**1..** De directeur van een dienst en de griffier zien erop toe, dat van
informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een
structuurplan wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de
informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden
gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
**2..** In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare
digitale archiefbescheiden op zijn minst de volgende gegevens
vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het
overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het
betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing
de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende
bestanden.
**3..** Van vernietigbare digitale archiefbescheiden worden alle in artikel
9 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de
toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur
wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
**4..** De onderdelen van de dienst stellen het hoofd van de afdeling
documentaire informatievoorziening onverwijld in kennis van het
ontvangen of opmaken van een digitaal archiefbescheid of
informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar
is. Tenminste eenmaal per jaar verricht de afdeling documentaire
informatievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie
betreffende archiefbescheiden en informatiebestanden die uitsluitend
op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
**5..** De afdeling documentaire informatievoorziening doet zodra nodig
opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van
archiefbescheiden en informatiebestanden bedoeld in het eerste
lid.
**6..** Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in
het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:
de dienst waar de betreffende digitale archiefbescheiden of
informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;
de dienst waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten
of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen
overdragen digitale archiefbescheiden of
informatiebestanden;
de sector ICT, indien er volgens beide voorgaande punten
geen verantwoordelijk onderdeel is.
**7..** De sector ICT verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde
lid bedoelde conversie en migratie.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies