De datum en het tijdstip van het evaluatiegesprek worden in overleg tussen beoordelaar en medewerker bepaald, maar liggen in ieder geval voor 1 januari van het volgende kalenderjaar. Op verzoek van de medewerker c.q. de beoordelaar kan het evaluatiegesprek worden gevoerd in aanwezigheid van anderen.
Indien de medewerker weigert deel te nemen aan het evaluatiegesprek of daaraan niet kan deelnemen terwijl uitstel naar het oordeel van de beoordelaar niet verantwoord is, kan de beoordelaar besluiten de beoordeling zonder gesprek uit te brengen. De beoordelaar stelt de medewerker hiervan tijdig schriftelijk en gemotiveerd in kennis.
Tijdens het evaluatiegesprek overhandigt de beoordelaar de personeelsbeoordeling die door hem is vastgelegd op het formulier evaluatiegesprek en licht deze toe. Als hij de mening van andere medewerkers binnen de organisatie die in een functionele verhouding tot de medewerker staan heeft gevraagd, meldt hij dit aan de medewerker.
Functionele of persoonlijke omstandigheden die naar de mening van de beoordelaar of de medewerker van invloed zijn op de functievervulling worden vermeld op het formulier.
Het verslag van het evaluatiegesprek inclusief de daarin opgenomen personeelsbeoordeling wordt binnen één week na het evaluatiegesprek overhandigd of toegestuurd aan de medewerker.
Het formulier wordt voor “akkoord” ondertekend door de beoordelaar en de medewerker. Indien de medewerker een afwijkende mening of kanttekening heeft, wordt dit door de beoordelaar op het formulier vermeld waarna de medewerker het formulier tekent voor “gezien”.
De beoordelaar overhandigt de medewerker direct na ondertekening van het formulier een kopie van dit formulier.
De personeelsbeoordeling is door ondertekening door de beoordelaar en na ommekomst van de in artikel 17, lid 1, genoemde termijn van twee weken formeel vastgesteld.
Artikel 16.
Procedure evaluatie- en beoordelingsgesprek
Onderdeel van Regeling jaargesprekken en personeelsbeoordeling