‘producten’ omvat alleen roerende zaken, zoals computers, kantoormeubilair, kleding, auto’s etc.

Dienst : Restcategorie. Alle contracten onder bezwarende titel met een derde, die niet vallen onder de definitie werken of leveringen. Gedacht kan worden aan: onderhouds- en reparatiediensten, schoonmaakwerkzaamheden, software ontwikkelingen, architectuur, personenvervoer, accountancy, verzekeringen, etc.

Programma van eisen : Document waarin de eisen en wensen opgenomen zijn die opdrachtgever stelt aan de aan te trekken leverancier en het te verwerven product.

Selectiecriteria : Selectiecriteria zijn objectieve, kwalitatieve criteria op basis waarvan een leverancier wordt geselecteerd. Selectiecriteria betreffen de aanbieder, dan wel het bedrijf van de aanbieder. De selectiecriteria zijn onder te verdelen in minimum eisen (uitsluitingsgronden) en kwalitatieve eisen.

Uitbesteden : De beslissing om een werk, levering of dienst door derden te laten uitvoeren.