Het vervangingsproces kent verschillende stappen die in de hoofdstuk verder uitgewerkt worden. De beschrijvingen alhier zijn generiek. In de bijlagen zijn de meer procedurele uitwerkingen terug te vinden.
4.1 Selectieproces
Het selectieproces is van toepassing op alle analoog inkomende archiefbescheiden van de gemeente Haarlem. In bijlage A is de selectieprocedure opgenomen. Het resultaat van het selectieproces is dat alle archiefbescheiden die voldoen aan de selectiecriteria, de volgende stappen van het vervangingsproces zullen doorlopen. Na selectie, volgt het digitaliseren (scanning), registreren en uiteindelijk zullen de analoog binnengekomen archiefbescheiden vernietigd moeten worden. De selectieprocedure geldt net zo goed voor de uitgaande archiefbescheiden als intern opgemaakte archiefbescheiden. De medewerkers zullen aan de hand van de procedurele beschrijving die bescheiden selecteren die het vervangingsproces dienen te doorlopen.
4.2 Scanproces
Alle archiefbescheiden die voldoen aan het selectiecriterium doorlopen het scanproces. Het scanproces omvat de voorbereiding op het scannen, het scannen zelf, het controleren van de gemaakte scans en het eventueel her-scannen. De scanprocedure omvat deze verschillende onderdelen van het proces en is opgenomen in bijlage B.
Archiefbescheiden, behorende bij interne berichten of uitgaande berichten, zullen veelal achteraf gescand worden. De bescheiden zijn digital born, worden geprint en vervolgens bijvoorbeeld verrijkt door een ‘natte’ handtekening of paraaf. De verrijkte versie doorloopt ook het vervangingsproces. Na scanning worden ze aan de bestaande registratie gekoppeld als een nieuwe versie van het object.
4.3 Registratieprocedure
Na de digitalisering doorlopen alle archiefbescheiden de registratieprocedure. Voor de registratie en opslag dient het centrale beheersysteem. In bijlage I zijn de details over de digitale beheeromgeving opgenomen. Het uitvoeren van de registratieprocedure zorgt ervoor dat de scans, de digitale archiefbescheiden de juiste metagegevens meekrijgen en aan de juiste zaaktypen worden gekoppeld. Deze gegevens zorgen ervoor dat de objecten zijn terug te vinden en dat gedegen digitaal beheer uitgevoerd kan worden. De registratieprocedure is opgenomen in bijlage C. Het Haarlems metadataschema dat wordt gevolgd, is opgenomen in bijlage L.
4.4 Opname in het beheersysteem
Door de scan- en registratieprocedure te volgen, worden de vervangen, digitale archiefbescheiden opgenomen in het beheersysteem. Door opname in het beheersysteem, komen de bescheiden beschikbaar voor de organisatie. Het registratieproces, de koppeling van de archiefbescheiden aan zaaktypen en wanneer nodig aanvullende metadata, verzorgt automatisch eventuele restricties op de toegang tot de informatie. Het digitale bestand kan niet worden gewijzigd of verwijderd. Enkel daartoe geautoriseerde medewerkers kunnen verwijderen. Deze verzoeken en het inwilligen hiervan, worden geregistreerd in een daartoe bestemd meldingen-systeem. Registratiegegevens, de metadata behorende bij de archiefbescheiden, kunnen door geautoriseerde personen nog wel aangepast worden. Meer informatie over het beheersysteem, de digitale beheeromgeving, is terug te vinden in bijlage I.
4.5 Vernietigingsprocedure
Wanneer de te vervangen analoge archiefbescheiden zijn geselecteerd, gescand en geregistreerd conform de procedures in dit handboek, kunnen de digitale reproducties gezien worden als het origineel. De analoge archiefbescheiden moeten op termijn vernietigd worden. Deze termijn en de vernietigingsprocedure voor de vervangen archiefbescheiden is opgenomen in bijlage D. De daadwerkelijke vernietiging wordt uitgevoerd door een gecertificeerd bedrijf. De gemeente Haarlem ontvangt na de vernietiging een certificaat van vernietiging en maakt een verklaring van vervanging op van het vernietigde materiaal .
Artikel 4.