**4.1..** De behandelende afdelingen zijn er voor verantwoordelijk dat, voor alle op basis van artikel 3.1. geregistreerde ingekomen brieven, binnen twee werkdagen een behandelbericht aan de afzender wordt verstuurd, tenzij de brief binnen vijf werkdagen wordt afgehandeld.
**4.2..** Voor brieven aan de raad en het college verzorgen de inhoudelijk verantwoordelijke afdelingen de behandelberichten.
**4.3..** Van alle behandelberichten dient standaard een afschrift aan BUDIM verzonden te worden.
**4.4..** BUDIM bewaart de afschriften van behandelberichten één jaar.
**4.5..** Van behandelberichten betreffende brieven aan de raad dienen de inhoudelijke afdelingen eveneens een afschrift aan de griffie te zenden.
**4.6..** In het behandelbericht worden in ieder geval de volgende gegevens opgenomen:
datum ingekomen brief
onderwerp
datum ontvangst
registratienummer ingekomen brief
behandelaar of behandelende cluster
verwachte behandelingstermijn
**4.7..** Bij behandelberichten met betrekking tot brieven aan de raad dient eveneens vermeld te worden dat de brief in de eerst volgende raadsvergadering behandeld wordt, waarbij tevens de datum van de raadsvergadering dient te worden vermeld.
**4.8..** Indien het behandelbericht een langere termijn aangeeft, dan de in artikel 5.1. of 5.2. bepaalde termijn, dient het desbetreffende afdelingshoofd het behandelbericht zelf te accorderen en te ondertekenen.
**4.9..** De senior BUDIM is bevoegd om uitzonderingen op het bepaalde in artikelen 4.1. tot en met 4.9. te maken.
**4.10..** Door of vanwege de senior BUDIM wordt steekproefsgewijs gecontroleerd of behandelberichten ook verzonden worden. Indien nodig wordt hierover gerapporteerd aan de directie.
**4.11..** Indien een inkomende brief ten onrechte aan de gemeente is gezonden en voor afhandeling naar een andere organisatie wordt doorgestuurd, dient de afzender hiervan schriftelijk op de hoogte te worden gesteld.
**4.12..** Afschriften van de onder 4.11. genoemde uitgaande brieven dienen, ten behoeve van verwerking in het postregistratiesysteem, onmiddellijk na verzending aan BUDIM gezonden te worden.
Artikel 4.
Behandelberichten en doorsturen van brieven
Onderdeel van Reglement voor de afhandeling van ingekomen brieven