3.1 Integriteit
De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
Het is in het belang van de gemeente dat inkoophandelingen verlopen langs de wegen die, naast het zakelijke en maatschappelijke, integer en ethisch verantwoord zijn. Aanbestedingen door de overheid staan in toenemende mate in de publieke belangstelling. Het hanteren van transparante, niet discriminerende en objectieve procedures zijn een middel ter voorkoming van het in twijfel trekken van de integriteit en ethisch handelen van de gemeente en haar medewerkers. De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de voor hen vastgestelde gedragscodes Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Daarnaast hoort een ieder die direct met de inkoopfunctie te maken heeft, te acteren naar de gedragsregels die door de Nederlandse Vereniging voor inkoop- management (NEVI) zijn opgesteld en welke door de gehele (Rijks)overheid en het bedrijfsleven zijn erkend.
De Europese aanbestedingsregels vereisen eveneens transparantie, objectiviteit, integriteit en ethisch handelen. Een en ander in het constante adagium “alles moet naspeelbaar en aan een ieder uitlegbaar zijn”.
De gemeente contracteert enkel integere ondernemers.
De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
3.2 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
In de woorden van MVO Nederland onderneemt een onderneming maatschappelijk verantwoord op het moment dat zij haar activiteiten richt op het toevoegen van waarde aan zowel people, planet als profit. Hoewel de termen duurzaamheid en duurzaam ondernemen vaak vooral uitgelegd worden in relatie tot milieudoelstellingen en maatschappelijk verantwoord ondernemen met name tot sociale doelstellingen zijn beide termen blijkens de definitie van MVO Nederland inwisselbaar.
Duurzaam inkopen is het rekening houden met milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van een product, dienst of werk op het milieu, bijvoorbeeld door energie of materiaalgebruik.
Bij sociale aspecten kunt u denken aan thema’s als kinderarbeid of mensenrechten. Bij deze laatste spelen onderwerpen als arbeidsreintegratie, arbeidsomstandigheden en social return. De gemeente heeft oog voor en stimuleert, waar mogelijk, de participatie van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces.
Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet
aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand zijn gekomen.
3.2.1 Duurzaam inkopen
De gemeente heeft zichzelf als doel gesteld om in 2020 100% duurzaam in te kopen. De basis hiervoor is gelegd in het harmonisatie uitvoeringsprogramma 2014-2015. De gemeentelijke ambities ten aanzien van duurzaamheid krijgen in het proces van inkoop en aanbesteding een plaats door het toepassen van duurzaamheidseisen en duurzaamheidswensen. In ieder geval gaat het daarbij om:
sociale voorwaarden;
milieuaspecten;
social return on investment.
3.2.2 Social return on investment
De gemeente streeft ernaar om door middel van social return on investment (SROI) meer werkgelegenheid in de regio te creëren en met name de (arbeids)participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te bevorderen. Dat is niet alleen goed voor de mensen die het betreft, maar ook worden hierdoor de kosten voor uitkeringen en sociaal-maatschappelijke kosten in brede zin lager. Toepassing van SROI betekent dat de gemeente van opdrachtnemers verwacht dat zij bereid zijn om een concrete bijdrage te leveren aan de werkgelegenheid van kwetsbare burgers ter waarde van een percentage van de gefactureerde opdrachtsom of loonsom.
3.3 Innovatie
De gemeente moedigt – daar waar mogelijk– innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden.
3.4 Integriteit en Wet BIBOB
Naast de interne integriteitseisen, stelt de gemeente ook eisen op het gebied van integriteit aan ondernemers. Ondernemers dienen integer te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat geconstateerd wordt dat ondernemers hier niet (meer) aan voldoen, worden zij uitgesloten als potentiële contractpartij.
Onder andere de Wet Bevordering Integriteitbeoordeling door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB), maakt het voor de gemeente mogelijk om zich te beschermen tegen het risico dat zij onbewust in zee gaat met criminele organisaties en daarmee onbedoeld mogelijke criminele activiteiten faciliteert.
3.5 Rechtmatigheid
De afdeling inkoop dient de naleving te waarborgen van vigerende Wet- en regelgeving en heeft om die reden het inkoopbeleid van de gemeente hiermee in overeenstemming gebracht.
3.6 Mandaat en volmacht
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
3.7 Afwijkingsbevoegdheid
Afwijken van de inkoopprocedures onder de EU drempel (zie ook Hoofdstuk 6 van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid) is alleen mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Deze bevoegdheid kan door het college worden gemandateerd aan een daartoe bevoegd orgaan wat betreft de afwijkingen van de inkopen en aanbestedingen onder de EU drempel.
Afwijken van de inkoopprocedures boven de EU drempel is niet mogelijk. Van een uitzonderingsgeval is sprake:
Wanneer dat strikt noodzakelijk is als gevolg van dwingende spoed. Het spoedeisende karakter mag niet te wijten zijn aan de aanbestedende dienst. Het moet hierbij gaan om omstandigheden die de aanbestedende dienst niet kon voorzien. Het gaat alleen om leveringen, diensten of werken die nodig zijn om een onmiddellijke noodsituatie te verhelpen, hierbij zij echter opgemerkt, dat voor bepaalde soorten calamiteiten ook zogenoemde raamovereenkomsten kunnen worden opgesteld. In de raamovereenkomst worden alle technische, organisatorische, financieel-economische en juridische randvoorwaarden vastgelegd, zodat in geval van een calamiteit snel opdracht kan worden verleend en nog slechts de bijzondere omstandigheden van het geval behoeven te worden vermeld.
Er is sprake van een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt (bijvoorbeeld omdat deze beschikt over een alleenrecht -Octrooi of Auteursrecht- of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten).
In het geval van aanvullende diensten of werken, die, als gevolg van onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke dienst of het werk te kunnen verlenen.
In het geval van wettelijk gedwongen winkelnering.
Als een aanbestedingsvorm volgens het college nadelig is wegens zwaarwegende argumenten.
3.8 Klachtenregeling
Voor klachten met betrekking tot een concrete aanbestedingsprocedure kent de gemeente een klachtenprocedure. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk beschreven hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht behandelt.
Artikel 3
Ethische en ideële uitgangspunten
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Alphen aan den Rijn 2014-2018