**1..** De informatie dient zodanig te worden geregistreerd, dat het volgende kan worden vastgesteld:
- - de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan, voor zover nodig voor de uitvoering van een bepaald werkproces;
- - de datum van ontvangst, opmaak en verzending van de informatie;
- - de geadresseerde, afzender en vervaardiger van de informatie;
- - de taak of handeling waarop de informatie betrekking heeft;
- - de samenhang met de andere door de organisatie ontvangen en opgemaakte informatie;
- - de status en het ontwikkelingstadium van de informatie.
**2..** De kenmerken dienen zodanig te worden vastgelegd, dat de informatie met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.