Het backoffice is de instantie die de klachten in behandeling neemt en de voortgang daarvan bewaakt.
De functionaris, die op de betrokken afdeling belast wordt met de behandeling van de klacht, draagt bij schriftelijke klachten zorg voor het organiseren van een hoorzitting, waarbij aan klager de vraag wordt voorgelegd of hij afzonderlijk gehoord wil worden dan wel in aanwezigheid van degene over wiens gedraging wordt geklaagd. Hij zendt het verslag van de hoorzitting aan klager, alsook aan degene over wiens gedraging geklaagd is.
Bij mondelinge klachten kan de voorgaande procedure worden gevolgd.
In de brief, die als antwoord op de klacht wordt verzonden, wordt melding gemaakt van de eventuele mogelijkheid omtrent dezelfde klacht een verzoekschrift in te dienen bij de Ombudscommissie.
Artikel 7
Taken backoffice bij klachtbehandeling
Onderdeel van Verordening Interne Klachtbehandeling