A. Ontvangst van elektronische berichten
Voor de ontvangst van externe formele elektronische berichten worden voor de attachements alleen bestandsformaten geaccepteerd, die voldoen aan de wettelijke eisen die bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats worden gesteld aan archiefbescheiden.
De senior BUDIM is bevoegd om te bepalen dat andere formaten toegestaan zijn.
De senior BUDIM zorgt dat een volledig overzicht van toegestane bestandsformaten op de internet- en intranetsite van de gemeente gepubliceerd wordt.
De ontvanger van een formeel bericht, dat attachements in andere dan toegestane formaten bevat, dient de afzender er van op de hoogte te stellen dat deze attachements niet geaccepteerd worden en deze te verzoeken om de e-mail opnieuw te zenden met attachements in de toegestane formaten.
Indien een inkomend formeel bericht geen of onvoldoende gegevens bevat om de afzender te identificeren, dient de ontvanger de afzender daarvan onmiddellijk via de e-mail of via een ander communicatiekanaal op de hoogte te stellen.
Indien een formeel bericht wordt ontvangen en er is sprake van juridische vormfouten, is de behandelaar er verantwoordelijk voor dat de afzender in de gelegenheid wordt gesteld (schriftelijk per post) vormfouten te herstellen.
B. Registratie en ontvangstbevestigingen
Voor de registratie van formele, elektronische berichten worden dezelfde criteria gehanteerd als voor de traditionele, papieren poststukken.
Voor het verzenden van ontvangstbevestigingen voor externe formele elektronische berichten gelden dezelfde criteria als voor de traditionele, papieren poststukken.
C. Elektronische berichten ontvangen op het centrale e-mailadres
Bij ontvangst van een e-mailbericht op het centrale e-mailadres beoordeelt BUDIM of er sprake is van een formeel of een informeel bericht. Informele berichten worden onmiddellijk ongeregistreerd via de e-mail aan de desbetreffende behandelaar doorgezonden.
Voor het vaststellen of formele berichten al dan niet geregistreerd moeten worden, hanteert BUDIM dezelfde criteria als voor de registratie van de papieren post.
Formele e-mailberichten, ontvangen op het centrale e-mailadres en die niet geregistreerd hoeven worden, worden door BUDIM via de e-mail in digitale vorm aan de behandelaars doorgezonden.
Formele e-mailberichten, ontvangen op het centrale e-mailadres, die niet geregistreerd hoeven worden, worden door BUDIM na doorzending een jaar lang in digitale vorm bewaard.
Formele e-mail, ontvangen op het centrale e-mailadres, die geregistreerd moet worden, wordt door BUDIM bij registratie tegelijk digitaal gearchiveerd in het RMA. Zolang dit technisch nog niet mogelijk is worden dergelijke berichten door BUDIM uitgeprint, gestempeld, gescand, geregistreerd en voorzien van een registratienummer. Na registratie wordt het e-mailbericht op dezelfde wijze als andere post behandeld.
D.Elektronische berichten ontvangen op persoonlijke en overige e-mailadressen
Bij ontvangst van een e-mailbericht beoordeelt de desbetreffende medewerker of er sprake is van een formeel, een informeel of een persoonlijk bericht.
Indien er bij ontvangst van een extern e-mailbericht sprake is van een formeel bericht, beoordeelt de desbetreffende medewerker of het bericht voor registratie in aanmerking komt. Hiervoor worden dezelfde criteria gehanteerd als voor de papieren post.
Te registreren formele externe e-mailberichten worden door de desbetreffende medewerkers voor registratie doorgezonden naar het speciaal daarvoor ingestelde e-mailadres van BUDIM (mailreg@steenwijkerland.nl).
E. Verzending elektronische berichten
Formele berichten mogen alleen schriftelijk als formele brief naar burgers en andere externe relaties worden verzonden
Van uitgaande formele berichten mogen in elektronische vorm pas afschriften worden verzonden nadat het origineel is verzonden. Deze dienen in het bericht duidelijk als afschrift te zijn aangemerkt.
Als vertrouwelijk aangemerkte stukken of privacygevoelige stukken, of afschriften daarvan, mogen niet elektronisch worden verzonden.
Interne formele elektronische berichten mogen alleen attachements bevatten die voldoen aan de wettelijke eisen die bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats worden gesteld aan archiefbescheiden.
De senior BUDIM is bevoegd om te bepalen dat andere formaten toegestaan zijn.
De beheerder van een informatiesysteem, waarmee elektronische berichten ontvangen, verzonden of opgeslagen kunnen worden, draagt er zorg voor dat er van elk verzonden formeel bericht een betrouwbaar en authentiek afschrift bewaard blijft.
Alle uitgaande elektronische berichten dienen voorzien te zijn van de volgende mededeling (disclaimer):
“Dit emailbericht kan vertrouwelijke informatie bevatten, die mogelijk gedekt is door geheimhoudingsplicht of om andere redenen rechtens beschermd is. Indien u dit emailbericht abusievelijk hebt ontvangen, verzoeken wij u vriendelijk de afzender op de hoogte te stellen en het bericht te vernietigen. De gemeente Steenwijkerland staat niet in voor de inhoud en tijdige ontvangst van verzonden email. Aan dit emailbericht kunnen geen rechten worden ontleend. Bij enige twijfel over dit bericht kunt u contact opnemen met de afzender.
De gemeente Steenwijkerland bewaakt dagelijks de veiligheid van haar elektronisch berichtenverkeer. Desondanks kan de gemeente Steenwijkerland niet garanderen dat e-mailberichten virusvrij worden overgebracht. De gemeente Steenwijkerland aanvaardt geen enkele vorm van aansprakelijkheid voor onvolkomenheden en schade als gevolg van elektronisch berichtenverkeer.
Uw persoonlijke gegevens worden door de gemeente Steenwijkerland vastgelegd. Op de website vindt u het privacybeleid van de gemeente Steenwijkerland. Hierin is aangegeven waarvoor uw gegevens worden gebruikt en op welke wijze deze worden vastgelegd.”
Verzenders van externe, “informele” berichten moeten er zorg voor dragen dat het bericht altijd betrouwbare informatie bevat. Als de informatie in een bericht een ander karakter heeft, dan moet dit expliciet vermeld worden. Hierbij is het gebruik van een algemene disclaimer niet voldoende.
Artikel 5.
Ontvangst en verzending van elektronische berichten
Onderdeel van Reglement voor het gebruik van e-mail en andere vormen van elektronisch berichtenverkeer