**1..** Na ontvangst van functionele berichten via een elektronische postbus wordt deze door een medewerker vastgelegd in het daarvoor bestemde beheersysteem.
**2..** De afhandeltermijn van een functioneel bericht is afhankelijk van het onderwerp van het bericht. De afhandeltermijnen zijn bepaald in de Algemene wet bestuursrecht, overige wetgeving m.b.t. het onderwerp en in de servicenormen van de gemeente Schiedam
**3..** Als de afhandeltermijn langer is dan vijf werkdagen dient de behandelaar naar de afzender(s) van de ontvangen functionele berichten, binnen vijf werkdagen na ontvangst, een behandelbericht te verzenden waarin aangegeven wordt:
welke medewerker het bericht behandelt;
wat de termijn is van de vervolgreactie;
indien van toepassing, dat het bericht binnen een gestelde termijn nog dient te worden aangevuld als bedoeld in artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht.
**4..** Wanneer een functioneel bericht binnen vijf werkdagen wordt beantwoord, is het sturen van een behandelbericht niet nodig.
**5..** Als onvolledig bericht in de zin van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht worden in ieder geval beschouwd:
berichten die niet voorzien zijn van naam en (e-mail)adres van de afzender.
berichten die en/ of waarvan de bijlagen door leesbeveiliging niet geopend / gelezen kunnen worden.
berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden (o.a. omdat ze niet de op dat moment geldend bestandsformaten hebben ).
**6..** Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig behandelen van functionele berichten waarvan hij of zij de behandelaar is.
**7..** Indien een bericht wordt ontvangen, dat niet bestemd is voor zijn persoon, zal de ontvanger, binnen twee dagen, het bericht doorsturen naar de juiste interne of externe postbus en hier over de afzender informeren.
**8..** Wanneer het niet mogelijk is een bericht tijdig af te handelen, stuurt de behandelaar een vertragingsbericht. Dit kan een verdaging zijn op grond van een specifiek wettelijk voorschrift, maar als dat niet (meer) mogelijk is een algemeen vertragingsbericht waarin een streefdatum wordt genoemd. Daarnaast bevat dit bericht de reden van vertraging. Dit bericht wordt ook vast gelegd in het daarvoor bestemde beheersysteem.
**9..** De beantwoording van de functionele berichten wordt door de behandelaar in het daarvoor bestemde beheersysteem vastgelegd en gerelateerd aan de bijbehorende zaak of het ontvangen bericht.
HOOFDSTUK III
Artikel 7.
Afhandeling functionele berichten
Onderdeel van Besluit elektronisch berichtenverkeer gemeente Schiedam 2015