Meestal gaat het om informatie over beleidsuitvoering door het college. Te denken valt aan informatie in het kader van aanbestedingen, grondaankoop/verkoop, informatie van bedrijven i.h.k.v. vergunningverlening etc. Raadsleden willen de informatie over het algemeen inzien in het kader van hun controlerende taak, bijvoorbeeld om vast te stellen of het college bij de uitvoering binnen de door de raad gegeven kaders blijft. De gemeentewet bepaalt dat het verstrekken van informatie achterwege kan blijven als dit in strijd is met het openbaar belang. Juist omdat raadsleden ook onder geheimhouding informatie kan worden verstrekt zal hier niet snel sprake van zijn.
De gemeentewet maakt in artikel 25 onderscheid tussen het opleggen van geheimhouding op stukken die aan de raad worden overlegd en stukken die aan leden van de raad worden overlegd. In het laatste geval gaat het vaak om de situatie waarbij een raadslid in contacten met de ambtelijke organisatie om informatie vraagt die alleen onder geheimhouding kan worden verstrekt. Als de informatie alleen aan dit raadslid verstrekt wordt, hoeft de uitgebreide procedure van bekrachtiging en opheffing door de gemeenteraad niet doorlopen te worden. Ook in het geval dat meerdere raadsleden om dezelfde geheime informatie vragen kan het college overgaan tot het ter beschikking stellen aan de individuele raadsleden. Pas op het moment dat het college besluit om de stukken ter inzage te leggen voor de hele raad is er sprake van een stuk dat aan de raad wordt overlegd. In dit geval moet de gemeenteraad de geheimhouding wel bekrachtigen en kan alleen de gemeenteraad de geheimhouding opheffen.
In beide gevallen dient het college wel een besluit tot geheimhouding (met motivatie) en opheffen geheimhouding te nemen. Het college kan overigens in alle gevallen besluiten om de geheime stukken voor de hele raad ter inzage te leggen, ook als maar één raadslid om de informatie gevraagd heeft. De ervaring leert dat hier in politiek gevoelige situaties vaak voor wordt gekozen om het verwijt te voorkomen dat informatie selectief wordt verstrekt. Bij het opleggen van geheimhouding gelden de volgende regels:
Het opleggen van geheimhouding op stukken die ter inzage worden gelegd aan alle raadsleden en commissieleden niet-raadsleden.
Als het college stukken die niet in de openbaarheid mogen komen ter inzage wil leggen voor de raad besluit het college in haar eerstvolgende vergadering gemotiveerd over het opleggen van geheimhouding op de stukken. Het college stelt vast tot wanneer de geheimhouding moet blijven gelden, dan wel dat de geheimhouding onbeperkt doorloopt en brengt een raadsvoorstel in procedure voor de bekrachtiging van de geheimhouding door de raad. Op de geheime stukken staat vermeld dat deze geheim zijn, de motivatie voor de geheimhouding is bij het stuk gevoegd;
Geheime stukken liggen ter inzage bij de griffier. De griffier houdt bij wie de stukken hebben ingezien;
De geheimhouding moet in de eerstvolgende raadsvergadering bekrachtigd worden. Er vindt geen commissiebehandeling van de bekrachtiging plaats. Normaal gesproken kan het voorstel als een hamerstuk in de raad worden afgehandeld. Als een raadsfractie er over wil praten, dan moet dit in een besloten vergadering die aan het einde van de raadsvergadering plaatsvindt;
Geheime stukken mogen niet worden gekopieerd, gefotografeerd of op een andere manier worden vermenigvuldigd;
Delen van informatie is toegestaan met alle raadsleden en met commissieleden niet-raadsleden
De geheime stukken worden opgenomen in een index geheime stukken (zie paragraaf 4.6);
Als de informatie niet meer geheim hoeft te zijn, legt het college een raadsvoorstel aan de raad voor om de geheimhouding op te heffen.
Het opleggen van geheimhouding op stukken die ter beschikking worden gesteld aan individuele raadsleden
Als een raadslid verzoekt om inzage in stukken die niet in de openbaarheid mogen komen besluit het college in haar eerstvolgende vergadering gemotiveerd over het opleggen van geheimhouding op de stukken. Het verzoek dient schriftelijk bij het college ingediend te worden (e-mail, brief). Tevens stelt het college vast tot wanneer de geheimhouding moet blijven gelden, dan wel dat de geheimhouding onbeperkt doorloopt. Op de geheime stukken staat vermeld dat deze geheim zijn, de motivatie voor de geheimhouding is bij het stuk gevoegd;
Geheime stukken liggen ter inzage bij de behandelend ambtenaar.
Geheime stukken mogen niet worden gekopieerd, gefotografeerd of op een andere manier worden vermenigvuldigd;
Delen van informatie is niet toegestaan. Als een raadslid de informatie wel wil bespreken moet hij het stuk agenderen voor een besloten vergadering van de raad of een commissie)
De geheime stukken worden opgenomen in een index geheime stukken (zie paragraaf 4.6);
Als de informatie niet meer geheim hoeft te zijn, neemt het college een besluit om de geheimhouding op te heffen.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.4
Op verzoek ter inzage leggen van geheime stukken
Onderdeel van Handvest Informatievoorziening Gemeenteraad