Klachten kunnen via de bekende kanalen worden ingediend, zoals mondeling, schriftelijk, via het algemene e-mailadres van de gemeente en via de website van de gemeente.
Mondelinge klachten worden op verzoek van de klager door de KCC-medewerker of indien doorverbonden of doorverwezen naar de klachtencoördinator door hem/haar op schrift gesteld op een voor dat doel bestemd elektronisch formulier (eFormulier). Dit eFormulier en klachten ontvangen via e-mail en via de website worden beschouwd als ware schriftelijk ontvangen.
De klacht is voorzien van een (elektronische) ondertekening en bevat ten minste:
naam en adres van de indiener;
de dagtekening;
een omschrijving van de gedraging en de persoon of personen waartegen de klacht is gericht.