**1..** Een klaagschrift wordt in het postsysteem op naam van de klachtencoördinator geregistreerd.
**2..** De klachtencoördinator stuurt het klaagschrift zo spoedig mogelijk na ontvangst daarvan aan de klachtbehandelaar, opdat deze de behandeling van de klacht ter hand kan nemen.
**3..** De klachtencoördinator stuurt een afschrift van het klaagschrift aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft
**4..** De klachtencoördinator bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager.
**5..** De behandeling van een klacht wordt, ook als daaraan naar tevredenheid van de klager tegemoet is gekomen, afgesloten met een afdoeningsbrief.
**6..** De klachtbehandelaar draagt er zorg voor dat een afschrift van de afdoeningsbrief aan de klachtencoördinator wordt gestuurd.