Van digitale informatie moet gedurende de bewaartermijn, naast de in artikel 14 genoemde gegevens, ook de volgende gegevens worden vastgelegd en bewaard:
De oorspronkelijke technische aard van de digitale informatie, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan;
De actuele technische aard van de digitale informatie, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan, zodanig dat reproductie ervan te allen tijde mogelijk is;
Voor zover gebruik is gemaakt van een elektronische handtekening dient in een audit-trail vastgelegd zijn wie de informatie wanneer heeft ondertekend/goedgekeurd. Tevens moet vaststaan hoe de identificatie heeft plaatsgevonden. De audit-trail dient, samen met de bijbehorende informatie, in een duurzaam formaat opgeslagen te worden.
Artikel 16.
Het hoofd van de beheereenheid zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur.
Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie bewaard.
HOOFDSTUK 5
BEHEER VAN INFORMATIE
Bewaring van informatie
Artikel 17.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Artikel 18.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 19.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
Beveiliging en raadpleging van informatie
Artikel 20.
Het hoofd van de beheereenheid is verantwoordelijk voor het nemen van passende maatregelen met betrekking tot informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komt.
HOOFDSTUK 2
Artikel 15.
Artikel 15.
Onderdeel van Besluit Informatiebeheer Gemeente Bergen op Zoom 2014