De medewerker leerplicht/RMC en de administratief medewerker leggen slechts een leerlingdossier aan over een jongere indien er sprake is van mondelinge, telefonische, e-mail- of schriftelijke contacten met de jongere of derden over diens:
vervangende leerplicht;
vrijstelling van inschrijving;
vrijstelling van schoolbezoek;
(vermoeden van) absoluut verzuim;
(vermoeden van) relatief verzuim;
(vermoeden van) voortijdig schoolverlaten;
situatie die leidt tot bespreking in een (preventief) georganiseerd overleg (ZAT);
gedrag dat leidt tot melding van maatregelen zoals schorsing;
signalen die uiteindelijk kunnen leiden tot een van bovenstaande situaties.
In het leerlingdossier worden de volgende gegevens automatisch gevuld vanuit GBA of DUO:
burgerservicenummer, onderwijsnummer (alleen vanuit DUO);
voornamen en achternaam;
geslacht;
geboortedatum en -plaats;
nationaliteit;
achternaam, voorletters, geslacht, adres, postcode, woonplaats van de ouders of verzorgers;
school (scholen) van inschrijving, met gevolgde klassen en/of onderwijssoort waar het PO, VO en MBO betreft;
In het leerlingdossier worden door de administratief medewerker handmatig toegevoegd:
school (scholen) van inschrijving, met gevolgde klassen en/of onderwijssoort waar het (V)SO en niet-bekostigd onderwijs betreft;
titulaar, adellijkheid en gezagsverhoudingen van ouders en verzorgers;
In het leerlingdossier worden door de medewerkers Leerplicht/RMC handmatig toegevoegd:
kennisgeving(en) van beroep op vrijstelling van inschrijfplicht;
kennisgeving(en) van (vermoedelijk) schoolverzuim;
aanvragen en behandeling van aanvragen voor vrijstelling van schoolbezoek;
afschrift van correspondentie met betrekking tot de jongere;
verslagen van gesprekken met dan wel over de jongere;
aantekeningen en notities met betrekking tot de jongere;
afschrift van de melding aan de Sociale Verzekeringsbank;
afschrift van proces-verbaal van de jongere;
afschrift van de melding aan bureau HALT.
eventueel behaalde diploma’s;
persoonlijke omstandigheden die voor het halen van een startkwalificatie meegewogen moeten worden;
relevante gegevens van derden.
De medewerker leerplicht/RMC verstrekt slechts gegevens uit het leerling dossier aan derden binnen de grenzen die daaraan worden gesteld door de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en het Vrijstellingsbesluit Wbp, in het bijzonder artikel 20 van het Vrijstellingsbesluit.
Documenten en correspondentie worden bij de uitvoerende gemeente Woerden zoveel mogelijk op digitale wijze gearchiveerd conform de bepalingen die in de Archiefwet zijn gesteld en de bepalingen in de geldende archiefverordening van de gemeente Woerden.
Het leerlingdossier wordt op historisch gezet zodra een jongere een startkwalificatie gehaald heeft of de leeftijd van 23 jaar. Na 2 jaar worden de gegevens verwijderd.
Artikel 4
Leerling dossier
Onderdeel van Instructie voor de medewerkers leerplicht/RMC van het Regionaal Bureau Leerplicht/RMC Utrecht Noordwest