Bij het beoordelingsgesprek zijn aanwezig de eerste beoordelaar en de medewerker. In het geval van een diensthoofd is het gehele college zijn gesprekspartner. Ter ondersteuning van (een deel van) dit gesprek en de totstandkoming van een juist beoordelingsresultaat, kunnen op hun uitnodiging danwel op verzoek of aanwijzing van de beoordelingsautoriteit ook één of meer anderen aanwezig zijn, namelijk de personeels- en organisatieadviseur, één of meer informanten en de tweede beoordelaar.
De medewerker verklaart op het beoordelingsformulier, onder de concept beoordeling, op welke datum hem deze in kopie vertrouwelijk ter hand is gesteld.
De eerste beoordelaar licht de concept beoordeling alsmede de erop gebaseerde conclusies toe. De medewerker wordt in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze hierop kenbaar te maken.
De informant brengt gevraagd en ongevraagd die informatie naar voren die kan bijdragen tot een juiste oordeelsvorming.
De personeels- en organisatieadviseur adviseert gevraagd en ongevraagd over alles wat een juiste toepassing van deze regeling bevordert, waartoe onder meer de wijze van gespreksvoering en procedurele aspecten de aandacht krijgen.
Indien de reactie van de andere aanwezigen daartoe aanleiding geeft heroverweegt de eerste beoordelaar (samen met de tweede beoordelaar indien deze aanwezig is) de conceptbeoordeling en/of de daarbij gehanteerde uitgangspunten en/of de erop gebaseerde conclusies. Hij deelt het besluit gemotiveerd mee, zo mogelijk nog tijdens het gesprek, zo nodig in een vervolggesprek met de medewerker en eventueel één of meer van de andere in het eerste lid genoemde personen.
De medewerker krijgt tijdens hetzelfde gesprek, of desgewenst in een vervolggesprek, de gelegenheid de eigen zienswijze naar voren te brengen op de herziene beoordeling en conclusie.
Het (eventueel in gedeelten gevoerde) beoordelingsgesprek wordt geacht aan zijn doel te hebben beantwoord indien geen van de aanwezigen meer iets naar voren wil of kan brengen dat nog niet voldoende is overwogen en dat redelijkerwijs leidt tot een ander beoordelingsresultaat.
Tot vijf werkdagen na het uitreiken of toezenden van de korte weergave van het gesprek zoals bedoeld in artikel 15:1:15:11, eerste lid, kunnen alle deelnemers aan het gesprek verzoeken om een vervolg van het gesprek, op voorwaarde dat er iets naar voren gebracht zal worden dat nog niet voldoende is overwogen en dat redelijkerwijs leidt tot een ander beoordelingsresultaat.