Er is een leerlingenadministratie, die wordt bijgehouden door de medewerker leerplicht/RMC en de administratief medewerker.
In de leerlingenadministratie worden de persoonsgegevens opgenomen van alle in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) opgenomen personen in de leeftijd van 4 tot 18 jaar, woonachtig in de subregio van het RBL. In de leerlingadministratie worden tevens de persoonsgegevens opgenomen van de voortijdige schoolverlaters in de leeftijd tot 23 jaar, die in DUO() zonder startkwalificatie niet zijn ingeschreven op een (vervolg) school, woonachtig in de subregio van het RBL.
De mutaties in de basisadministratie persoonsgegevens met betrekking tot de in lid 2 bedoelde personen worden wekelijks in de leerlingenadministratie verwerkt. De mutaties van DUO worden wekelijks verwerkt.
De administratief medewerker controleert of de mutaties van de verschillende scholen met betrekking tot in- en afschrijvingen van jongeren binnengekomen zijn. De medewerker leerplicht/RMC onderneemt actie naar directeuren van scholen en instellingen die in gebreke gebleven zijn.
Blijkt uit het contact met de directeur dat deze verwijtbaar in gebreke blijft, dan roept de medewerker leerplicht/RMC de directeur op voor een gesprek en doet hij een melding bij de Inspectie van het Onderwijs.
De administratief medewerker controleert periodiek voor het voortgezet onderwijs, middelbaar beroepsonderwijs en het primair onderwijs of alle leerplichtigen en kwalificatieplichtigen overeenkomstig de bepalingen van de wet als leerling op een school of onderwijsinstelling zijn ingeschreven.
Bij een vermoeden van absoluut verzuim stuurt de administratief medewerker binnen 5 schooldagen na constatering een brief aan de ouders of degene die het gezag uitoefent. In de brief is aangegeven dat binnen 10 schooldagen gereageerd dient te worden. Als wordt teruggemeld dat er wel sprake is van een schoolinschrijving dan wordt dit gecontroleerd. Wanneer er binnen 10 schooldagen geen reactie is gekomen, volgt een tweede brief. Blijft de verdenking van absoluut verzuim bestaan, dan volgt een actie zoals omschreven in artikel 7 van deze instructie (absoluut verzuim).
Tegenover een bericht van afschrijving van de ene school staat voor jongeren tot 18 jaar zonder startkwalificatie een bericht van inschrijving van een andere school. Als deze registratie niet sluitend is, volgt in eerste instantie contact met de school die de afschrijving (zonder kennisgeving van bestemming) gemeld heeft. Wanneer deze geen duidelijkheid kan geven wordt schriftelijk contact gezocht met de ouders van de jongere.
De administratief medewerker stuurt de niet leerplichtige voortijdig schoolverlater een brief met het verzoek de vervolgopleiding en/of eventueel werk te melden en doet tevens het aanbod om contact op te nemen met een medewerker leerplicht/RMC.
Bij verhuizing buiten de regio worden op ver zoek de schoolhistorische gegevens gezonden naar de nieuwe woongemeente.
Artikel 3
Leerlingenadministratie en controle absoluut verzuim
Onderdeel van Instructie voor de medewerkers leerplicht/RMC van het Regionaal Bureau Leerplicht/RMC Utrecht Noordwest