Conform de Archiefregeling 2009, artikel 26b, dient dit handboek vervanging inzicht te verschaffen in de verschillende aspecten die van belang zijn bij het vervangen van analoge archiefbescheiden. In dit hoofdstuk en in de bijbehorende bijlagen wordt ingegaan op de kwaliteit van de reproducties, de hardware en software waarmee de reproducties worden gecreëerd en de beheeromgeving waarin deze worden opgeslagen
5.1 Keuzes met betrekking tot de reproducties
Gezien dit handboek de routinematige vervanging betreft van zowel de analoge inkomende, interne en uitgaande berichten van de gemeente Haarlem, is met zekerheid te stellen dat de berichten zowel te vernietigen als ook permanent te bewaren archiefbescheiden zullen bevatten. Aan de vervanging van permanent te bewaren bescheiden worden zwaardere eisen gesteld dan aan de op termijn te vernietigen bescheiden in de Handreiking vervanging archiefbescheiden[9]. De handreiking adviseert daarnaast het vervangingsproces op een eenduidige wijze in te richten. Het uitgangspunt van de gemeente Haarlem is dan ook om het vervangingsproces conform de eisen voor permanent te bewaren objecten in te richten, voor alle archiefbescheiden die dit handboek vervanging betreft. De gemaakte keuzes komen tot uiting in bijlage B. Scanprocedure en in Bijlage H. Scanners.
5.2 Scanners; hardware en software
De gemeente Haarlem gebruikt hardware en software ter ondersteuning van het digitaliseringsproces. Voor het scannen van de analoge archiefbescheiden worden verschillende typen scanners ingezet. Deze scanners en hun specificaties zijn opgenomen in bijlage H. Het digitaliseringsproces wordt ondersteund door software, waarvan de details in dezelfde bijlage zijn opgenomen. Gezien de kwaliteit van de reproducties in het kader van het vervangingsproces van groot belang is, zijn kwaliteitsmaatregelen als het regelmatig onderhoud plegen aan de apparaten niet onbelangrijk. Hierop is het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer dan ook aangevuld. De maatregelen zijn zowel in Bijlage H als in Bijlage E. Kwaliteitsprocedure opgenomen.
5.3 Digitale beheeromgeving
Met de digitale omgeving wordt het centrale Document management systeem (DMS/RMA) bedoeld, de omgeving waarin de digitale archiefbescheiden opgeslagen en beheer worden. De door het vervangingsproces gedigitaliseerde archiefbescheiden worden in PDF/A opslagformaat opgeslagen in het DMS. Dit bestandstype voldoet aan de algemene eisen voor opslagformaten voor digitale archiefbescheiden[10]. Naast de kwaliteit van het scanproces in het kader van het vervangingsproces is ook de omgeving waarin vervolgens de digitale archiefbescheiden worden opgeslagen en beheerd van groot belang. Net als aan de archiefruimte waarin het papieren archief wordt opgeslagen, zijn er verschillende eisen aan en richtlijnen voor de digitale beheeromgeving waar digitaal archief wordt bewaard. Het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer[11] wordt door de gemeente Haarlem als toetsingsinstrument gebruikt om te bepalen of de organisatie ‘in control’ is op het gebied van digitaal informatiebeheer. De eisen gesteld in Rodin verdelen zich over drie onderdelen te weten 1) Beleid en organisatie, 2) Inhoudelijk informatiebeheer en 3) ICT-beheer. Deze drie onderdelen zijn in Haarlem geborgd binnen het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer[12]. In bijlage I. Digitale beheeromgeving is meer informatie opgenomen over de digitale beheeromgeving van de gemeente Haarlem.
[9] De Handreiking Vervanging archiefbescheiden versie 2.0 is te vinden op de website van het Nationaal Archief.
[10] Archiefregeling 2009, artikel 26b, sub e.
[11] Kortweg RODIN 2.0
[12] Bijlage E. Kwaliteitsprocedure gaat hier verder in op het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer van de gemeente Haarlem.
Artikel 5.