Het komt in ’s-Hertogenbosch weinig voor dat een raadsvoorstel geheime informatie bevat of dat geheime informatie in een bijlage wordt toegevoegd. Uitzondering is de burgemeesters(her)benoeming waar van rechtswege geheimhouding bestaat. Deze bestaande praktijk wordt doorgezet. Geheime informatie wordt alleen in of bij een raadsvoorstel gevoegd als de informatie echt essentieel is voor de besluitvorming. De voorkeursvolgorde is:
Een raadsvoorstel wordt zodanig geredigeerd dat geen geheime informatie is opgenomen;
Als geheime informatie noodzakelijk is om over een raadsvoorstel te kunnen beslissen, wordt de geheime informatie in een bijlage verwerkt, die voor de raad ter inzage wordt gelegd. Over het raadsvoorstel wordt in principe in openbaarheid gesproken.
Alleen als het niet mogelijk is om de geheime informatie in een aparte bijlage te verwerken, wordt deze opgenomen in het raadsvoorstel, die in een besloten commissie- en raadsvergadering wordt behandeld.
Bij het opleggen van geheimhouding gelden de volgende regels:
Het college motiveert in/bij het stuk waarom de informatie geheim is;
Het college geeft aan tot wanneer de geheimhouding moet blijven gelden, dan wel dat de geheimhouding onbeperkt moet doorlopen;
Op de geheime stukken staat expliciet vermeld dat deze geheim zijn;
De geheimhouding wordt bekrachtigd door de raad, bekrachtiging van de geheimhouding wordt opgenomen in het dictum van het raadsvoorstel. Als de raad besluit om het raadsvoorstel niet inhoudelijk te behandelen, wordt het bekrachtigingsbesluit apart aan de raad voorgelegd;
Geheime stukken liggen ter inzage bij de griffier. De griffier houdt bij wie de stukken hebben ingezien; Geheime stukken mogen niet worden gekopieerd, gefotografeerd of op een andere manier worden vermenigvuldigd;
Delen van informatie is toegestaan met alle raadsleden en met commissieleden niet-raadsleden;
De geheime stukken worden opgenomen in een index geheime stukken (zie paragraaf 4.6);
Als de informatie niet meer geheim hoeft te zijn, legt het college een raadsvoorstel aan de raad voor om de geheimhouding op te heffen.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.3
Geheime informatie in raadsvoorstellen
Onderdeel van Handvest Informatievoorziening Gemeenteraad