Art. 6. Reglement voor het gebruik van e-mail en andere vormen van elektronisch berichtenverkeer — Archivering en vernietiging van elektronische berichten

A. Formele elektronische berichten betrekking hebbende op zaken, waarvan er digitale dossiers in de Record Management Applicatie (RMA) bestaan Vanaf het moment dat het mogelijk wordt dat e-mailberichten door alle medewerkers binnen het RMA gearchiveerd kunnen worden, moeten ontvangen formele berichten waarvoor geen registratie noodzakelijk is en waarvoor van de desbetreffende zaak of serie een digitaal zaak- of seriedossier binnen de RMA bestaat, door de behandelaar van het desbetreffende bericht onmiddellijk digitaal gearchiveerd worden met behulp van de RMA. Bij het archiveren wordt het bericht (met bijlagen) automatisch geconverteerd naar het PDF-formaat. Formele berichten, die digitaal met behulp van de RMA zijn gearchiveerd en waarvan de fysieke stukken nog zaaksgewijs worden gearchiveerd, worden bij afsluiting van de desbetreffende zaken door BUDIM uitgeprint. De uitgeprinte berichten worden door BUDIM bij het fysieke dossier opgeborgen. Formele berichten, die digitaal met behulp van de RMA zijn gearchiveerd en waarvan de fysieke stukken in de numerieke, vernietigbare series zijn opgeborgen, worden alleen in digitale vorm bewaard. Indien een intern formeel bericht voor zowel de ontvanger als de verzender deel uitmaakt van hetzelfde proces en dus bij hetzelfde zaakdossier moet worden opgeborgen, moet het bericht maar één keer worden opgeborgen. De verzender is dan verantwoordelijk voor de archivering. Indien een intern formeel bericht voor zowel de ontvanger als de verzender deel uitmaken van verschillende processen en dus bij verschillende zaakdossiers moet worden opgeborgen, moet het bericht in beide zaakdossiers worden opgeborgen. De verzender en de ontvanger zijn dan beide verantwoordelijk voor de archivering. Na digitale archivering in de RMA of fysieke archivering door BUDIM verwijdert de beheerder van het e-mailadres of het desbetreffende informatiesysteem het digitale formele bericht. B. Formele berichten betrekking hebbende op zaken, waarvan geen digitale dossiers in de RMA bestaan of waarvan de archivering niet is geregeld of nog niet mogelijk is Indien het niet mogelijk is om formele berichten met de RMA te archiveren, wordt het bericht door de behandelaar uitgeprint en in papieren vorm aan BUDIM ter archivering aangeboden. Opslag in Groupwise van formele elektronische berichten wordt niet als archivering beschouwd. C. Informele berichten De beheerders van de persoonlijke en groeps-emailadressen en andere vormen van opslag van elektronische berichten vernietigen informele berichten na het vervallen van het administratieve belang. Dit reglement moet ook worden gelezen als de verklaring van vernietiging voor informele elektronische berichten, zoals bedoelt in art. 8 van het Archiefbesluit.

Rechtspraak bij dit artikel