Als uit het feitenonderzoek naar voren komt dat er sprake is of lijkt te zijn van plichtsverzuim, dan wordt de persoon in kwestie door het bevoegd gezag met de belastende gegevens geconfronteerd. Dit gebeurt bij voorkeur schriftelijk en wordt aangeduid als de tenlastelegging. Deze bevat in de regel het volgende:
een beschrijving van voorlopig vastgestelde feiten en omstandigheden;
de constatering en onderbouwing van (vermoedelijk) plichtsverzuim;
eventueel het voornemen tot strafoplegging;
een uitnodiging voor het afleggen van verantwoording ten overstaan van het bevoegd gezag;
vermelding van de mogelijkheid om zich op eigen kosten te laten bijstaan door een raadsman.
Door de betrokkene uit te nodigen voor het afleggen van verantwoording wordt deze in staat gesteld zijn zienswijze te geven op de feiten en omstandigheden rond het plichtsverzuim. Dit kan schriftelijk of mondeling plaatsvinden. De betrokkene heeft geen spreekplicht. In geval van schriftelijke verantwoording kan de persoon in kwestie desgewenst alsnog de gelegenheid krijgen voor een mondelinge toelichting. De verantwoording vindt zo spoedig mogelijk – in ieder geval binnen tien werkdagen – na de tenlastelegging plaats. Aandachtspunten bij de mondelinge verantwoording of toelichting:
Als de ambtenaar niet verschijnt en vanuit de organisatie zeer wordt gehecht aan een gesprek kan door het bevoegd gezag aan de ambtenaar een dienstopdracht tot verschijning gegeven worden. Geeft de ambtenaar aan de dienstopdracht geen gehoor (zonder geldige reden), dan is dat op zichzelf ook plichtsverzuim.
De ambtenaar kan zich laten bijstaan door een raadsman of –vrouw, zoals iemand van de vakbond of een advocaat. Als een gemachtigde optreedt namens de ambtenaar, behoort alle correspondentie via deze gemachtigde te lopen.
Bij het gesprek zijn – naast het bevoegd gezag – vanuit de organisatie ten minste twee personen aanwezig: de leidinggevende en een P&O-adviseur. Het bevoegd gezag maakt de ambtenaar voorafgaand (schriftelijk) of aan het begin van het gesprek duidelijk waartoe het gesprek dient. In een gesprek mogen geen uitspraken of verklaringen van de betrokkene verkregen worden en als bewijsmateriaal gebruikt worden in de procedure, zonder dat de betrokken ambtenaar voorafgaand op de hoogte is gesteld van de bedoeling van het gesprek.
Van het gesprek wordt binnen drie werkdagen een verslag gemaakt. Het bevoegd gezag ondertekent het verslag en laat ook de ambtenaar ondertekenen voor akkoord of voor gezien. Als deze niet wil ondertekenen, wordt dit op het verslag vermeld. Verzending vindt aangetekend plaats. Als het verslag in plaats daarvan wordt uitgereikt, dan moet er door de ambtenaar of diens raadsman een ontvangstbevestiging ondertekend worden.
Het is belangrijk dat verslagen en documenten altijd worden bewaard. Omdat het niet meer gaat om (onderzoek van) een vermoeden gebeurt dit bewaren vanaf nu in het personeelsdossier. De stukken zijn noodzakelijk ter onderbouwing van de constatering van eventueel plichtsverzuim.
Hoofdstuk 3:
Artikel 3.3
Tenlastelegging en het afleggen van verantwoording
Onderdeel van Protocol integriteitsschendingen