Het belangrijkste verschil tussen reserves en voorzieningen is dat de raad in het geval van reserves de vrijheid heeft om de bestemming van deze gelden te wijzigen. Om die reden worden reserves als eigen vermogen aangeduid. In het geval van voorzieningen is er sprake van aantoonbare verplichtingen, veelal in de vorm van onderhoudsplannen als onderbouwing. Zolang de gemeenteraad de bestemming van geoormerkt geld nog kan veranderen, is er sprake van een bestemmingsreserve. Zodra dit niet meer kan, is er sprake van een voorziening of een overlopende post (overlopende passiva).
De definiëring van voorzieningen
Voor deze definiëring is aansluiting gezocht bij het BBV.
Op grond van artikel 44 worden voorzieningen gevormd wegens:
verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;
op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;
kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;
de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.
Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49,onderdeel b.
Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.
Artikel 49, onderdeel verwijst naar van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen vooruitkeringen met een specifiek bestedingsdoel, deze dienen te worden opgenomen onder de overlopende passiva.
Mutaties in voorzieningen (toevoegingen dan wel 'vrijval') vloeien uitsluitend voort uit het aanpassen van de omvang van een voorziening aan een nieuw noodzakelijk niveau; de overige mutaties in voorzieningen bestaan alleen uit verminderingen wegens aanwending voor het doel waarvoor de voorziening is ingesteld.
Voorzieningen mogen niet met een negatief bedrag op de balans voorkomen.
De definiëring van reserves
Reserves zijn de vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken. Bedrijfseconomisch gezien zijn reserves vrij te bestemmen (al kan politiek aan bepaalde reserves een bepaalde bestemming zijn gegeven).
Op grond van artikel 43 van het BBV moeten de reserves in de balans worden onderscheiden naar:
de algemene reserve;
de bestemmingsreserves.
De algemene reserve en bestemmingsreserves vormen, tezamen met de onbenutte belastingcapaciteit, de zogeheten stille reserves en de post onvoorzien, de weerstandscapaciteit.
Bevoegdheid tot het instellen van reserves en voorzieningen:
De raad stelt de reserves in en besluit tot mutaties daarin. Mutaties in reserves dienen apart van de baten en lasten te lopen. Samen met de baten en lasten van de programma’s vormen ze het (geraamde of gerealiseerde) resultaat. Het BBV schrijft in artikel 17 voor dat de mutaties in de reserves apart zichtbaar gemaakt moeten worden.
De raad stelt de voorzieningen in en besluit tot dotaties daaraan via de vaststelling van de programma’s, dus in het resultaatbepalende deel van de begroting en/of jaarrekening. De uitgaven worden rechtstreeks afgeboekt van een voorziening. De uitvoering van het programma en daarmee het verloop van de voorziening wordt toegelicht in de begroting en de jaarstukken.
De vorming van en de toevoeging aan een voorziening heeft een lastenverhogend effect. Uitgaven die ten laste van een voorziening komen, hebben geen effect op het resultaat. Er is alleen sprake van een balansmutatie. De uitgave c.q. last is immers bij de vorming van de voorziening al genomen. Vrijval van voorzieningen heeft een gunstig effect op de exploitatie.
Het resultaat na de mutaties in de reserves geeft de mutatie van de Algemene reserve weer. Een negatief resultaat wordt afgedekt door een onttrekking aan de Algemene reserve. Een positief resultaat wordt toegevoegd aan de Algemene reserve in het jaar volgend op het betreffende boekjaar.
In de rekening kunnen de toevoegingen en onttrekkingen aan elk van de bestemmings-reserves worden verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting(swijzigingen) door de raad is goedgekeurd voor de betreffende bestemmingsreserve. Uit oogpunt van een goede en integrale allocatiefunctie adviseert de commissie BBV om terughoudend te zijn met dergelijke besluiten. Voorkomen moet worden dat het gepresenteerde gerealiseerde resultaat volgend uit de programmarekening via een automatisme van potjes vullen richting nul tendeert. Wenselijk is dat een resultaat wordt gepresenteerd dat zo goed mogelijk laat zien hoe de gemeente in het betreffende jaar heeft gepresteerd.
Het gerealiseerde resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening wordt in de eindbalans afzonderlijk opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen. In het volgende jaar kan de raad vervolgens besluiten over de bestemming van het resultaat vorig boekjaar.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.3
HET ONDERSCHEID TUSSEN RESERVES EN VOORZIENINGEN
Onderdeel van NOTA RESERVES EN VOORZIENINGEN 2015