1.1 Doelstellingen
De gemeente Alphen aan den Rijn wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
Rechtmatig inkopen houdt in dat de bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden nageleefd. Het gaat met andere woorden om een juridisch correcte uitvoering van het proces van inkoop- en aanbesteding.
Doelmatig inkopen betekent dat effectief en efficiënt wordt ingekocht in die zin dat de inspanningen en uitgaven ook daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal.
De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor (lokale) ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
Een integere en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Integriteit en professionaliteit staan niet alleen voorop bij het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht wordt
en bij het selecteren en contracteren van de meest geschikte ondernemer, maar ook in de uitvoeringsperiode van de overeenkomst. Dit zal het concrete, door de gemeente gewenste eindresultaat ten goede komen en positief bijdragen aan het beeld dat deelnemers aan het maatschappelijk (en economisch) verkeer van de gemeente hebben. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over marktomstandigheden en relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in de betrokkenheid van de organisatie bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de opdrachtnemer en in wederzijds respect tussen de gemeente en de opdrachtnemer. De gemeente verstrekt alle inlichtingen en gegevens aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces (transparantie).
Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.
In beginsel wordt ingekocht op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (emvi). Hierbij betrekt de gemeente in de afweging ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten. Er wordt niet alleen gekeken naar de aankoopprijs, maar het bredere effect van de inkoop op de gemeentebegroting, bijvoorbeeld voor wat betreft de eventuele kosten van onderhoud en mogelijke inverdieneffecten via andere portefeuilles (denk bijvoorbeeld aan duurzaamheid of social return on investment). Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente.
Inkoop is ondersteunend aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en draagt daar voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
Een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers.
Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Uitgangspunt van de gemeente is deze administratieve lasten tot een minimum te beperken. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een effectief en efficiënt inkoopproces uit te voeren.
1.2 Bijdrage aan collegedoelstellingen
Inkoop is ondersteunend aan de collegedoelstellingen van de gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij.
De in dit kader belangrijkste bijdragen zijn:
het, binnen de mogelijkheden die er zijn, geven van een preferente positie aan lokale ondernemers;
het ‘waar voor je geld principe’: efficiënt aanbesteden, doordacht, slim, schaalvoordeel enzovoorts;
waarborgen van integere uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid;
voortzetten van social return on investment bij aanbestedingen;
invulling geven aan de gemeentelijke duurzaamheiddoelstellingen.
1.3 Verantwoordelijkheden
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder inkoop is verantwoordelijk voor inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Om de beleidsuitgangspunten te realiseren zijn juridische, ethische en ideële en economische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
Artikel 1
Uitgangspunten nieuw beleid
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Alphen aan den Rijn 2014-2018